Manager placówki medycznej niejednokrotnie staje przed dylematem, jakie działania powinien jeszcze podjąć, by zapewnić nie tylko odpowiednią obsługę pacjentów, ale zarazem sprawić, że prowadzona przez niego placówka stanie się konkurencyjna. Jednym z narzędzi, które mogą okazać się przydatne w tym zakresie, jest benchmarking. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu oraz możliwościom, jakie otwiera w kwestii zarządzania podmiotami leczniczymi.

Na czym polega benchmarking i analiza porównawcza?

Sam termin benchmarkingu wywodzi się z historii broni i amunicji, odnosi się jednak ściśle do celu oraz precyzyjnego dążenia do poprawy wydajności poprzez porównywanie osiągów. Zgodnie z aktualną definicją, benchmarking nazywamy także badaniem porównawczym lub analizą porównawczą – jest to praktyka stosowana w zarządzaniu (także placówką medyczną, ale nie tylko). Polega ona na porównywaniu procesów oraz praktyk stosowanych w danej firmie z rozwiązaniami stosowanymi przez konkurencyjne przedsiębiorstwa, najczęściej liderów w danej dziedzinie.

Dzięki porównywaniu danej firmy z najlepszymi na rynku, w wyniku analizy otrzymujemy szereg informacji na temat tego, jakich błędów należy unikać, a także jakie działania mogą przynieść najwięcej korzyści przy najmniejszym wysiłku fizycznym lub najmniejszym wkładzie finansowym. Innymi słowy – benchmarking pozwala nie tylko upewnić się, jak dalece znajdujemy się od czołówki w naszej branży, ale także umożliwia naukę na cudzych błędach oraz wykorzystywanie doświadczenia innych firm.

Rodzaje benchmarkingu

Zasadniczo analizę porównawczą można podzielić na cztery podstawowe rodzaje. Przede wszystkim wyróżniamy benchmarking wewnętrzny – polega on na poszukiwaniu tego, co najlepsze w naszej firmie. Następnie dążymy do tego, by dobre rozwiązania wdrożyć także w innych miejscach naszej działalności, na przykład w poszczególnych filiach lub oddziałach.

Drugi rodzaj to wspomniany już benchmarking zewnętrzny, zwany konkurencyjnym. W tym przypadku mamy do czynienia z porównaniem naszego przedsiębiorstwa z konkurentami w naszej branży. Sprawdzamy, jak wypadamy na tle konkurencji, w jakich aspektach powinniśmy się poprawić, a w jakich to my jesteśmy liderem. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość przechwytywania dobrych wzorców i gonienia rywali w walce o klienta, wadą jednak może być trudność w zdobyciu źródeł, pozwalających nam czerpać wiedzę o konkurencyjnej firmie i jej funkcjonowaniu.

Trzeci rodzaj to benchmarking funkcjonalny, polegający na porównywaniu konkretnych funkcji w firmie poprzez poszukiwanie wzorców w innych przedsiębiorstwach, również spoza naszej branży. W takim przypadku możemy przykładowo porównywać skuteczność i sposób działania działu księgowości dwóch odmiennych firm, a następnie czerpać dobre praktyki z innych przedsiębiorstw. Wynik takiej analizy pozwala na wprowadzenie licznych usprawnień, o których konkurencja jeszcze nie pomyślała, wymaga jednak nierzadko dokonania najpierw znacznych dostosowań, by to, co działa w porównywanej firmie, przenieść na realia naszej działalności.

Wreszcie, czwarty rodzaj to benchmarking ogólny, polegający na porównywaniu przedsiębiorstw i ich funkcjonowania bez zagłębiania się w szczegóły.

Wykorzystanie benchmarkingu przez podmioty ochrony zdrowia

Decydując się na analizę porównawczą w przypadku podmiotu leczniczego, możemy podwyższyć efektywność operacyjną naszej placówki. Warto przy tym pamiętać, że najlepsze wyniki finansowe lub pozafinansowe konkurencji to jeden aspekt, ale osobnym zagadnienie, które poddawane jest analizie, jest sama praktyka zarządcza. Dzięki temu możliwe jest przeanalizowanie, jakie decyzje zostały podjęte u konkurencji, jakie skutki przyniosło wdrożenie określonych procedur oraz na ile dane działania usprawniły funkcjonowanie placówki medycznej lub pozwoliły jej osiągać lepsze rezultaty.

W pierwszej kolejności manager podmiotu ochrony zdrowia powinien być świadom własnych procesów i dobrze orientować się w sytuacji, w jakiej znajduje się zarządzana przez niego placówka. Jest to warunek konieczny, by móc świadomie porównywać się z konkurencją oraz poznać stosowane przez nią procesy i rozwiązania.

W przypadku placówek medycznych benchmarking może polegać nie tylko na porównywaniu stosowanych przez nie metod zarządzania oraz narzędzi, które wspomagają ten proces. Analizie poddaje się także politykę dotyczącą zarządzania zasobami ludzkimi, systemy motywacyjne, a także zasady gospodarki materiałami i lekami, sprzętem oraz aparaturą medyczną. Aby badanie porównawcze spełniało swoją rolę, musi uwzględniać specyfikę funkcjonowania konkretnych podmiotów leczniczych.

Korzyści wprowadzenia benchmarkingu do placówki

Wśród korzyści, jakie niesie ze sobą benchmarking, przede wszystkim wymienić należy umożliwienie poprawy jakości i konkurencyjności danego podmiotu leczniczego. Trzeba jednak pamiętać o tym, by nie skupić się wyłącznie na kopiowaniu rozwiązań stosowanych przez liderów rynku – konieczne jest także rozwijanie własnych pomysłów menedżerskich, a co za tym idzie – wspomaganie kreatywności wewnątrz firmy.

Dodatkowo benchmarking pozwala na regularne konfrontowanie osiągnięć danej placówki medycznej z liderami na danym rynku medycznym. Działanie takie motywuje nie tylko do analizy i zrozumienia procesów, wykorzystywanych u konkurencji i w naszej placówce medycznej, pozwala także zwiększyć udział pracowników w procesie decyzyjnym, zachęcając ich do poszukiwania nowych rozwiązań i zmian, które prowadzą do rozwoju. W efekcie wykorzystywanie benchmarkingu w podmiocie ochrony zdrowia wpływa pozytywnie na kulturę organizacyjną takiego przedsiębiorstwa.