Jak Centrum CBT poprawiło komunikację z pacjentami, obsługując dodatkowe zgłoszenia napływające poza godzinami pracy placówki?

"Medidesk to narzędzie, które przydaje się każdego dnia w Centrum CBT. Dzięki niemu możemy znacznie lepiej obsługiwać ruch pacjentów, nie tylko w ciągu tygodnia, ale także poza godzinami pracy naszej rejestracji."
Jacek Gołędowski
Manager ds. Sprzedaży i Marketingu
case monitor cbt
liczby na belkę cbt 1
liczby na belkę cbt 2

Klient

ken client

Centrum CBT to ośrodek skupiony na psychoterapii poznawczo-behawioralnej, prowadzący Szkołę Psychoterapii Centrum CBT EDU dla psychologów i psychiatrów. W Centrum znajduje się  również poradnia psychoterapeutyczna dla dzieci i młodzieży oraz dorosłych, a także Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli oferujący wiele kursów i szkoleń dla nauczycieli chcących podnosić swoje kwalifikacje zawodowe.

Wyzwanie

W dni powszednie rejestracja placówki przyjmowała zapisy zgodnie ze swoimi dotychczasowymi standardami. Jednak zarząd CBT miał świadomość, że wielu potencjalnych pacjentów dzwoni lub pisze do placówki także poza godzinami jej pracy. Ponadto, ze względu na specyfikę niektórych usług w Centrum (terapie indywidualne), niektórzy Pacjenci preferowali głównie kontakt pisemny w formie wiadomości e-mail. Mając na uwadze dodatkowy duży ruch telefoniczny, rejestracja potrzebowała pomocnego narzędzia do sprawnej obsługi tego typu zgłoszeń.

Podsumowując, Centrum CBT stanęło przed następującymi wyzwaniami:

  • brak formularza na witrynie CBT, ułatwiającego kontakt pacjenta z placówką,
  • otrzymywanie różnych, mało precyzyjnych wiadomości e-mail,
  • brak możliwości szybkiej odpowiedzi na zgłoszenie pacjenta i informacji jak zakończył się ten kontakt.

 

Jak umożliwić kontakt pacjentom z placówką poza godzinami pracy - gdy rejestracja nie ma możliwości odebrania telefonu? Jak sprawnie obsłużyć dodatkowy ruch?

Metoda

cbt-icon_03
Wprowadzenie dedykowanych
formularzy na stronę WWW
cbt-icon_05
Wdrożenie narzędzia
do obsługi ruchu przychodzącego

Rozwiązanie

Pierwszym krokiem, po wstępnej analizie i określeniu potrzeb komunikacyjnych Centrum CBT, było zastosowanie interaktywnej formy komunikacji z pacjentem. Zaprojektowaliśmy, a następnie wbudowaliśmy w witrynę Centrum CBT dedykowane formularze kontaktowe. Formularze te zostały dopasowane do strony WWW pod względem wizualnym oraz wyposażono je w specjalne rubryki, które powinien wypełnić pacjent piszący do placówki.

 

Po drugie, w ręce rejestracji Centrum oddano dostęp do Medidesk – narzędzia online, które integruje i prezentuje w jednym miejscu nie tylko połączenia przychodzące, ale także dane ze wspomnianych formularzy kontaktu. Zespół rejestracji został przeszkolony i był gotowy do obsługi ruchu pacjentów z wykorzystaniem Medidesk w ciągu zaledwie paru dni.

Przy okazji, Centrum zdecydowało się na odświeżenie swojej strony internetowej (wykonanej w ramach współpracy z Medidesk), co pozwoliło na jeszcze lepszą optymalizację działań nie tylko komunikacyjnych, ale także marketingowych.

Rezultaty

Sprawne wdrożenie Medidesk w placówce rozpoczęło szybki proces działań naprawczych w komunikacji Centrum CBT z pacjentami. Analiza w panelu Medidesk wykazała:

  • skalę ruchu pacjentów poza godzinami pracy i w weekendy,
  • z jakich formularzy pacjenci zgłaszali się najczęściej,

  • pozyskanie średnio 10% zgłoszeń pacjentów w weekendy, z każdym następnym miesiącem.

Wiadomości pacjentów chcących się skontaktować z rejestracją CBT poza godzinami pracy, spływały w uporządkowany sposób do jednego miejsca. Zgłoszenia zawierały już niezbędne informacje, o które wcześniej musiała się dopytywać każdorazowo rejestracja. Ponadto rejestratorki mogły weryfikować w Medidesk wszystkie zgłoszenia na bieżąco.

Przemyślane formularze kontaktowe zamieszczone na stronie – “Zostaw kontakt” i “Zostaw numer, oddzwonimy!” usprawniły komunikację, obsługę i oszczędziły czas po obu stronach na kanale pacjent – placówka.

 

 

Contact
Wypróbuj Medidesk
Bezpłatnie przez 14 dni!
close
Potrzebujesz więcej informacji?
Oddzwonimy do Ciebie.



OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Smartmed Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Hanki Czaki 4/8, 01-588 Warszawa, tel. 22 250 08 50.
2. Dane będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zgłoszenie przesłane przez formularz kontaktowy na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora; art. 6 ust. 1 lit. f RODO*.
3. Odbiorcą Pana/Pani danych osobowych mogą być dostawcy usług technicznych i organizacyjnych, którzy wspierają proces udzielenia odpowiedzi.
4. Dane będą przechowywane do czasu zakończenia procesu komunikacji.
5. Ma Pan/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
6. Ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania.
7. Ma Pan/Pani także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.
8. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Odmowa podania danych uniemożliwi udzielenie odpowiedzi.

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Zostaw numer,
oddzwonimy!
Zadaj pytanie





Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych, które zostaną użyte przez Administratora (Smartmed Sp. z o.o.) jedynie do kontaktu ze mną.
OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Smartmed Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Hanki Czaki 4/8, 01-588 Warszawa, tel. 22 250 08 50.
2. Dane będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zgłoszenie przesłane przez formularz kontaktowy na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora; art. 6 ust. 1 lit. f RODO*.
3. Odbiorcą Pana/Pani danych osobowych mogą być dostawcy usług technicznych i organizacyjnych, którzy wspierają proces udzielenia odpowiedzi.
4. Dane będą przechowywane do czasu zakończenia procesu komunikacji.
5. Ma Pan/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
6. Ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania.
7. Ma Pan/Pani także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.
8. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Odmowa podania danych uniemożliwi udzielenie odpowiedzi.

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).