Śledzenie poziomu konwersji telefonicznej – dlaczego jest ważne?
Z punktu widzenia zarządzania placówką monitorowanie stosunku umówionych wizyt do liczby zarejestrowanych połączeń jest bardzo ważne. Szczególnie dotyczy to kwestii optymalizacji pracy rejestracji i sprzedaży usług medycznych.
Śledząc liczbę konwersji, uzyskujemy obraz skuteczności działań marketingowych oraz pracy rejestracji medycznej. Na tej podstawie jesteśmy w stanie łatwiej namierzyć ewentualne problemy i ograniczenia, zapobiegać im i je rozwiązywać. To z kolei prowadzi do lepszego wykorzystania potencjału podmiotu medycznego i jego możliwości.
Co tracisz, nie mierząc konwersji?
Na podstawie doświadczenia i analizy danych przez specjalistów Medidesk szacuje się, że placówki medyczne tracą około 30% pacjentów na skutek nieodebranych połączeń rejestracji medycznej
Monitorowanie współczynnika konwersji i analiza pozyskanych danych pozwala ustalić, jakie są przyczyny takich sytuacji.
Zaniedbując więc kwestie analizy konwersji, możemy stracić potencjalnych pacjentów, którzy próbowali się do nas umówić, ale napotkali trudności. Trwanie w niewiedzy może spowodować taką sytuację, będziemy lokować czas i pieniądze w problemy błahe, nie dostrzegając przy tym tych faktycznie kluczowych.
Czego możemy się dowiedzieć, analizując dane?
Przede wszystkim jest to skarbnica wiedzy na temat przyczyn nieumówienia wizyt. Powody mogą być bardzo różne. Od zapchanych linii, przez telefony nieodebrane, pozostawione bez odpowiedzi, aż po problemy techniczne. Każda z tych sytuacji może wskazywać na inne problemy w placówce.
Czasem winne jest niewłaściwe zarządzanie czasem pracy pracowników, innym razem są to ograniczenia techniczne takie, jak przestarzały system teleinformatyczny. Bywa, że problemem jest za mała liczba rejestratorów w porze największego obciążenia, a w jeszcze innym przypadku – zbyt słaba motywacja pracowników.
Korzyści analizowania danych na temat połączeń telefonicznych
Dzięki wiedzy na temat konwersji jesteśmy w stanie lepiej zarządzać pracą oraz finansami i eliminować słabe punkty. W ten sposób środki i wysiłki kierowane są tylko tam, gdzie są naprawdę potrzebne. To pozwala oszczędzić pieniądze i pozyskiwać większą liczbę pacjentów bez wydawania dodatkowych pieniędzy na reklamę.
Jak śledzić konwersje telefoniczne?
Aby monitorować procent umówionych wizyt, potrzebujemy narzędzia analitycznego, które zbiera dane dotyczące rozmów na linii rejestracja-pacjent. Podstawowe informacje możemy oczywiście wyciągnąć już nawet z bilansu rozmów przychodzących i kalendarza umówionych konsultacji, nie są to jednak dane, które pozwolą ustalić przyczyny problemów.
Polecanym rozwiązaniem są kompleksowe narzędzia, które umożliwiają analizę informacji pochodzących bezpośrednio od rejestratorów medycznych. Z ich pomocą możemy wyciągnąć m.in. takie dane, jak:
- liczbę połączeń nieodebranych, odebranych kończących się umówieniem wizyty oraz odebranych, które nie zakończyły się konwersją,
- notatki do zgłoszeń zawierające powody, dla których pacjent zdecydował się na kontakt (czy miał on zamiar umówić wizytę, odwołać ją, przełożyć, czy uzyskać jakąś informację itd.),
- notatki na temat powodów nieumówienia wizyty (np. zbyt wysoka cena, brak wolnego terminu, niedogodny termin, brak interesującej usługi),
- godziny, w jakich zostały wykonane połączenia (natężenie ruchu o poszczególnych porach oraz efektywność w odbieraniu i oddzwanianiu).
Panel managera w aplikacji Medidesk
Dostęp do powyższych i wielu innych danych gwarantuje aplikacja Medidesk. Panel managera placówki medycznej to kompleksowe narzędzie łączące w sobie konsolę do analizy informacji spływających z rejestracji, z instrumentami marketingowymi. Umożliwia analizowanie wartościowych danych i wyciąganie na ich podstawie wniosków niezbędnych do właściwego zarządzania.
W panelu managera w aplikacji Medidesk znajdziesz m.in. dostęp do bieżących danych tworzonych przez rejestrację medyczną, a ponadto nagrania rozmów przeprowadzanych z pacjentami. Dzięki temu osoba do tego uprawniona będzie w stanie przeanalizować pracę placówki pod kątem problemów komunikacyjnych i potencjału usług.
Weryfikowanie skuteczności kampanii
Aplikacja Medidesk umożliwia również analizę kampanii marketingowych. Połączenie narzędzi projektowanych stricte pod pracę w placówce medycznej z panelem managerskim daje wiele możliwości.
Jedną z nich jest mierzenie ruchu telefonicznego z rozróżnieniem na konkretne źródła. W ten sposób możemy sprawdzić, w jakim stopniu funkcjonują nasze kampanie reklamowe (np. kampania Google Ads). Dzięki temu jesteśmy w stanie monitorować efektywność naszych działań marketingowych i lokować wysiłki w te obszary, które przynoszą zamierzone korzyści.
Śledzenie konwersji – planuj na solidnej podstawie
Zarządzasz dużym podmiotem medycznym lub prowadzisz własny gabinet? Stwórz sobie pełny obraz sytuacji. Dane marketingowe to ważne źródło informacji, nie dają jednak całościowego spojrzenia na efektywność pracy w placówce. Ważnym punktem na linii komunikacji z pacjentem jest rejestracja. To z niej warto czerpać dane na temat ich potrzeb i problemów na linii kontaktu z naszym podmiotem.
