Aplikacja Medidesk to nie tylko narzędzie do szeroko rozumianej obsługi ruchu telefonicznego w placówce, pomagające prawidłowo zorganizować i usprawnić pracę rejestracji medycznej. Jest to także nieocenione narzędzie analityczne dla menedżerów placówek ochrony zdrowia – pozwala ono w czasie rzeczywistym kontrolować pracę recepcji, umożliwia tworzenie różnego rodzaju zestawień i statystyk. Dzięki danym gromadzonym w aplikacji Medidesk można bez wielkiego trudu tworzyć podsumowania konkretnego okresu pracy placówki, a także planować działania na nadchodzące miesiące. Przełom roku to idealny czas, by przeznaczyć na to nieco czasu!

Sprawdź, jaki jest stosunek połączeń odebranych do nieodebranych

Nie jest możliwe, aby rejestracja medyczna odbierała absolutnie wszystkie połączenia przychodzące do placówki – niektóre pojawiają się poza godzinami pracy przychodni czy podczas przysługującej rejestratorce przerwy. Ogólnie jednak procentowy udział połączeń nieodebranych we wszystkich połączeniach do placówki nie powinien być zbyt wysoki. Jeśli taki jest, może to oznaczać, że w zespole występują pewne niedociągnięcia w przygotowaniach do wykonywanych obowiązków albo jest po prostu za mało liczny i nie jest w stanie obsłużyć całego ruchu telefonicznego. W takiej sytuacji jednym z pierwszych zadań na 2020 r. dla menedżera powinno być zrekrutowanie nowych pracowników oraz ułożenie odpowiednio grafiku.

Dowiedz się, na jakie usługi najchętniej zapisują się pacjenci

To wiedza bezcenna dla każdego menedżera. Jeśli szczególnym zainteresowaniem cieszą się konsultacje znanego profesora – spróbuj w nowym roku porozumieć się z nim w sprawie dodatkowych dyżurów. Sprawdź, czy brak miejsc na konsultacje nie był jednym z najczęstszych powodów rezygnacji z wizyt. Pacjenci bardzo chętnie i z dużym wyprzedzeniem zapisują się do ortopedy? Zastanów się, czy w nadchodzących miesiącach nie zatrudnić kolejnego specjalisty z tej dziedziny. Pacjenci chętnie korzystają w placówce z badań USG? Sprawdź, czy jest możliwość, by pracownia USG była czynna np. o godzinę dłużej. Każda umówiona wizyta to zysk dla placówki!

Skontroluj czas oczekiwania na połączenie

Pamiętaj, że minęły już czasy, kiedy pacjent cierpliwie oczekiwał na połączenie z placówką lub próbował się do niej dodzwonić po kilka-kilkanaście razy. W dobie olbrzymiej konkurencji między podmiotami medycznymi wygląda to tak, że jeśli nie dodzwoni się do placówki od razu, najprawdopodobniej będzie kontaktował się z kolejną. Dlatego tak ważny jest czas oczekiwania pacjenta na połączenie – długi nie wystawia placówce zbyt dobrej oceny. Dla menedżera jest to oznaka, że rejestracja wymaga poprawy organizacji pracy albo wsparcia w postaci kolejnych rejestratorek, które rozładują wysoki ruch telefoniczny w godzinach szczytu.

Sprawdź, ile trwa rozmowa rejestratorki z pacjentem

Z jednej strony rozmowa powinna być krótka i rzeczowa – pacjent powinien otrzymać od rejestratorki informacje, które są mu potrzebne, zapisać się na wizytę, dowiedzieć się, czy w placówce przyjmuje konkretny specjalista, ile kosztuje wizyta itp. Z drugiej strony, pacjent nawet w kontakcie przez telefon nie może czuć się jako kolejny petent do odhaczenia, ale człowiek, który ma określony problem i szuka rozwiązania. Dlatego w niektórych przypadkach rejestratorka powinna porozmawiać z pacjentem dłużej, okazując mu zrozumienie i empatię. Jak poznać takich pacjentów i w jaki sposób się z nimi komunikować, można dowiedzieć się podczas naszych szkoleń.

Dowiedz się, ilu pacjentów udało się odzyskać przez oddzwonienie

Jak już wspominaliśmy, to pacjent jeszcze niedawno musiał po kilka razy dzwonić do przychodni, by umówić się na wizytę. Teraz to rejestracja musi wykazywać postawę propacjencką, a jednocześnie prosprzedażową. Oddzwonienie do pacjenta, to absolutna konieczność! Medidesk notuje wszystkie połączenia przychodzące do placówki, więc znalezienie tych nieodebranych nie stanowi żadnego problemu. Przede wszystkim oddzwanianie pozwala „odzyskać” pacjenta i ostatecznie zapisać go na wizytę, a nawet jeśli się tak nie stanie, buduje to wizerunek placówki jako miejsca profesjonalnego i ukierunkowanego na komfort pacjentów.

Ustal, w jakie dni i w jakich godzinach pacjenci dzwonią najczęściej

Analiza natężenia ruchu telefonicznego w placówce jest bardzo ważna ze względu na organizację pracy rejestracji. Czy wiesz w jakie dni tygodnia, i w jakich godzinach pacjenci dzwonią najczęściej? Zastanów się, czy wtedy na stanowisku czuwa odpowiednia liczba rejestratorek. Jeżeli placówka odnotowuje wiele połączeń poza godzinami pracy, pomyśl, czy rozsądnie nie byłoby ich wydłużyć, zapewniając dodatkowe dyżury specjalistów.

To oczywiście tylko kilka przykładów! Medidesk pozwala gromadzić również wiele innych danych i statystyk dotyczących obsługi pacjentów w placówce – jeśli chcesz poznać wszystkie funkcjonalności aplikacji, skontaktuj się z nami! Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania!