Kategoria wpisu: Dla Managera
Choć od wprowadzenia obowiązku korzystania z Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, zwanej w skrócie EDM, minęło już trochę czasu, nadal temat ten wywołuje emocje. Nic w tym dziwnego – pacjenci sporadycznie odwiedzający gabinety lekarskie w pewnym sensie natrafiają na zupełnie nową rzeczywistość, w której poza e-receptami czy e-skierowaniami także wiele innych czynności wykonywanych jest wirtualnie. W tym artykule postaramy się udzielić krótkich i rzetelnych odpowiedzi na pytania, które zadają sobie zarówno pacjenci, jak i pracownicy oraz menedżerowie placówek medycznych, w związku z prowadzeniem EDM zgodnie z obowiązującymi przepisami.
To, co do tej pory było prowadzone w placówkach medycznych, można było określać jako dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej. Elektroniczna Dokumentacja Medyczna natomiast to dokumenty takie, jak e-recepty czy e-skierowania. Obecnie jest już kilkadziesiąt rodzajów tego typu dokumentów. Część z nich funkcjonuje już, inne czekają jeszcze na wdrożenie w systemie.
Wpisu do dokumentacji medycznej należy dokonać niezwłocznie po udzieleniu świadczenia zdrowotnego danemu pacjentowi. Oznacza to, że dokumentacja medyczna powinna być przez podmiot leczniczy prowadzona na bieżąco. Dzięki temu dowolny lekarz, u którego pojawi się pacjent, będzie mieć dostęp do aktualnej historii chorobowej oraz informacji o stanie zdrowia pacjenta.
Jak wynika z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 roku w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, zabezpieczona dokumentacja medyczna powinna nieustannie spełniać dwa warunki. Po pierwsze, dostęp do niej mają wyłącznie osoby uprawnione, po drugie natomiast – zastosowane są metody i środki ochrony dokumentacji, które w danym momencie uznawane są powszechnie za skuteczne. Tym samym podmiot leczniczy powinien na bieżąco analizować ryzyko zagrożeń w związku z dostępem niepowołanych osób do dokumentacji, a w następstwie minimalizować to ryzyko, opracowywać i stosować procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów jej przetwarzania, stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, dbać o aktualizację oprogramowania, a także na bieżąco kontrolować zabezpieczenia i ich skuteczność.
Jak wynika z ustawy z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Istnieje od tej zasady kilka wyjątków, które określa art. 29 tejże ustawy. Przykładowo zdjęcia RTG przechowywane są przez 10 lat, skierowania na badania przechowuje się przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego, będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza, lub przez okres 2 lat, jeśli pacjent w tym okresie nie skorzystał ze świadczenia zdrowotnego, przysługującego mu z tymże skierowaniem.
Wspomniana ustawa ogranicza grono osób, które uprawnione są do przetwarzania danych zawartych w dokumentacji medycznej. Dostęp do niej mogą mieć wyłącznie osoby wykonujące zawód medyczny oraz inne osoby, które wykonują czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych, a także czynności związanych z utrzymaniem systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna i zapewnieniem bezpieczeństwa tego systemu, na podstawie upoważnienia administratora danych. Oznacza to, że do dokumentacji medycznej mają dostęp jedynie pracownicy podmiotu leczniczego. Równocześnie placówka medyczna udostępnia również informacje o stanie zdrowia pacjenta innym podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli taka dokumentacja medyczna konieczna jest do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych.
W przypadku zgonu pacjenta dokumentacja medyczna dotycząca danej osoby może być udostępniona albo osobie upoważnionej przez pacjenta za życia, albo osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym. Ponadto dokumentacja medyczna udostępniana jest także osobie bliskiej – jednakże pod warunkiem, że takiemu udostępnieniu nie sprzeciwi się inna bliska osoba, lub nie sprzeciwił się temu pacjent za życia.
