Wróć do bloga

Kategoria wpisu: Dla Managera

Lean management w ochronie zdrowia

Lean management w ochronie zdrowia

Placówki ochrony zdrowia nierzadko mierzą się z wieloma problemami. Jednym z nich jest właściwe zarządzanie personelem. Rozwój medycyny niesie wiele pozytywnych zmian dla pacjentów i personelu medycznego, jednocześnie jednak dokłada tym drugim sporo obowiązków. Dla lepszej organizacji pracy placówki warto wdrożyć tzw. lean Management. Dlaczego lean management pasuje do ochronie zdrowia i na czym polega praca w tym systemie? Od czego zacząć zmiany i jak uzyskać efekt trwałej transformacji w placówkach ochrony zdrowia? O tym wszystkim podczas jednego z minionych webinarów opowiadał Grzegorz Koczor, twórca marki Lean w medycynie, którego wieloletnie doświadczenie pomogło już niejednej placówce medycznej.

Dlaczego Lean management pasuje do ochrony zdrowia?

Części osób lean management jako strategia zarządzania firmą nie wydaje się być właściwym rozwiązaniem w podmiotach leczniczych. Prześmiewczo niektórzy przeciwnicy tego systemu twierdzą nawet, że „szpital to nie fabryka, a my to nie Toyota”. Jak jednak powiedział swego czasu Peter Drucker – guru od zarządzania – „Kultura zjada strategię na śniadanie”. Placówki medyczne bardzo często mają strategię, ale nijak się one nie odnosi do kultury zarządzania, komunikacji, wspólnych celów, usprawnień i odpowiedzi na zasadnicze pytanie: po co przychodzimy do pracy?

Zarządzanie za pośrednictwem lean managementu ma przełamać schemat pracy dla pracy. Ludzie mają zacząć inaczej myśleć. Nowe wyzwania, wynikające z nowych ustaw, rozporządzeń i zmian, nakładają się na obecne problemy. Wskutek tego poszczególne placówki dostrzegają rozmaite braki: ludzi, systemu, sprawiedliwego usystematyzowania wynagrodzenia. Tak tworzy się spirala problemów i zaległości.

Kluczem do działania jest wsparcie pacjenta, a Lean management jest elementem zespołu pracowniczego, czuwającym nad jakością. Pacjent ma być w centrum, a system ten właśnie tym się zajmuje. Szuka tej właściwej jakości świadczenia usług w placówkach, jednocześnie ułatwiając, usprawniając pracę ich pracownikom.

Odpowiednio wdrożone zarządzanie systemem lean management może zresztą przyczynić się do osiągania przez podmioty lecznicze rozmaitych korzyści. System ten pozwala przykładowo:

  • redukować koszty placówki,
  • pozytywnie wpływać na satysfakcję pacjenta,
  • skracać długość pobytu pacjenta w placówce,
  • skracać odległości pokonywanych kroków przez personel medyczny.

Historia Lean Healthcare na świecie i w Polsce

Lean management w medycynie spotykany jest od całkiem niedawna, jednak jego wpływ na pracę, jej jakość i oszczędności już teraz niektóre szpitale mogą liczyć w zaoszczędzonych milionach. Pierwsze incydentalne, zarejestrowane zastosowania pojedynczych metod lean managementu, np. Just in time, w ochronie zdrowia na świecie datuje się na 1995 roku. Pięć lat później pojawił się pierwsze pilotażowe implementacje narzędzi lean managementu w szpitalach w USA i Wielkiej Brytanii, natomiast od 2002 roku zaczęto stosować kompleksowo narzędzia LM w różnych obszarach w sektorze ochrony zdrowia w USA, Europie i Japonii.

Jeśli przyjrzyjmy się bliżej naszemu podwórku, pierwsze pojedyncze zastosowania miał miejsce w 2017 roku w Regionalnym Centrum Nefrolofii w Szczecinku. Rok później w oparciu o metody lean managementu rozpoczęto projekt Narodowego Centrum Badań i Rozwoju PTE, zajmującego się opracowaniem standardów mapowania strumieni wartości VSM w leczeniu udarów. Kiedy nastąpi kompleksowa implementacja kultury lean management w jednostkach ochrony zdrowia w Polsce – tego nie wie nikt.

Jakie efekty może przynieść lean management?

Wdrożenie usprawnień związanych z lean managementem trwa – potrzeba na to czasu, by możliwe było dokonanie prób i zmian. Na niektóre efekty trzeba poczekać, jednak doświadczenie wskazuje, że warto. W jednym ze szpitali na przestrzeni zaledwie 15 miesięcy udało się dokonać następujących zmian:

  • wprowadzono 25 usprawnień pracy personelu,
  • wdrożono kolejne 14 zmian, powodujących zwiększenie potencjału przychodowego lub oszczędności z zużytych materiałów,
  • 27 kolejnych zmian służyło poprawie jakości dla pacjenta, takich jak przykładowo redukcja dokumentów do podpisu, czy też zmniejszenie liczby pobrań materiału do laboratorium,
  • następne 25 zmian służyło poprawie jakości zarządczej dla organizacji, np. poprawie przepływu informacji.

W efekcie powyższych usprawnień, uwolniony został czas pracy na 4 etatach. Co więcej, zostały rozpisane 22 procesy, usprawniające pracę, a także wdrożono kolejne 138 zmian. Dzięki temu kompletność dokumentacji wzrosła z 86-94% do 100%, a kompletność przygotowania pacjenta do zabiegu wzrosła z 14-58% do 79-100%. Dodatkowo liczba błędów w przygotowaniu pacjenta do zabiegu zmalała z 20 do 5 na przestrzeni miesiąca. W  efekcie placówka pracowała 200% sprawniej i wydajniej, niż przed wdrożeniem systemu lean management.

Z czym boryka się manager, wdrażając lean management?

Wśród ponad 100 managerów została przeprowadzona ankieta, analizująca trudności, z jakimi się borykają w placówkach medycznych. Ich odpowiedzi jasno wskazują na to, jakie luki są dostrzegalne przez zarządzających placówkami, a także w jaki sposób powinny one funkcjonować, by ich praca była efektywna. Managerowie deklarowali między innymi, że:

  • organizacja nie wykorzystuje potencjału liderów w usprawnieniu pracy jednostki,
  • poziom organizacji w skali od 1-5 w większości przypadków znajduje się na poziomie 3, a liderzy nie czują się częścią zespołu,
  • w ocenie liderów pracownicy nie są adekwatnie opłacani i premiowani za efekty – innymi słowy, liderzy nie mogą wynagradzać za efekty, które doprowadzają do pozytywnej zmiany w funkcjonowaniu podmiotu leczniczego.

O wypełnienie ankiet ewaluacyjnych poproszono również pracowników, w których placówkach wdrożone zostały działania związane z lean managementem. Wnioski były podobne – potrzebna jest nadal praca u podstaw, ponieważ organizacja nie wykorzystuje potencjału pracowników w usprawnieniu pracy danego podmiotu. Co więcej, pracownicy wskazali na problemy z podziałem obowiązków służbowych i przerzucaniem zadań na innych, a także podkreślili brak dobrego systemu premiowania.

Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

    Przetestuj Medidesk bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań

      Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

        Zostaw swoje dane, aby poznać ofertę Medidesk