Wróć do bloga

Kategoria wpisu: Dla Managera

Analiza wyników pracy rejestracji

Czas czytania: < 1 minuta
Analiza wyników pracy rejestracji
Dla każdego menedżera kluczowa powinna być regularna analiza wyników pracy rejestracji – tak, aby móc w pełni wykorzystać jej potencjał, ale również reagować na niepokojące sygnały i eliminować błędy. O tym, że to rejestracja jako pierwsza ma wiedzę na temat tego co dzieje się w placówce nikogo nie trzeba specjalnie przekonywać – to w dużej mierze od jej pracy zależy liczba umówionych wizyt, to ona jest miejscem pierwszego kontaktu pacjenta z placówką, może więc pełnić rolę swoistej wizytówki przychodni.

Dla wielu menedżerów najważniejszymi wskaźnikami określającymi jakość pracy rejestracji, a nawet całej placówki są liczba odbytych wizyt i/lub związana z tym zarobiona kwota pieniędzy. Owszem, są to niezwykle istotne parametry, ale tak naprawdę… są wypadkową wielu czynników i aspektów pracy rejestracji. Jeśli chcemy więc cieszyć się rosnącą liczbą wizyt i pozytywnymi wskaźnikami finansowymi, analizę pracy rejestracji należy jednak przeprowadzić z zupełnie innej perspektywy – od podstaw.

Jak pracuje rejestracja, czyli na co zwracać uwagę

Analiza pracy rejestracji nie jest łatwą sprawą, bo wielokrotnie wymusza na osobach zarządzających placówką odpowiedź na pytanie, czy została ona zorganizowana w odpowiedni sposób i czy rejestratorki otrzymały zarówno wiedzę, jak i narzędzia, aby móc efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Olbrzymim błędem jest pozostawienie rejestracji samej sobie – jako miejsca, gdzie po prostu zapisuje się pacjenta na wizytę czy odbiera telefony. Zdecydowanie bliższe prawdy jest stwierdzenie, że rejestracja to pewnego rodzaju biuro obsługi klienta, którym w tym wypadku jest pacjent.

Manager placówki leczniczej

Na jakie wskaźniki w pracy rejestracji warto więc zwrócić szczególną uwagę?

  • Liczba rozmów niezakończonych umówieniem wizyty – pokazuje to, jak wiele osób było zainteresowanych skorzystaniem z usług, ale tego nie zrobiło (powody mogą być różne – brak konkretnej usługi, brak miejsc do danego lekarza, zbyt wysoka cena).
  • Natężenie ruchu telefonicznego – dzięki temu dowiemy się, ile konkretnie połączeń przychodzących notuje placówka (np. w ciągu godziny) i czy rejestracja w danym składzie osobowym jest w stanie sprawnie obsłużyć je wszystkie. Pamiętajmy, że pacjenci nie chcą słyszeć w słuchawce, że numer przychodni ciągle jest zajęty – rozwiązaniem może okazać się np. dodatkowa osoba do pracy.
  • W jakich godzinach telefonują pacjenci – to również istotna wiedza pod kątem organizacji pracy rejestracji. Może się bowiem okazać, że największe natężenie ruchu występuje rano i wówczas potrzebne będą trzy rejestratorki, a popołudniu telefonów jest mniej i z powodzeniem wystarczy jedna.
  • Czy pracownicy mają nawyk i możliwość oddzwaniania do pacjentów – nawyk to jedno – rejestratorka musi mieć świadomość, że minęły już czasy, kiedy to pacjent po kilka razy próbował dzwonić do przychodni chcąc zapisać się na wizytę – teraz to placówka musi mu wyjść naprzeciw i sprawnie go obsłużyć. W innym przypadku po prostu przejdzie do konkurencji. Druga sprawa to możliwość oddzwaniania, czyli to, czy rejestratorka ma narzędzia wyświetlające jej numer telefonu, z którego dzwonił pacjent. Jeszcze niedawno tradycyjne telefony stacjonarne w rejestracjach były codziennością…
  • Jaka jest skuteczność rejestratorek w umawianiu wizyt – z jednej strony, taka wiedza pozwala sprawdzić zaangażowanie pracowników w wykonywanie obowiązków i np. nagrodzić tych najlepszych premią. Z drugiej – niska skuteczność w umawianiu wizyt nie zawsze jest spowodowana małym zaangażowaniem w pracę, a brakiem konkretnej wiedzy czy umiejętności komunikacyjnych. W takiej sytuacji przydadzą się na pewno szkolenia.

Zdecydowaną większość tych wskaźników przeanalizować można w aplikacji Medidesk – prostym w obsłudze, a zarazem wyjątkowo funkcjonalnym narzędziu usprawniającym pracę rejestracji w placówkach ochrony zdrowia. Służy ona przede wszystkim obsłudze połączeń przychodzących do placówki, ale zarazem wspiera profesjonalne podejście do klienta – od momentu jego zainteresowania się placówką, przez rozmowę, aż do zapisu na wizytę. Dla menedżerów jest zaś nieocenionym narzędziem analitycznym i kontrolnym.

Jeśli chcesz poznać wszystkie możliwości, jakie daje Medidesk, zadzwoń lub napisz do nas! Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!

Przetestuj Medidesk bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań

    Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

      Zostaw swoje dane, aby poznać ofertę Medidesk