Po pierwsze, do obsługi ruchu telefonicznego zastosowano telefonię VoIP oraz aplikację Medidesk, która w jasny sposób prezentuje takie informacje jak:

• ilu pacjentów próbuje dodzwonić się do placówki,
• ile połączeń zostaje odebranych i nieodebranych,
• ilu pacjentów rezygnuje jeszcze przed odebraniem telefonu (pacjent utracony),
• ile zgłoszeń kończy się umówieniem wizyty w Przychodni.

W Przychodni KEN zastaliśmy odbieralność telefonów od pacjentów na bardzo niskim poziomie, co jest dość częstym zjawiskiem w tego typu placówkach i wyzwaniem dla kierownictwa. Po zapoznaniu się z dysponowanymi przez placówkę możliwościami technicznymi, wprowadziliśmy telefonię VoIP-ową, która w połączeniu z wdrożeniem aplikacji Medidesk, daje pełen obraz ruchu telefonicznego oraz pozwala wysunąć twarde wnioski z monitoringu. Mówi nam m.in o zajętości linii, liczbie nieodebranych połączeń w określonych godzinach, każdego dnia. – tłumaczy Dawid Sakowski, Kierownik Wdrożeń i Rozwoju Medidesk.

Aktywny monitoring ruchu telefonicznego z udziałem aplikacji był prowadzony przez okres ok. 2 tygodni. W tym czasie zespół Medidesk, na bieżąco badał zmiany w ruchu telefonicznym pacjentów. Sprawdzana była także codzienna praca zespołu rejestracji Przychodni KEN – odbieralność, statusowanie oraz dodatkowo – jakość rozmów przeprowadzanych przez rejestratorki (niezapowiedziane testy telefoniczne). Po drugie, Zarząd przychodni KEN po zapoznaniu się z informacjami wygenerowanymi przez aplikację (po ok. 2-miesięcznym okresie aktywnego korzystania z Medidesk) oraz korzystając z rekomendacji ekspertów Medidesk, zdecydował się na zatrudnienie dodatkowej osoby do zespołu Rejestracji. Jest to ruch związany z dodatkowymi kosztami, dlatego Zarząd musiał być pewny, że inwestycja pomoże w rozwiązaniu problemu. Raporty Medidesk wsparły Przychodnię KEN podjęcie tej kluczowej decyzji.