E-rejestracja jest bardzo potrzebnym rozwiązaniem dla systemu opieki medycznej, wiąże się jednak z licznymi wyzwaniami – zarówno po stronie placówki medycznej, jak i pacjenta. Pandemia znacznie przyspieszyła nasze dostosowywanie się do cyfrowej rewolucji ochrony zdrowia. Po pierwszych dokumentach i e-receptach oraz e-skierowaniach, także rejestracja pacjentów doczekała się swojej elektronicznej wersji w postaci systemu.

E-rejestracja to, jak łatwo się domyślić, rejestracja za pomocą Internetu, która umożliwia umówienie się online na standardową, stacjonarną wizytę u specjalisty. Pozwala także zarezerwować termin na badania diagnostyczne czy przyjęcie do szpitala. Jakie są korzyści z wdrożenia systemu e-rejestracji dla podmiotu medycznego, a jakie dla pacjenta? Jak będzie działać centralna e-rejestracja i poczekalnia dla pacjenta? O tym wszystkim podczas Akademii Managera Ochrony Zdrowia opowiadała Agnieszka Rudnicka-Szymczak, ekspert z Centrum e-Zdrowia.

Założenia pilotażu e-rejestracji w placówkach publicznych

Celem e-rejestracji jest ułatwienie pacjentom i pracownikom medycznym kontaktu i leczenia, a także oszczędność czasu i kosztów. Istnieje kilka podstawowych założeń, związanych z funkcjonowaniem systemu e-rejestracji, wskazujących na cel funkcjonowania e-rejestracji w placówkach medycznych. Do założeń e- rejestracji należą:

• Automatyczne powiadomienie o umówionej wizycie pacjenta.
• Odciążenie zespołów odpowiadających za rejestracje w podmiocie.
• Usprawnienie i automatyzacja procesów biznesowych.
• Skrócenie czasu oczekiwania na wizytę.
• Poprawa dostępności świadczeń.

Centralna e-rejestracja i poczekalnia dla pacjentów

Obecnie E- Rejestracja wdrażana jest powoli przez poszczególne placówki, ewentualnie z udziałem lokalnych samorządów. Mimo podobieństw, e-rejestracja internetowa jest usługą niejednorodną, różnie przeprowadzoną pod względem technologii i funkcjonalności. Dlatego korzystając z usług danej placówki i zapisując się na wizytę należy dokładnie zapoznać się z informacjami na stronie internetowej wybranej placówki. W planach jest stworzenie jednorodnej, centralnej E-rejestracji i poczekalni dla pacjentów. Zapisać się na wizytę będzie można za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP), na którym można wybrać lekarza POZ. Kiedy tylko wejdzie w życie usługa centralnej e-rejestracji, wszyscy pacjenci będą mieli dostęp do grafików wszystkich placówek medycznych w jednym miejscu.

System w założeniu ma działać tak, że będzie zbierał od placówek informacje o wolnych terminach na wizyty. Pacjent – logując się do systemu poprzez swoje Internetowe Konto Pacjenta – będzie miał możliwość wejścia w e-rejestrację i wybrania wizyty w placówce medycznej w jednym z terminów, które są dostępne. Po podaniu numeru e-skierowania zostanie zarejestrowany na wizytę. Jeśli jednak nie będzie wolnego terminu, wówczas trafi do e-poczekalni. Kiedy tylko pojawi się termin, system wyśle do pacjenta wiadomość o tym, że w jego okolicy pojawiła się możliwość zarejestrowania się do specjalisty, którego pacjent poszukuje.

Korzyści z wdrożenia dla podmiotu medycznego i dla pacjenta

Nie ulega wątpliwości, że wdrożenie e-rejestracji wiąże się z korzyściami zarówno dla podmiotu medycznego, jak i dla samych pacjentów. Ponieważ system zaproponuje pacjentowi wolny termin wizyty na podstawie jego preferencji i ewentualnych dodatkowych uprawnień, podmiot medyczny zyska między innymi takie korzyści, jak::

• Odciążenie personelu od ciągłego monitorowania ruchu pacjentów w grafiku, z czym automatycznie wiąże się możliwość realizowania innych zadań przez personel.
• Mechanizm powiadomień wysyłanych do pacjentów (przypomnienia o wizycie, możliwość odwołania zdalnie) pozwala na optymalnie zarządzać grafikiem lekarzy.
• W przypadku rezygnacji pacjenta system automatycznie zarządza kolejką oczekujących.

Warto jednak zwrócić uwagę także na korzyści dla pacjenta, wynikające z wdrożenia systemu. Pacjent dostanie w jednym miejscu informacje o wszystkich podmiotach realizujących świadczenia, wraz z adnotacją dotyczącą wolnych terminów. W związku z tym, z perspektywy pacjenta:

• Pojawia się możliwość wyboru dowolnych kryteriów wyszukiwania, np. ze względu na region, konkretną placówkę, nazwisko lekarza, wybraną datę itp.
• Dzięki e-skierowaniu zapis na świadczenie jest szybki i prosty – nie wymaga wizyty w placówce medycznej, co znacznie oszczędza czas pacjenta.
• Informacja o wolnych terminach dostępna jest dla pacjentów online i – co istotne – aktualizowana jest na bieżąco.

Obszary funkcjonowania e-rejestracji w placówkach poddawane weryfikacji przez pilotaż

Pilotaż E-rejestracji wspierany jest przez projekt potocznie zwany Projektem p1, będący Elektroniczną Platforma Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych. Wszystkie dokumenty na tej platformie muszą znajdować się w wersji elektronicznej. Dokumentacja medyczna gromadzona jest w systemie po to, by na jej podstawie przeprowadzać analizy – przykładowo dowiedzieć się, jakie jest zapotrzebowanie na skierowania, jakie placówki są chętnie odwiedzane przez pacjentów. Wyniki tych analiz mogą w znacznym stopniu pomóc całemu procesowi e-rejestracji.

Pilotaż jest szansą na sprawdzenie wszystkich mechanizmów e-rejestracji, płynności ich działania i łatwości użytkowania. Celem jest przetestowanie technicznych możliwości działania systemu, a przede wszystkim: zapisania się przez pacjentów na konkretne świadczenia.