Kategoria wpisu: Dla Managera
Choć pandemia i szalejący dookoła koronawirus dają się wszystkim we znaki, istnieją sprawy, które nie mogą czekać, aż sytuacja ta ulegnie stabilizacji. Mowa między innymi o zaplanowanym leczeniu i zabiegach, na które czekało się już kilka lub kilkanaście miesięcy. Analogicznie, kiedy ból zęba doskwiera nam na tyle, że środki przeciwbólowe przestają wystarczać lub działają krótkoterminowo, w grę wchodzi tylko jedno rozwiązanie – wizyta u stomatologa.
Biorąc pod uwagę Covid-19, pacjenci – czemu trudno się dziwić – mogą mieć opory przed odwiedzeniem gabinetu stomatologicznego. Warto zatem w odpowiedni sposób zadbać o to, by prowadzona przez nas placówka była stuprocentowo bezpieczna dla pacjentów, a tym samym – mogła przynosić zyski mimo trudnej sytuacji na rynku. Jak tego dokonać? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.
Nie tylko nowoczesny gabinet stomatologiczny, ale także każda inna placówka medyczna boryka się obecnie z wieloma wyzwaniami, jakim musi stawić czoła. Przede wszystkim znacznie wzrosła liczba połączeń telefonicznych. Co więcej, ich długość także uległa wydłużeniu, bo pacjenci dodatkowo próbują poznać zastosowane w placówce środki bezpieczeństwa, przez co zadają więcej pytań, niż zazwyczaj. Równocześnie ze wzrostem liczby połączeń wyraźnie odczuwa się spadek liczby pierwszorazowych wizyt pacjentów stomatologicznych – część osób decyduje się poczekać, aż sytuacja epidemiologiczna ulegnie poprawie, uznając swój problem za niepalący.
W związku z obostrzeniami istotnie ograniczona została także przepustowość działania placówek medycznych, w tym stomatologicznych – konieczność zachowania odstępu w poczekalni między pacjentami oraz luki między poszczególnymi osobami, związane z dezynfekcją lub wietrzeniem pomieszczeń wpływają na możliwości przyjmowania pacjentów. Negatywny wpływ ma także nieobecność pracowników, spowodowana przebywaniem na kwarantannie lub izolacji, a także realizacja procedur bezpieczeństwa, które spowalniają działanie nie tylko rejestratorów, ale również stomatologa. Co więcej, zarówno pacjentom, jak i pracownikom gabinetu stomatologicznego udzielać się może stres i obawy związane z możliwością zakażenia.
Podstawowym zadaniem, jakie stoi przed menadżerami placówek stomatologicznych, jest odpowiednie zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną w placówce stomatologicznej. Zarówno pacjentów, jak i pracowników należy przygotować na nowe okoliczności, by mogli się z nimi oswoić i je zrozumieć – zwłaszcza, że wprowadzane są dla ich dobra. Bez względu na to, czy chodzi o zmianę godzin funkcjonowania gabinetu stomatologicznego, czy nową procedurę przyjmowania pacjenta podczas pierwszej (lub każdej kolejnej) wizyty – wyjaśnienie zainteresowanym stronom zmian, ich przyczyn oraz pozytywnych skutków z nich płynących zadziała na korzyść każdej ze stron.
Prowadząc nowoczesny gabinet stomatologiczny z pewnością zadbaliśmy o jego odpowiednie, profesjonalne wyposażenie. Każdemu menadżerowi placówki medycznej zależy na tym, by była ona nie tylko rentowna, ale także by zmaksymalizować zyski – zwłaszcza obecnie, gdy liczba pacjentów drastycznie spadła. By zapewnić sprawne funkcjonowanie gabinetu dentystycznego, należy przygotować zawczasu odpowiednie procedury. Jakie?
Koronawirus nie będzie czekał na naszą gotowość – przyjdzie znienacka. Dlatego należy przewidzieć jak najwięcej możliwych scenariuszy – takich, jak zachorowanie jednego z rejestratorów lub poddanie go obowiązkowej kwarantannie. Warto mieć przygotowany plan działania na różne sytuacje – konieczność wysłania osób, które mogły mieć kontakt z zakażonym na samoizolację. Rozważyć należy także zastąpienie takich pracowników innymi osobami – choćby osobiście siadając w recepcji. Przygotowując procedury i procesy dla tego typu niespodziewanych sytuacji, nie będziemy nimi zaskoczeni i będziemy mogli natychmiast zareagować – dzięki temu placówka będzie mogła dalej funkcjonować bez zmian lub z zaledwie niewielkimi stratami.
Idealnym rozwiązaniem, uwzględniając obecną sytuację epidemiologiczną, jest stworzenie podstaw do organizacji pracy zdalnej dla pracowników rejestracji. To nie tylko sprawi, że nasza placówka zostanie w oczach innych uznana za nowoczesny gabinet stomatologiczny, ale także znacznie usprawni proces rejestracji telefonicznej pacjentów. Może być ona bowiem wykonywana z dowolnego miejsca, także spoza placówki, bez względu na aktualne warunki.
Istotne jest także odpowiednie przeszkolenie personelu rejestracyjnego – dobrze przeprowadzona rozmowa telefoniczna z pacjentem pozwala usprawnić działanie gabinetu stomatologicznego. W efekcie w samej placówce dentystycznej potrzebna może być tylko jedna osoba w recepcji oraz przyjmujący lekarze. Co ważne, dzięki takiemu rozwiązaniu łatwiej w sytuacji kryzysowej zastąpić takiego rejestratora innym, który pracował zdalnie i nie miał z nim bezpośredniego kontaktu.
Nowoczesny gabinet stomatologiczny powinien nie tylko posiadać odpowiedniej jakości sprzęt, ale także dokonywać rejestracji pacjentów, wykorzystując techniczne możliwości XXI wieku. Właśnie dlatego rejestracja powinna być prowadzona w jak największym stopniu w sposób zdalny. By zapewnić możliwość zdalnej obsługi pacjentów przez rejestrację, dobrym i skutecznym rozwiązaniem jest wdrożenie w gabinecie stomatologicznym aplikacji Medidesk. Dzięki temu narzędziu nie tylko umożliwimy pracownikom rejestracji pracę zdalną i odbieranie telefonów z dowolnego miejsca, za pośrednictwem oprogramowania softphone – Medidesk oferuje o wiele więcej. Zyskamy o wiele łatwiejszą i skuteczniejszą możliwość nawiązywania kontaktu z pacjentami, którzy się do nas nie dodzwonili, a także narzędzia pozwalające analizować ruch przychodzący i wchodzący do naszej placówki dentystycznej. W efekcie w prosty sposób możemy nie tylko poprawić jakość świadczonych w danej klinice czy gabinecie stomatologicznym usług, ale także zwiększyć bezpieczeństwo pracowników i pacjentów, ograniczając do minimum bezpośredni kontakt personelu i przychodzących do dentysty osób.
