W dzisiejszych czasach kamery monitoringu otaczają nas niemal na każdym kroku – na ulicach miast, w pojazdach komunikacji miejskiej, ale takżę w wielu budynkach użyteczności publicznej. Monitorowanie wizyjne i nie tylko jest standardem także placówkach medycznych. Jak zorganizować monitoring w placówce w sposób zgodny z prawem? Czy nagrywanie w podmiocie leczniczym ma sens? W jakim celu zakładać monitoring w placówce i jak legalnie monitorować pracowników? Przyjrzyjmy się bliżej poniższym zagadnieniom, poruszanym w jednym z naszych minionych webinarów na ten temat.

Rodzaje monitoringu w placówkach medycznych

Kiedy przystępujemy do rozważań, związanych z kwestią monitorowania w placówce medycznej, zadajemy sobie szereg pytań. Potrzebujemy rozumieć, co można, a czego nie można nagrywać, potrzebujemy także poznać nasze cele, związane z nagrywaniem. Nie ulega bowiem wątpliwości, że choć monitoring wizyjny istnieje w większości placówek medycznych, powody jego funkcjonowania mogą być rozmaite. Niekiedy chodzi po prostu o monitoring pomieszczeń, parkingu i terenu wokół placówki, w innych przypadkach zależy nam przede wszystkim na kamerach wewnątrz obiektu.

Warto mieć jednak świadomość tego, że monitoring wizyjny to nie jedyny monitoring, jaki zakłada się w placówkach medycznych. Prowadząc placówkę zatrudniamy pracowników lub współpracowników – i w ich przypadku istnieje także monitoring pracy. Ten sposób monitoringu postrzegany jest nieco inaczej i obowiązują w stosunku do niego inne przepisy i regulacje. Pamiętajmy o tym, że rejestrowanie pracy pracowników jest legalne, ale obostrzone regulacjami – które mają na celu ochronę zarówno pracowników, jak i właścicieli placówki medycznej.

Cele monitorowania

Za każdym razem, kiedy chcemy założyć monitoring, musimy zastanowić się i sprecyzować cel w kwestii chronionych dóbr, o które chcemy zadbać. Dobra chronione, jakie zazwyczaj są w takiej sytuacji brane pod uwagę to:

• intymność i godność pacjenta,
• bezpieczeństwo pacjentów,
• wizerunek w kontekście RODO (twarz i rozpoznawalność danej osoby na nagraniu),
• bezpieczeństwo personelu medycznego,
• dane osobowe wrażliwe (takie, jak stan zdrowia pacjentów).

Cele zamontowania monitoringu także mogą być rozmaite:

• bezpieczeństwo pacjentów,
• bezpieczeństwo placówki,
• bezpieczeństwo personelu.

Biorąc pod uwagę takie cele, należy się zastanowić nad tym, w jaki sposób mogą one zostać zrealizowane.  Może się zdarzyć, że nasz cel może być zaspokojony w inny sposób niż za pomocą monitoringu – i w niektórych przypadkach warto poszukać innych, alternatywnych rozwiązań.

Przykładowo jedna z placówek psychiatrycznych, mając problem z pacjentami w trudnych stanach depresyjnych, dla ich bezpieczeństwa oprócz kamer w placówce wprowadziła bardzo dokładną procedurę przeszukiwania rzeczy, które pacjent wchodzący na oddział zamierzał ze sobą wziąć. Właśnie to działanie zmniejszyło liczbę samobójstw – a nie kamery, które monitorowały sale i inne pomieszczenia placówki już od dawna. Pacjenci mając świadomość monitorowania, chcąc wykonać zabroniony czyn, ukrywali się w miejscach pozbawionych kamer, np. w toaletach, które Rzecznik Praw Pacjenta chroniąc godność i intymność zabrania w przepisach w tym miejscu stosowania kamer. Procedura przeszukiwań pozwoliła na wychwycenie większej liczby ostrych przedmiotów, a to wpłynęło na zwiększenie bezpieczeństwa – które było największym celem. Warto poszukać doradztwa w tym zakresie, pamiętając, że możemy działać tylko w taki sposób, do jakiego jesteśmy uprawnieni.

Informacja o monitorowaniu

Jeśli placówka posiada monitoring wizyjny, każda osoba, która może się znaleźć w obrębie kamer – pacjent, personel i inne osoby – musi zostać poinformowana, że ten monitoring istnieje, gdzie się znajduje i co nagrywa. Tak stanowią przepisy prawa. Najlepiej, aby osoba ta miała świadomość jeszcze zanim zostanie nagrana. Dlatego dobrze jest w sposób graficzny zaznaczyć informacje o tym, że miejsce jest monitorowane. Na budynku, na korytarzu – w pierwszym możliwym miejscu, w którym osoba może się spotkać z monitoringiem. Mając zainstalowany monitoring wizyjny potrzebujemy także regulaminu, w którym zawarte są wszystkie szczegółowe informacje dotyczące nagrywania, czasu przechowywania nagrania, czy też wykaz osób, które mają do tych nagrań dostęp. Kierownik placówki jest osobą, na której spoczywa obowiązek sporządzenia takiego regulaminu. Podsumowując – jeśli w placówce znajduje się monitoring wizyjny, musi być zamieszczona także informacja o monitoringu, a w dokumentacji placówki musi znajdować się regulamin monitoringu.

Warto przy tym pamiętać o jednym: samo świadczenie medyczne nie powinno być rejestrowane.

Zgoda na monitorowanie

Kiedy osoba zostaje naszym pacjentem i chcielibyśmy nie tylko ją nagrać, ale i wykorzystać do promocji naszej placówki, wtedy potrzebujemy zgody. Konieczny jest własnoręcznie podpisaną przez pacjenta dokument, w którego treści godzi się on na nagrywanie i wykorzystywanie utrwalonego w ten sposób wizerunku. Co więcej, pacjent także może nagrywać, o czym wspominaliśmy już niejednokrotnie, analizując m.in. sposoby radzenia sobie z „trudnymi” lub roszczeniowymi pacjentami.

Monitoring pracy rejestracji

Pracodawca ma prawo monitorować wizyjnie lub dźwiękowo pracę rejestracji. Zawsze jednak robi to w jednym z trzech poniższych celów:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia
• lub podniesienia jakości świadczonych usług.

Kiedy korzystamy z możliwości rejestrowania dźwięku, rejestrowania rozmów, informacja o tym musi się pojawić zanim jeszcze zaczniemy nagrywać. Najczęściej przybiera ona postać komunikatu typu „Rozmowa jest nagrywana – jeśli nie wyrażasz zgody na nagrywanie, proszę, rozłącz się”. Działanie takie może jednak uniemożliwić skorzystanie z rejestracji i blokowanie linii przez rezygnujących pacjentów, a Rzecznik Praw Pacjenta może uznać, że działamy na szkodę pacjenta. Dobrym rozwiązaniem jest danie alternatywy: „Jeśli wyrażasz zgodę na nagrywanie wciśnij jeden, jeśli nie wyrażasz – wybierz dwa”.

Co jest istotne w tej rejestracji rozmów – nagrywanie rozmów pracowników rejestracji z pacjentami dokonywane jest zazwyczaj po to, żeby podnieść jakość świadczonych usług, aby placówka była lepiej oceniana. Po odsłuchaniu rozmów i odkryciu, że pracownik nie zachował się tak jak powinien, dał się ponieść emocjom, powiedział słowa, których nie powinien – nie można z tego tytułu wyciągać negatywnych konsekwencji. Niepoprawnie przeprowadzona rozmowa nie może być podstawą do ograniczenia premii czy udzielenia reprymendy pracownikowi.

Warto przy tym pamiętać, że w placówce nie można nagrywać prywatnych rozmów pracowników w trakcie pracy. Jest to niedozwolone w miejscach pracy,  ponieważ działanie takie stanowi naruszenie praw etycznych i praw pracowniczych. W efekcie dokonania takiego nagrania można się liczyć z bardzo negatywnymi konsekwencjami Państwowej Inspekcji Pracy, jak również ze strony Rzecznika Ochrony Danych Osobowych.

Oprócz rejestracji rozmów można wprowadzić również rejestrację czasu pracy. Obecnie coraz bardziej popularne jest stosowanie systemu monitoringu czasu pracy razem z wykonaniem foto-rejestracji.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Monitoring poczty elektronicznej pracowników jest dosyć powszechnym zjawiskiem, na które kodeks pracy zezwala. Kluczowe jest jednak poinformowanie pracownika o tym, że takie monitorowanie w placówce się odbywa. Kiedy wprowadzamy tego typu rozwiązanie do naszej placówki medycznej, mamy obowiązek poinformować o nim pracowników. Co więcej, o monitoringu poczty elektronicznej (służbowej) pracownika należy powiadomić danego pracownika z 14-dniowym wyprzedzeniem. Równocześnie musimy pamiętać o tym, że pracownik może monitorować pocztę elektroniczną pracownika ze szczególnym  poszanowaniem do jego prawa do prywatności.

Co jednak zrobić z wiadomościami prywatnymi na służbowej poczcie elektronicznej pracownika? Pracodawca nie może takich wiadomości czytać i nie powinien mieć do nich dostępu. Działa w tym przypadku zasada poszanowania prawa pracownika do prywatności – pracodawca niezwłocznie po powzięciu świadomości, że konkretna wiadomość e-mail ma charakter prywatny, zobowiązany jest do nie analizowania treści tej wiadomości. Konieczne jest oddzielenie wiadomości służbowych od wiadomości prywatnych, a pomocny może być także regulamin prowadzenia takiego monitoringu. 

Przepisy monitoringu poczty elektronicznej odnoszą się do wszystkich innych form monitoringu na takich samych zasadach. Innymi formami monitoringu jest monitorowanie infrastruktury IT czyli na przykład ruchy na ich komputerze służbowym. Można monitorować kwestie związane z pracą. Nie można monitorować aktywności naszego pracownika na jego prywatnych mediach społecznościowych, nawet jeżeli robi to w trakcie pracy. Nie można monitorować także historii przeglądania lub historii zakupów – nawet jeśli czynności te dokonywane były w trakcie pracy. Pracodawca może jednak monitorować ruchy pracownika, związane z pracą. Rzecz jasna, o takim fakcie monitorowania także należy powiadomić pracownika. Można tego albo dokonać jednorazowo, albo dokonać ustawień poczty lub systemu w taki sposób, by przykładowo każde wejście na stronę internetową było poprzedzone komunikatem, że działania danego pracownika są monitorowane.

Dokumentacja i regulaminy monitoringu

Co niezwykle ważne, zarówno dokumentacja, jak i regulaminy tego typu monitoringów powinny być dostosowane do danej placówki medycznej i aktualizowane w razie potrzeby. To istotne, by były jak najbardziej wiarygodne, a zarazem dopasowane do konkretnej placówki.

Regulamin organizacyjny tworzy się w oparciu o ustawę o działalności leczniczej, jednak warto uzupełnić go o informacje, wskazane w ustawie o RODO. Każda placówka ma obowiązek stworzenia regulaminu organizacyjnego. Pracownicy o dokonywanym w placówce monitorowaniu muszą być poinformowani, najlepiej też, aby na potwierdzenie tego, że są świadomi monitorowania podpisali stosowne oświadczenie. 

W zakładzie pracy można wprowadzić monitoring tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Konsekwencje prawne 

Rzecz jasna, także działania związane z monitorowaniem w placówce medycznej – jeśli naruszone zostaną przepisy prawa – wiążą się z konsekwencjami. Do najczęstszych przewinień w tym aspekcie dochodzi w przypadku, gdy mamy do czynienia z:

• naruszeniem przepisów RODO (kary finansowe),
• naruszeniem dóbr osobistych osób nagrywanych,
• prawem do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszone dobra,
• brakiem odpowiedniej dokumentacji w placówce (trudności w obronie).

Rzecznik Praw Pacjenta zawsze będzie chronił pacjenta, podobnie Państwowa Inspekcja Pracy będzie chroniła dobro pracownika. Dlatego też, z perspektywy managera lub kierownika placówki medycznej, dobrze jest każdorazowo sporządzać stosowny dokument, który będzie potwierdzał świadomość pracowników lub pacjentów co do istnienia monitoringu, a tym samym zabezpieczał pracodawcę i potwierdzał przestrzeganie przepisów prawa.