Kiedy placówka medyczna stara się o dofinansowanie w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia, musi przedstawić odpowiednie dokumenty, a następnie spełnić wymagania jako świadczeniodawca. Jak powinno wyglądać złożenie oferty? Jak przeprowadzić kontrolę i prawidłowo rozliczyć kontakt? Do czego zobowiązany jest podmiot, udzielający świadczeń zdrowotnych? Tego wszystkiego podczas minionej Akademii Managera Ochrony Zdrowia mogliśmy się dowiedzieć od Marty Koziarskiej-Ryfka, Kierownika Działu Rozliczeń oraz Aleksandry Jaros, Kierownika ds. Strategicznych w Mazowieckim Biurze Rozliczeń Kontraktów.

Złożenie oferty konkursowej

Przygotowania zostały zakończone – mamy już wszystkie potrzebne dokumenty. Kiedy tylko zostanie ogłoszony konkurs, którym jesteśmy zainteresowani, czas na złożenie oferty. Proces ten został uregulowany przez Narodowy Fundusz Zdrowia i składa się z kilku kroków. Konieczne jest oznaczenie złożenia oferty – w tym celu należy z aplikacji ofertowej pobrać wydruk, a następnie nakleić go na kopertę z nasza ofertą. Konieczne jest także potwierdzenia złożenia oferty, w postaci wydruku systemowego lub kopii oznaczenia złożenia.

Oferta powinna być przez nas złożona w miejscu wskazanym w ogłoszeniu postępowania – w siedzibie Oddziału Wojewódzkiego NFZ lub we właściwej Delegaturze OW NFZ. Ofertę można także złożyć drogą pocztową, za pośrednictwem operatora usług powszechnych (do 2025 roku jest nim na pewno Poczta Polska). Jeśli korzystamy z tej drogi, oferta złożona listownie musi być wysłana najpóźniej w dniu składania oferty oraz wpłynąć do OW NFZ najpóźniej dzień przed otwarciem oferty. To zdecydowanie najbardziej ryzykowny sposób składania oferty, ponieważ Poczta Polska nie odpowiada za opóźnienia w dostarczeniu przesyłki.

Warto mieć także świadomość tego, że można uczestniczyć w otwarciu oferty, aby ocenić liczbę konkurentów oraz swoje szanse na ich tle.

Tok postępowania konkursowego

W toku postępowania komisja konkursowa można wykryć błędy lub niejasności w naszej ofercie – być może trzeba będzie coś wyjaśnić lub sprawdzić, czy stan faktyczny zgadza się w deklarowanym. W takim wypadku przeprowadza się wizytacje, aby potwierdzić prawdziwość i prawidłowość danych zawartych w ofercie. Dokonuje się tego w szczególności poprzez oględziny pomieszczeń i urządzeń oraz weryfikację dokumentów, potwierdzających poprawność danych zawartych w złożonej ofercie.

Niekiedy konieczne są negocjacje, czyli ustalenie ceny i liczb punktów, planowanych do udzielania świadczeń w ramach umowy.

Świadczeniodawca może także wnieść protest. W trakcie trwania postępowania konkursowego Oferentowi przysługuje bowiem prawo do wniesienia protestu do Przewodniczącego Komisji w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania zaskarżonej czynności.

Wreszcie, placówka medyczna może także zgłosić odwołanie. Zgodnie z prawem, Oferentowi przysługuje prawo do wniesienia odwołania do Prezesa NFZ w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia decyzji o rozstrzygnięciu postępowania.

W Toku postępowania niezwykle ważne jest, aby złożyć zgodę na przekazywanie informacji przez Komisję Konkursową za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Informacje te przekazywane są na wskazany przez Oferenta adres poczty elektronicznej (imienny adres e mail konkretnej osoby, nie sekretariatu czy recepcji placówki), za zwrotnym potwierdzeniem otrzymania wiadomości.

Placówki, którym udało się uzyskać kontrakt w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia, muszą być odpowiednio oznaczone i spełniać kolejne warunki, do których zobowiązały się w ramach podpisanej z NFZ umowy.

Wymagania stawiane podmiotom, realizującym świadczenia finansowane ze środków publicznych

Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych w ramach Funduszu jest zobowiązany do:

✓ właściwego oznaczenia placówki wewnątrz i na zewnątrz;

✓ posiadania i udostępniania na wezwanie regulaminu organizacyjnego podmiotu;

✓ prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej;

✓ udostępniania dokumentacji medycznej;

✓ zapewnienie ochrony danych zawartych w dokumentacji medycznej;

✓ weryfikacji prawa do świadczeń finansowanych ze środków publicznych;

✓ prowadzenia harmonogramów przyjęć i ustalenia dostępności do świadczeń z uwzględnieniem stanu zdrowia, trybu skierowania oraz szczególnych uprawnień pacjenta do świadczeń

Kontrola prawidłowości rozliczania kontraktów

Każdy kontrakt, uzyskany w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia, należy w odpowiedni sposób rozliczyć. Procedura ta również została sprecyzowana przez NFZ i składa się z kilku działań, których wykonanie jest niezbędne, celem prawidłowego rozliczenia kontraktu.

Aby dokonać tej czynności w sposób niebudzący wątpliwości, a tym samym pozytywnie przejść kontrolę prawidłowości rozliczania kontraktów, konieczne jest wprowadzenie danych statystycznych do programu medycznego i przekazanie ich za pośrednictwem raportu statystycznego bezpośrednio do NFZ. Następnie po stronie Funduszu następuje zaimportowanie i weryfikacja przygotowanego przez nas raportu, a nam pozostaje wystawienie i zaimportowanie do systemów NFZ dokumentów rozliczeniowych.

Prowadzenie działalności w ramach NFZ – co warto wiedzieć?

Po uzyskaniu kontraktu, podczas wywiązywania się z zaplanowanych działań, warto zwrócić uwagę na kluczowe elementy prowadzenia działalności w ramach NFZ. Przede wszystkim konieczna jest analiza obszaru naszego działania i wybór rodzaju oraz zakresu świadczeń, jakie oferujemy. Istotna jest także prawidłowa struktura wewnętrzna podmiotu, a tym samym właściwy podział obowiązków. Należy wyodrębnić w podmiocie właściciela i osoby decyzyjne, personel administracyjny, rejestrację i koordynatorów, dalej – personel medyczny, a także dział rozliczeń.

Do czynności, jakie powinny wejść nam w krew, z pewnością należy monitoring kosztów i wykonania kontraktów – to dzięki niemu będziemy wiedzieć, czy i w jakim stopniu realizujemy założone cele. Efektem tego powinna być również terminowa sprawozdawczość względem Narodowego Funduszu Zdrowia, a także audyt wewnętrzny, stanowiący swoistą prewencję negatywnych wyników kontroli ze strony NFZ.

Narzędzia ułatwiające codzienną pracę na kontrakcie NFZ

Świadcząc usługi medyczne na podstawie podpisanego z NFZ kontraktu warto zadbać o wybór odpowiedniego oprogramowania medycznego. Istotne jest bowiem, by pozwalało ono na prowadzenie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej. Co więcej, konieczna jest także – zapewniana przez system – wymiana EDM i wysyłka / odbiór zdarzeń medycznych, czy też obsługa raportów rozliczeniowych w formacie wymaganym przez NFZ. Interfejs i funkcje oprogramowania powinny ponadto wspierać nie tylko rejestratorów, ale także personel medyczny i administracyjny.

Warto postawić na oprogramowanie, które – podobnie jak Medidesk – wspiera komunikację z pacjentem. W dzisiejszych czasach naturalnym działaniem placówek medycznych powinna być elektroniczna rejestracja ze zwrotnym potwierdzeniem terminu, powiadomienia SMS, wysyłane pacjentowi o planowanej wizycie, a także możliwość udostępniania dokumentacji medycznej.