Czy zdajesz sobie sprawę, że nawet 65% rozmów prowadzonych przez zespół rejestracji może kończyć się bez umówienia wizyty? Ten alarmujący wskaźnik pokazuje, jak wiele potencjalnych przychodów placówki medyczne tracą z powodu nieefektywnej komunikacji z pacjentami. W obliczu rosnącej konkurencji na rynku usług medycznych, jakość obsługi pacjenta staje się jednym z kluczowych czynników decydujących o sukcesie placówki.

W niniejszym artykule przedstawimy, czym jest audyt tajemniczego pacjenta, jakie obszary działalności placówki medycznej pozwala zdiagnozować oraz jakie konkretne korzyści można uzyskać dzięki jego wdrożeniu.

Artykuł powstał na podstawie materiał wideo od CEO Medidesk – Daniela Nowocina:

 

Czym jest audyt tajemniczego pacjenta?

Audyt tajemniczego pacjenta to profesjonalne narzędzie diagnostyczne pozwalające na obiektywną ocenę jakości obsługi pacjenta w placówce medycznej. Polega na tym, że specjalnie przeszkoleni audytorzy wcielają się w rolę potencjalnych pacjentów i wchodzą w interakcję z placówką za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji.

Podczas audytu weryfikowane są wszystkie dostępne kanały kontaktu z placówką, takie jak:

• Połączenia telefoniczne
• Komunikacja mailowa
• Formularze kontaktowe na stronie internetowej
• Komunikatory i czaty online
• Wiadomości SMS
• Kanały social media (np. Messenger)

Audytorzy przeprowadzają szereg prób kontaktu, symulując typowe sytuacje, z którymi mierzy się rejestracja na co dzień. Sprawdzają nie tylko czy pacjent może się skutecznie skontaktować z placówką, ale również jak przebiega rozmowa, czy personel stosuje odpowiednie standardy obsługi i czy finalnie prowadzi ona do umówienia wizyty.

Trzy filary efektywnej obsługi pacjenta badane podczas audytu

Profesjonalny audyt tajemniczego pacjenta koncentruje się na trzech kluczowych obszarach, które decydują o jakości obsługi pacjenta:

1. Technologia

W tym obszarze weryfikowana jest dostępność i funkcjonalność różnych kanałów komunikacji. Audytorzy sprawdzają:

• Czy pacjent może się bez problemu dodzwonić do placówki
• Czy formularze kontaktowe działają prawidłowo
• Czy komunikacja przez czat lub inne kanały online jest możliwa
• Jak szybko placówka odpowiada na wiadomości przesyłane różnymi kanałami

Częstym problemem identyfikowanym na tym etapie jest ograniczenie komunikacji wyłącznie do telefonu, co w dobie cyfryzacji stanowi poważną barierę dla wielu pacjentów.

2. Personel

Ten obszar skupia się na kompetencjach i umiejętnościach zespołu rejestracji. Audytorzy oceniają:

• Czy rozmowa ma odpowiednią strukturę (przywitanie, diagnoza potrzeby, propozycja rozwiązania)
• Czy personel posiada umiejętności prosprzedażowe
• Czy rejestracja potrafi doradzić pacjentowi właściwą usługę lub lekarza
• Czy zespół zna ofertę placówki i potrafi przekazać wszystkie niezbędne informacje

Audyt pozwala zidentyfikować potrzeby szkoleniowe zespołu i obszary wymagające poprawy.

3. Procesy

W tym obszarze weryfikowane są procedury i standardy obowiązujące w placówce. Audytorzy sprawdzają:

• Czy istnieją jasne procedury obsługi pacjenta
• Czy personel oddzwania na nieodebrane połączenia
• Jak szybko następuje kontakt zwrotny
• Czy proces obsługi jest spójny i prowadzi do finalizacji (umówienia wizyty)

Często to właśnie nieefektywne procesy są źródłem problemów i powodują chaos w komunikacji z pacjentem.

Jak przebiega audyt tajemniczego pacjenta?

Profesjonalny audyt tajemniczego pacjenta składa się z kilku etapów:

1. Próby kontaktu – audytorzy podejmują liczne próby kontaktu z placówką za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji, symulując realne potrzeby pacjentów.
2. Weryfikacja schematu rozmowy – podczas kontaktu sprawdzane jest, czy rozmowa ma odpowiedni przebieg i strukturę, począwszy od przywitania, przez diagnozę potrzeby, aż po finalizację.
3. Ocena procesu umawiania wizyty – audytorzy weryfikują, czy personel dąży do umówienia wizyty i czy potrafi skutecznie przeprowadzić ten proces.
4. Sprawdzenie procedur follow-up – w przypadku nieodebranych połączeń lub przerwanych rozmów audytorzy sprawdzają, czy następuje próba kontaktu zwrotnego i jak szybko personel reaguje.
5. Testowanie komunikacji tekstowej – audytorzy weryfikują wszystkie dostępne kanały komunikacji tekstowej, sprawdzając szybkość i jakość odpowiedzi.

Korzyści z przeprowadzenia audytu tajemniczego pacjenta

Wdrożenie audytu tajemniczego pacjenta przynosi placówkom medycznym wymierne korzyści:

1. Identyfikacja słabych punktów w obsłudze pacjenta

Audyt pozwala precyzyjnie wskazać obszary wymagające usprawnienia, niezależnie czy dotyczą one technologii, kompetencji personelu czy procesów wewnętrznych.

2. Obiektywna ocena jakości obsługi

Dzięki standaryzowanej metodologii audytu placówka otrzymuje obiektywną, procentową ocenę efektywności obsługi pacjenta, którą można porównać z benchmarkami rynkowymi.

3. Konkretne rekomendacje usprawnień

Na podstawie wyników audytu eksperci przygotowują szczegółowe rekomendacje dotyczące zmian, które należy wprowadzić, aby poprawić jakość obsługi pacjenta.

4. Zwiększenie efektywności umawiania wizyt

Wdrożenie rekomendacji prowadzi do wymiernego wzrostu skuteczności umawiania wizyt. Przykładowo, jedna z placówek, która przeprowadziła audyt, dzięki wprowadzeniu siedmiu konkretnych zmian poprawiła efektywność umawiania wizyt z 27% do prawie 39%.

5. Wzrost przychodów placówki

Poprawa efektywności obsługi pacjenta bezpośrednio przekłada się na wzrost liczby umówionych wizyt, a w konsekwencji na zwiększenie przychodów placówki.

Studium przypadku: Jak audyt tajemniczego pacjenta zmienił funkcjonowanie placówki medycznej

Jedna z placówek medycznych, po przeprowadzeniu audytu tajemniczego pacjenta, zidentyfikowała szereg problemów w obszarze obsługi pacjenta. Dzięki wdrożeniu siedmiu konkretnych rekomendacji, placówka osiągnęła znaczący wzrost efektywności umawiania wizyt – z 27% do niemal 39%.

Wprowadzone zmiany obejmowały:

• Usprawnienie systemu telefonicznego, aby zmniejszyć liczbę nieodebranych połączeń
• Wdrożenie standardu oddzwaniania na nieodebrane połączenia w ciągu 30 minut
• Szkolenia z zakresu umiejętności prosprzedażowych dla zespołu rejestracji
• Optymalizację procesu umawiania wizyt
• Rozszerzenie dostępnych kanałów komunikacji z pacjentem
• Wprowadzenie regularnego monitoringu jakości obsługi
• Usprawnienie procesu przekazywania informacji o usługach i cenach

Jak zamówić audyt tajemniczego pacjenta?

Profesjonalny audyt tajemniczego pacjenta może być przeprowadzony dla placówki medycznej całkowicie bezpłatnie.

KLIKNIJ TUTAJ I UZUPEŁNIJ FORMULARZ

Proces ten trwa około 7 dni, podczas których audytorzy testują różne kanały komunikacji i weryfikują jakość obsługi pacjenta.

Po zakończeniu audytu placówka otrzymuje szczegółowy raport zawierający:

• Procentową ocenę efektywności obsługi pacjenta
• Porównanie wyników z benchmarkami rynkowymi
• Konkretne rekomendacje usprawnień
• Analizę poszczególnych obszarów (technologia, personel, procesy)

Następnie organizowane jest spotkanie z ekspertem, podczas którego omawiane są wyniki audytu i rekomendacje dalszych działań.

Podsumowanie

Audyt tajemniczego pacjenta to potężne narzędzie diagnostyczne, które pozwala placówkom medycznym zidentyfikować i wyeliminować problemy w obszarze obsługi pacjenta. Dzięki kompleksowej analizie trzech kluczowych filarów (technologii, personelu i procesów), placówki medyczne mogą znacząco poprawić efektywność umawiania wizyt, a tym samym zwiększyć swoje przychody.

Warto pamiętać, że audyt jest jedynie początkiem drogi do zmian. To wdrożenie konkretnych rekomendacji i ciągłe doskonalenie procesów obsługi pacjenta przynosi wymierne rezultaty w postaci zwiększonej satysfakcji pacjentów i lepszych wyników finansowych placówki.

Inwestycja w jakość obsługi pacjenta to inwestycja w przyszłość placówki medycznej. W dobie rosnącej konkurencji i coraz wyższych oczekiwań pacjentów, profesjonalna obsługa staje się jednym z kluczowych czynników decydujących o sukcesie na rynku usług medycznych.