Na początek warto uświadomić sobie, że w ostatnich latach mamy do czynienia z olbrzymią zmianą w postrzeganiu rejestracji medycznej – zarówno przez pacjentów, managerów placówek, jak również same rejestratorki.

Jeszcze niedawno rejestracja była uznawana tylko i wyłącznie za „miejsce w którym zapisuje się na wizyty”. Owszem – nadrzędna funkcja rejestracji pozostaje taka sama, bo właśnie tam skupia się kontakt zarówno bezpośredni, jak i telefoniczny z placówką. Zaczęto jednak dostrzegać fakt, że rejestracja ma również inne zadania do spełnienia.

W ostatnim czasie podkreślana jest wizerunkowa rola rejestracji w postrzeganiu całej placówki przez pacjentów. Jak wiadomo pierwsze wrażenie ma olbrzymie znaczenie w odbiorze miejsca, firmy oraz osób. Jeżeli kontakt pacjenta z rejestracją jest profesjonalny, sympatyczny i komfortowy dla pacjenta, od razu buduje to pozytywny wizerunek całej placówki w jego oczach.

Zaczęto dostrzegać także znaczenie sprzedażowe rejestracji, zwłaszcza w przypadku placówek prywatnych. Konkurencja na rynku prywatnej ochrony zdrowia w naszym kraju jest olbrzymia, więc coraz większym wzywaniem jest pozyskanie pacjenta oraz wypracowanie jego lojalności. Posiadająca odpowiednie przygotowanie merytoryczne, „uzbrojona” w nowoczesne narzędzia – takie jak terminarze online czy nasza aplikacja Medidesk – rejestracja pełni bardzo ważną funkcję sprzedaży usług oferowanych przez placówkę.

Rejestracja na miarę XXI wieku!

Nowoczesne technologie wkraczają we wszystkie płaszczyzny ludzkiego życia – właściwie każdy w swojej codziennej pracy korzysta z narzędzi oraz urządzeń, które wykorzystując np. Internet, wpływają na automatyzację niektórych procesów, ułatwiają je i porządkują.

Nie inaczej jest w przypadku rejestracji. Jeszcze kilka lat temu rejestratorki medyczne korzystały ze zwykłych telefonów stacjonarnych, umawianie wizyt polegało na wpisaniu nazwiska pacjenta do specjalnego zeszytu, a przekazywanie informacji koleżankom z drugiej zmiany ograniczało się do przyklejenia karteczki do blatu biurka lub wpisu do notesu. Konieczne było ręczne wypisywanie kart pacjentów, ich fizyczne katalogowanie oraz wyszukiwanie w archiwum placówki, trudne było prowadzenie list rezerwowych (zazwyczaj były to zeszyty, a oprócz obowiązku ręcznego zapisywania danych pacjentów, trzeba było jeszcze pamiętać, aby do nich zadzwonić…).

W dobie nowoczesnych technologii tego typu metody pracy przechodzą do lamusa. Przykładem narzędzia usprawniającego codzienną pracę rejestracji jest aplikacja Medidesk, której zadaniem jest poprawa jakości procesu obsługi pacjenta. Jakie są przykładowe funkcje aplikacji?

Medidesk:

• integruje źródła kontaktu z placówką (kontakt telefoniczny oraz pisemny)
• umożliwia łatwe weryfikowanie efektów poszczególnych rozmów (umówione, do oddzwonienia, do potwierdzenia itp.),
• pozwala na oddzwanianie jednym kliknięciem,
• pozwala na tworzenie elektronicznych list rezerwowych,
• umożliwia tworzenie notatek i przekazywanie informacji pozostałym członkom zespołu.

Oczywiście nie można zapominać również o innych wynikających z postępu technologicznego rozwiązaniach – Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, e-skierowaniach czy e-zwolnieniach, terminarzach online, etc. Dzięki nim pracownicy rejestracji coraz rzadziej mają do czynienia ze stosami papierów, a wszystkie dane pacjenta są gromadzone w sposób elektroniczny.

Warto więc szkolić pracowników rejestracji z obsługi tego typu programów i aplikacji (w Medidesk po wdrożeniu naszego systemu zapewniamy kompleksowe szkolenie dla recepcjonistek) – zwłaszcza dla osób w dojrzałym wieku, dla których obsługa nowoczesnych programów i urządzeń może być problematyczna, tego typu wsparcie bywa nieocenione!

[reklama id=”10679″]

Wyjść naprzeciw potrzebom pacjenta

W ostatnich latach sporej zmianie w naturalny sposób ulega podejście rejestratorek do wykonywanych obowiązków. Bardzo ważne jest wykazywanie przez nie odpowiedniej postawy. Istotna jest życzliwość, empatia, wychodzenie naprzeciw potrzebom pacjenta. Przy rekrutacji pracowników do rejestracji zwraca się więc uwagę nie tylko na kierunkowe przygotowanie do zawodu oraz dotychczasowe doświadczenie, ale także na kompetencje miękkie oraz umiejętności komunikacyjne, kluczowe w codziennych kontakcie rejestratorki z pacjentem.

Oczywiście trzeba zdawać sobie sprawę, że dla wielu rejestratorek przejście z dotychczasowego systemu pracy na nowoczesne narzędzia, a także podejście pro-sprzedażowe do pacjenta mogą być problematyczne. Dlatego bardzo istotna jest też rola managerów placówek medycznych. Ważne jest postrzeganie rejestracji jako integralnej części zespołu, w którą należy inwestować oraz troszczyć się o jej udoskonalanie. Pomagają w tym zarówno np. dedykowane rejestracji szkolenia, jak i przeprowadzany przez ekspertów Medidesk bezpłatny audyt pracy rejestracji, po którym każda placówka otrzymuje indywidualne rozwiązania mające na celu usprawnienie jej funkcjonowania.

Jak widać, rejestracja w placówce medycznej to obecnie miejsce zupełnie inne niż jeszcze kilka lat temu. Warto zdawać sobie z tego sprawę, by w pełni wykorzystywać jej możliwości.