Niewykorzystane przez pacjentów wizyty są zmorą wszystkich placówek medycznych. Każda zaplanowana konsultacja lekarska która się nie odbyła stanowi realną stratę dla danej przychodni lekarskiej lub szpitala. Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby, aby możliwie jak najbardziej zminimalizować ilość niewykorzystanych wizyt. Omawiamy je w dzisiejszym artykule.

Negatywne skutki niewykorzystanych wizyt w placówkach medycznych:

• Realna strata finansowa – w momencie kiedy pacjent nie stawia się na umówioną wizytę, placówka medyczna nie otrzymuje zapłaty
• Terminy umówionych, a nieodwołanych wizyt są zablokowane dla innych pacjentów, którzy chcieliby z nich skorzystać, a niestety nie mogą
• Sprzęt zakupiony do placówki medycznej, nierzadko bardzo kosztowny stoi bezczynnie, zamiast „pracować” na siebie
• Lekarze podczas „okienek” nie pracują, co zwiększa koszty ich zatrudnienia w stosunku do liczby przyjętych pacjentów
• Nieodwołane wizyty w placówce medycznej, na które pacjenci nie przychodzą wywołują złość innych chorych, którzy bezskutecznie próbują znaleźć możliwie jak najszybszy wolny termin

Skuteczne sposoby na zmniejszenie liczby niewykorzystanych wizyt

Właściciele oraz menadżerowie zarządzający pracą placówek medycznych powinni poznać oraz wdrożyć w struktury firmy rozwiązania, które pozwolą na zminimalizowanie ilości niewykorzystanych przez pacjentów wizyt. Poniżej omawiamy najbardziej popularne sposoby, które pomogą w codziennej pracy rejestracji medycznej oraz przyczynią się do wzrostu przychodów przychodni lekarskich i szpitali.

Dodatkowe kanały do komunikacji z pacjentami

Sprawne i przemyślane zarządzanie rejestracją medyczną stanowi podstawę do nawiązania i utrzymania prawidłowych relacji z pacjentami. W dobie rozwoju komunikacyjnego posiadanie jedynie telefonu stacjonarnego przypisanego do placówki medycznej okazuje się być niewystarczające. Powodem jest trudność z szybkim skontaktowaniem się z przychodnią lekarską lub szpitalem w razie zaistnienia takiej konieczności.
Zajęta linia lub nieodebrane połączenie potrafią zniechęcić do odbycia zaplanowanej wizyty, a w przypadku chęci jej odwołania pacjenci wolą po prostu nie przyjść, niż poświęcać cenne minuty (nierzadko nawet godziny) na to, aby móc połączyć się z rejestracją. Skutecznym rozwiązaniem jest stworzenie dodatkowych kanałów do komunikacji z pacjentami, takich jak SMS oraz formularze SMS. Dzięki temu otwieramy chorym kilka opcji kontaktu, spośród których mogą oni wybrać tę najbardziej odpowiednią dla siebie.

Automatyczne wysyłanie powiadomień do pacjentów

Zabiegani pacjenci bardzo często zapominają o umówionej konsultacji lekarskiej lub terminie wykonania zaleconego zabiegu. O przegapionym terminie przypominają sobie dopiero po fakcie, kiedy nie ma już żadnej możliwości, aby móc skorzystać z wizyty lub w razie potrzeby przełożyć termin lub całkowicie odwołać wizytę. Aby zapobiec tego rodzaju sytuacjom warto wdrożyć odpowiednie narzędzia, które pomogą w zarządzaniu grafikiem umówionych wizyt.
Automatyczne powiadomienia mogę być wysłanie do pacjentów poprzez SMS lub wiadomość e-mail. Ten pierwszy sposób jest coraz bardziej popularny i umożliwia szybki kontakt zwrotny (z reguły każdy człowiek nosi przy sobie telefon komórkowy). Dodatkowo warto zadbać o to, aby mieć możliwość kontrolowania statusu doręczenia wysłanego powiadomienia. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że wysłana przez nas wiadomość rzeczywiście została doręczona do pacjenta.

Umożliwienie wygodnego odwołania wizyty

Umożliwienie pacjentom odwołania niechcianej wizyty poprzez wygodne kanały komunikacji sprawia, że ilość wizyt, na które chorzy nie przychodzą diametralnie spada. Do najpopularniejszych kanałów zaliczamy SMS, telefon, e-mail oraz czat. Wszystkie one pomagają w sprawnym prowadzeniu grafików wizyt u lekarzy specjalistów oraz zapisów na zabiegi. Dzięki wygodnej i szybkiej formie komunikacji, pacjenci mają możliwość w zaledwie kilka sekund powiadomić placówkę medyczną o konieczności przełożenia terminu zaplanowanej wizyty lub o jej całkowitym odwołaniu.

Medidesk – innowacyjna aplikacja wspierająca pracę rejestracji medycznej

Pozyskanie nowych pacjentów stanowi nie lada wyzwanie dla właścicieli i menadżerów przychodni lekarskich i szpitali. Każdy pacjent przekłada się na realny zysk, a utrata chociażby jednego z nich może być odczuwalna w bardzo krótkim czasie. Aby temu przeciwdziałać warto wdrożyć w placówce narzędzie, które zostało stworzone do tego, aby wesprzeć codzienną pracę rejestracji medycznej i w pełni kontrolować wszystkie połączenia przychodzące od pacjentów. Pozwala to na szybkie oddzwonienie, co w konsekwencji przekłada się na umówioną wizytę.
Aplikacja Medidesk, która jest absolutną innowacją na polskim rynku medycznym znacząco ułatwia zarządzania pracą rejestracji oraz aktywnością marketingową przychodni lekarskich i szpitali. Głównym zadaniem aplikacji Medidesk jest wsparcie i zautomatyzowanie wszystkich działań związanych z obsługą pacjentów w przychodniach lekarskich i szpitalach. Narzędzie to pozwala również na usprawnienie prowadzonych działań marketingowych, procesu sprzedaży usług komercyjnych oraz wdrożenie rozwiązań, które poprawią wewnętrzne procedury funkcjonowania placówki medycznej.
Medidesk to także rozwiązanie problemu zajętej linii telefonicznej, na którą często skarżą się pacjenci placówek medycznych. Dzięki zastosowaniu w systemie technologii VoIP otrzymujemy profesjonalną zapowiedź lub podzielenie połączeń poprzez IVR. Procedura nagrywania rozmów telefonicznych wpływa na utrzymanie wysokiego standardu pracy rejestracji, co przekłada się równocześnie na satysfakcję pacjentów.
Po wdrożeniu aplikacji Medidesk w placówce medycznej każdy użytkownik systemu otrzymuje osobne konto, co umożliwia spersonalizowaną ocenę pracy pracowników rejestracji. Ponadto wpływa to na poprawę jakości przekazywania prac pomiędzy pracownikami kolejnych zmian. Placówki medyczne zainteresowanie wdrożeniem do swojej firmy innowacyjnego systemu Medidesk zapraszamy do współpracy!