Kontraktowanie świadczeń na NFZ jest czasochłonne, pracochłonne, stresujące. Pojawia się jednak pytanie, czy mimo to jest opłacalne – w myśl aktualnie przyjętych i obowiązujących przepisów? Zwłaszcza, że te mogą przerażać, a miejscami wydawać się nieco archaiczne. Czy warto podjąć taką współpracę? Czego można się spodziewać, przystępując do procesu tworzenia oferty? Podczas minionej Akademii Managera Ochrony Zdrowia panel dyskusyjny na ten temat przeprowadziła Marta Koziarska-Ryfka z Mazowieckiego Biura Rozliczeń Kontraktów, a w rozmowie udział wzięli Agnieszka Krajewska – Woźniak (Mazowieckie Biuro Rozliczeń Kontraktów), Małgorzata Prystupa (NZOZ Ośrodek Profilaktyki, Diagnozy i Terapii Zdrowia Psychicznego), Paweł Homola (DOM Medica) i Maciej Sikora (DOM Medica).

Od czego zacząć współpracę z Narodowym Funduszem Zdrowia?

Nie ulega wątpliwości, że współpracę z NFZ należy rozpocząć od zapoznania się z zasadami obowiązującymi podczas kontraktowania, od przejrzenia istotnych dokumentów na ten temat i  sprawdzenia wymogów Funduszu. Warto jeszcze stworzeniem oferty, na sam początek określić swój cel, swoje zasoby oraz nasze możliwości. Powinniśmy ocenić nie tylko nasz potencjał kadrowy, ale także terytorialny lub sprzętowy. Zastanowić się, co mamy i możemy dać/zaoferować, aby móc otrzymać kontrakt, a tym samym idące za nim finanse.  

Jak przygotować się do złożenia oferty?

Na początek warto uzbroić się w cierpliwość – trzeba być przygotowanym naprawdę na wszystko. Każdy projekt należy przygotować dokładnie, zgodnie z wytycznymi i być ciągle w gotowości, w permanentnym procesie uczenia się, by każdy kolejny przygotować jeszcze lepiej.

Trzeba zacząć przygotowania minimum pół roku lub rok wcześniej i być gotowym na złożenie oferty jeszcze zanim zostanie ogłoszony konkurs. Dwa tygodnie „okienka”, jakie daje Narodowy Fundusz Zdrowia na złożenie dokumentów jest czasem na wypełnienie formularza konkursowego i sprawdzenie wcześniej przygotowanych dokumentów.

Po każdym – zarówno odrzuconym, jak i wygranym – konkursie należy ponadto wyciągać wnioski i zapisywać, co następnym razem można ulepszyć.

Co stanowi trudność w rozpoczęciu współpracy w ramach kontraktu z NFZ?

Przygotowanie swojej oferty prawidłowo, zgodnie z przepisami, jest o tyle trudne, że ciągle mamy do czynienia ze zmianami w przepisach. Przykładowo tylko w tym roku przepisy dotyczące psychiatrii zmieniały się już kilkanaście razy (a mamy czerwiec) – czasem trudno odnaleźć się w tych zapisach. 

Trudne jest także spełnianie abstrakcyjnych wymogów i przepisów, związanych z lekarzami. Brak specjalistów powoduje bowiem, że są niekiedy towarem deficytowym na rynku. Największe wyzwaniem w przygotowaniu placówki w lecznictwie psychiatrycznym i lecznictwie uzależnień jest przygotowanie potencjału kadrowego, aby była wystarczająca ilość personelu do obsłużenia wszystkich pacjentów.  

Stresujące jest również samo krótkie okienko dwutygodniowe, bo dla wielu osób problemem jest krótki czas na złożenie odpowiednich dokumentów. Co więcej, interpretacja przepisów przez różne komisje bywa odmienna. W każdym województwie potrafią być różne interpretacje, co też bywa problematyczne dla placówek działających w kilku województwach.

Kolejną trudnością jest chorobliwe, wręcz absurdalne trzymanie się przepisów. Czasem drobny błąd interpunkcyjny, przecinek nie w tym miejscu co trzeba, może spowodować odrzucenie oferty. Stresujące jest również przejście kontroli, podczas której działanie pracowników wydaje się być nielogiczne. Podczas kontroli przykładowo mamy bowiem do czynienia ze sprawdzaniem tanich leków i jednoczesnym nie sprawdzaniem kosztowego sprzętu.

Co jest trudne w logistyce samego przygotowania i składania oferty?

Najtrudniejsze i najbardziej niezrozumiałe jest to, że bazując na jednych i tych samych przepisach, konstruując z należytą starannością dokumentację ofertową i składając ją w takim samym brzmieniu w jednym województwie możemy wygrać na pierwszym miejscu, bez żadnych zapytań komisji weryfikujących. Równocześnie w innym województwie ta sama dokumentacja ofertowa, identycznie przygotowana (np. dla filii firmy, znajdującej się w drugim lub kolejnym województwie) może zostać wykluczona z postępowania konkursowego.

Każda komisja rządzi się swoimi prawami i czyta dokumenty ofertowe w wygodny dla siebie sposób. Najbardziej przykry jest fakt, że te wszystkie niuanse, związane z dopełnianiem dokładnych formalności przez podmioty startujące w konkursie nie skupiają się na jakości i lepszej ofercie dla pacjenta, ale wyłącznie na formalnościach i biurokracji.

Skąd pomysł, żeby wyjść poza swój rejon działania, na terenie którego mamy pierwsza placówkę?

Najpierw najczęściej placówki świadczą podstawową opiekę zdrowotną. Jednak z czasem dostrzegają potrzebę wyjścia poza tę podstawę i do bezpłatnych usług NFZ dołączają przykładowo poradnie kardiologiczna, diabetologiczna, endokrynologiczna czy hematologiczna. To wszystko można zorganizować, biorąc udział w konkursach i działając zgodnie z wytycznymi. Z tego powodu placówki często składają oferty, a w efekcie stają się bogatsze nei tylko o oferowane pacjentom usługi, ale i doświadczenie konkursowe z NFZ.

Okienko dwutygodniowe wprawdzie jest problemem, bo to stosunkowo krótki czas na złożenie odpowiednich dokumentów – tymczasem rozszerzenie działalności placówki wymaga czasu. Wymaga również oddania odpowiedzialności innym – czy raczej podzielenia się nią, manager podejmuje się od tej pory raczej koordynowania niż typowego zarządzania.

Warto jednak otwierać nowe placówki, a następnie rozszerzać działalność o inne obszary, warto również korzystać ze środków NFZ dla rozwoju firmy, placówki czy docelowo – sieci podmiotów leczniczych w różnych miejscach, niekoniecznie na terenie jednego województwa.

Jak uniknąć błędów, które powodują odrzucenia oferty konkursowej:

Starając sie jak najlepiej wypełnić i złożyć dokumentację ofertową, należy unikać błędów. Jak jednak tego dokonać? Warto przede wszystkim podjąć następujące działania:

• śledzenie zmienności przepisów,
• nadążanie za przepisami,
• sprawdzanie, jak kontraktowanie ciągle się zmienia, dostosowywanie oferty do zmieniających się wytycznych,
• weryfikacja wszystkiego, zwłaszcza stanu dokumentów ze stanem faktycznym,
• intensywne i skrupulatne wykorzystanie krótkiego okienka czasowego,
• sprawdzanie umów z pracownikami,
• kontrolowanie sprzętu na bieżąco,
• prośby o interpretacje Narodowego Funduszu Zdrowia,
• sprawdzanie oferty na konkurs przez inną osobę niż tak, która ją przygotowywała,
• zwrócenie się o pomoc w przygotowaniu oferty do partnera – do firmy, która zajmuje się tym zawodowo.

Słowem podsumowanie

Trudno jest wejść na rynek kontraktów NFZ, złożyć prawidłowo ofertę i  wygrać kontrakt z wieloma innymi podmiotami ubiegającymi się o nie. Kiedy jednak już uda się zdobyć kontrakt i prawidłowo wypełnić wszystkimi związane z konkursem wytyczne, wówczas okazuje się, że jest to naprawdę jest biznes, a praca z pacjentami jest satysfakcjonująca.

Warto jednak spróbować startu w konkursie – odważyć się, by zyskać więcej, by się rozwijać. Żeby jednak kontrakt osiągnąć, trzeba się dobrze przygotować, trzeba dużo wcześniej – zanim będą kontraktacje – ocenić, co chcemy robić, w jakich obszarach i na jakich terytoriach. Do tego trzeba dokonać dość strategicznej analizy, oceniając realne szanse na danych terytoriach, do czego potrzeba mnóstwa danych: jak wyglądały poprzednie kontraktacje, jacy są wykonawcy obecnie dostępni i co można zrobić, aby ten kontrakt zdobyć. Jeżeli dobrze sobie zaplanujemy wszystkie działania, wygranie kontraktu jest właściwie gwarantowane, a wtedy zaczyna się dobra zabawa.

Można się wspomóc pomocą innych podmiotów – nie trzeba wszystkiego robić samemu. Można przykładowo część obowiązków przełożyć, oddać, powierzyć firmie, która się specjalizuje w kontraktach z NFZ, takiej jak Mazowieckie Biuro Rozliczeń Kontraktów. 

Warto skorzystać z partnera, który stworzył wiele ofert i tworzy je cały czas, więc jego doświadczenie jest większe niż nasze. Nie należy jednak zapominać, że oboje partnerów jest tak samo odpowiedzialnych za sukces otrzymania kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia. Każdy musi się skupić na swojej działce, a prace podzielić – a nie zrzucić je na tą druga stronę.  Wygodne jest mieć partnera, który wspiera, ale nie chodzi o to, by na niego było kompletnie wszystko scedowanie.