Wróć do bloga

Kategoria wpisu: Aplikacja

Aplikacja Urszula Łaskawiec | 2020-03-04

Co robić, gdy spada efektywność rejestratorek medycznych w umawianiu wizyt?

Czas czytania: < 1 minuta
Co robić, gdy spada efektywność rejestratorek medycznych w umawianiu wizyt?
Liczba umówionych wizyt to wypadkowa wielu czynników, ale szczególnie ważna jest efektywność pracy rejestratorek medycznych. Co zrobić, gdy zauważymy, że efektywność ta spada? Czy zawsze jest to wina niedostatecznego zaangażowania rejestratorek w pracę? Jakie inne aspekty powinien wziąć pod uwagę menedżer placówki medycznej? Odpowiadamy na te i inne pytania!

Wypróbuj Medidesk bezpłatnie!

Na to, czy pacjent ostatecznie umówi się na wizytę ma wpływ wiele czynników. Bez wątpienia olbrzymie znaczenie ma jednak efektywność działania rejestratorek medycznych – ich zaangażowanie w pracę, ale także ogólnie rozumiane zdolności komunikacyjne, umiejętności sprzedażowe, merytoryczne przygotowanie do pracy oraz to, czy posiadają narzędzia ułatwiające i automatyzujące codzienne wykonywanie obowiązków.

Jeżeli liczba umówionych wizyt lekarskich spada, należy jak najszybciej zareagować i przeanalizować wszystkie czynniki, które mogą mieć wpływ na efektywność pracy rejestratorek medycznych. Jak powinna wyglądać taka analiza krok po kroku?

Pierwszym krokiem menedżera placówki medycznej w sytuacji spadku liczby umówionych wizyt powinna być dogłębna analiza statystyk – należy sprawdzić, ilu pacjentów kontaktuje się z placówką, jakimi drogami oraz w jaki sposób liczby te zmieniają się w czasie, np. w okresach tygodniowych czy miesięcznych. Dzięki temu można jednoznacznie stwierdzić, czy tendencja spadkowa ma charakter stały czy przejściowy, spowodowany np. okresem świątecznym, miesiącami wakacyjnymi itp. Prosty i bardzo wygodny dostęp do wszystkich statystyk dotyczących kontaktu pacjentów z placówką zapewnia oczywiście nasza aplikacja Medidesk. Ważne jest również sprawdzenie czy w placówce pracuje wystarczająca ilość osób do obsłużenia ruchu telefonicznego, pisemnego i bezpośredniego.

Jeżeli liczba połączeń telefonicznych do placówki jest na porównywalnym poziomie co w poprzednich miesiącach, nie zmniejszyła się w bardzo znaczący sposób, należy sprawdzić, jakie są konkretne przyczyny mniejszego zainteresowania wizytami. Warto dowiedzieć się, o co konkretnie pytają pacjenci, czy placówka zapewnia dostęp do wszystkich najbardziej pożądanych specjalistów, czy liczba miejsc na wizyty do poszczególnych lekarzy jest wystarczająca, czy przyjmują oni w godzinach pasujących pacjentom. Często zdarza się tak, że wystarczy drobna zmiana organizacyjna (np. wydłużenie wizyt u specjalistów o godzinę), by liczba umówionych wizyt była o wiele bardziej satysfakcjonująca.

Jeżeli organizacja pracy placówki oraz dostępność lekarzy nie budzą większych zastrzeżeń, kolejnym krokiem powinna być analiza jakości obsługi pacjentów. Należy uświadomić sobie, że w dobie ogromnej konkurencji między placówkami ochrony zdrowia, zwłaszcza prywatnymi, pacjent musi być traktowany jak klient i obsługiwany profesjonalnie, z empatią, życzliwością i zachowaniem najwyższych standardów. Chodzi zarówno o etap rozmowy telefonicznej z rejestratorką, jak i odbyte wcześniej wizyty – jeżeli pacjent był z nich niezadowolony, istnieje niestety duże ryzyko, że nie wróci więcej do placówki.

Ważnym punktem analizy przyczyny spadku efektywności pracy rejestracji powinna być także ocena postawy pracowników, przy czym nie można z góry zakładać, że wizyt jest mniej, bo rejestratorkom nie chce się pracować albo się do tego przykładają. Takie podejście może budzić bardzo negatywne emocje w zespole i odbić się na funkcjonowaniu całej placówki! Menedżer powinien zastanowić się, czy pracownicy otrzymali jasne wytyczne co do zakresu ich obowiązków oraz wymagań. Warto wziąć pod uwagę staż pracy rejestratorek – jeśli w ostatnim czasie w placówce pojawiło się kilka nowych osób, mogą potrzebować dłuższej chwili, by w pełni wdrożyć się w obowiązki. Należy również zastanowić się, czy pracownicy otrzymali zaplecze merytoryczne pozwalające wymagać od nich efektywnej pracy – zarówno w postaci dogłębnego zapoznania z oferta placówki, jak i szkoleń komunikacyjnych czy sprzedażowych.

Sprawdź, jakie warunki do pracy mają rejestratorki :

Oprócz tego, warto przeanalizować czy… liczba pracowników rejestracji jest wystarczająca! Zdarzyć się może bowiem tak, że liczba połączeń jest tak duża, iż dotychczasowa załoga po prostu nie jest w stanie obsłużyć wszystkich. Wówczas konieczna jest rozbudowa personalna tego działu.

Zachęcamy również do zapoznania się z ofertą bezpłatnego audytu pracy rejestracji przeprowadzanego przez naszych ekspertów z Medidesk! Sprawdzimy, jak pracuje Twoja rejestracja, znajdziemy najbardziej problematyczne płaszczyzny i zaproponujemy Ci konkretne rozwiązania, które poprawią jakość pracy rejestracji. Zapraszamy!

Przetestuj Medidesk bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań

Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

Zostaw swoje dane, aby poznać ofertę Medidesk