Współczesne placówki medyczne stają przed coraz większymi wyzwaniami w zakresie obsługi pacjentów. Jednym z najistotniejszych problemów, na które zwracają uwagę właściciele i menedżerowie, jest brak efektywnej komunikacji telefonicznej z pacjentami. Badania pokazują, że aż 59% osób, które próbują skontaktować się z placówką medyczną, dzwoni tylko raz. Brak odpowiedzi często prowadzi do tego, że pacjent poszukuje alternatywnego miejsca, gdzie jego potrzeby zostaną zaspokojone.
Dlaczego pacjenci nie próbują ponownie?
Jednym z głównych powodów, dla których pacjenci rezygnują z kolejnych prób kontaktu, jest brak czasu oraz frustracja wynikająca z nieodebranych połączeń. Wielu pacjentów oczekuje szybkiego i skutecznego dostępu do informacji lub możliwości umówienia wizyty. Jeśli linia jest zajęta, a placówka nie posiada odpowiednich mechanizmów obsługi zgłoszeń, pacjent czuje się zlekceważony.
Innym problemem jest brak wiedzy na temat tego, czy zgłoszenie pacjenta zostało zarejestrowane. Bez automatycznych mechanizmów rejestrowania połączeń, takich jak systemy CRM czy aplikacje wspierające zarządzanie ruchem telefonicznym, placówki tracą możliwość odzyskania potencjalnych klientów.
Jak można to zmienić?
Rozwiązanie problemu nieodebranych połączeń i niskiej liczby prób kontaktu leży w zastosowaniu zaawansowanych technologii, które wspierają placówki w monitorowaniu i zarządzaniu ruchem telefonicznym. Medidesk oferuje narzędzia, które nie tylko automatyzują procesy, ale również umożliwiają:
- Rejestrowanie wszystkich połączeń – każde połączenie, niezależnie od tego, czy zostało odebrane, czy nie, jest zapisywane w systemie. Dzięki temu rejestratorki mogą oddzwonić do pacjenta w dogodnym momencie, co znacznie zwiększa szansę na umówienie wizyty.
- Funkcję automatycznego oddzwaniania – pacjent, który nie może się dodzwonić, automatycznie trafia na listę osób, do których należy zadzwonić w pierwszej kolejności. To rozwiązanie znacząco skraca czas oczekiwania i zmniejsza frustrację pacjentów.
- Analizę danych w czasie rzeczywistym – menedżerowie mogą na bieżąco monitorować, ile połączeń jest obsługiwanych, a ile pozostaje bez odpowiedzi. Tego typu raporty pozwalają na optymalizację pracy rejestracji i dostosowanie liczby personelu do faktycznego zapotrzebowania.
- Automatyczne komunikaty IVR – pacjent może wybrać odpowiednią opcję z menu głosowego, co pozwala na szybsze przekierowanie go do właściwego działu lub osoby.
Efekty wdrożenia nowoczesnych rozwiązań
Placówki, które wdrożyły narzędzia takie jak Medidesk, odnotowały znaczący wzrost liczby odebranych połączeń oraz umówionych wizyt. Przykładowo, jedna z klinik po zastosowaniu systemu zredukowała liczbę nieodebranych połączeń z 70% do 10%, co bezpośrednio przełożyło się na wzrost przychodów o 16% w skali miesiąca.
Dzięki takim technologiom placówki medyczne nie tylko odzyskują utraconych pacjentów, ale również budują pozytywny wizerunek i zwiększają poziom satysfakcji swoich klientów.
Podsumowanie
Klucz do rozwiązania problemu nieodebranych połączeń leży w profesjonalizacji i automatyzacji obsługi pacjentów. Nowoczesne narzędzia, takie jak Medidesk, umożliwiają placówkom medycznym skuteczne zarządzanie ruchem telefonicznym i podnoszą jakość obsługi na każdym etapie kontaktu z pacjentem. Placówki, które stawiają na innowacje, nie tylko poprawiają swoją efektywność, ale również budują trwałe relacje z pacjentami.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak Medidesk może pomóc Twojej placówce, zapraszamy do kontaktu poprzez stronę: Umów rozmowę.
