W dynamicznie zmieniającym się sektorze ochrony zdrowia, efektywne zarządzanie placówką medyczną staje się kluczowym czynnikiem decydującym o jej sukcesie rynkowym. Właściciele i menedżerowie placówek medycznych coraz częściej poszukują rozwiązań, które pomogą im optymalizować procesy, zwiększać rentowność i podnosić jakość obsługi pacjentów. Jak wynika z doświadczeń ekspertów branżowych, brak odpowiedniej strategii zarządzania i właściwych narzędzi do jej realizacji może prowadzić do znaczących strat finansowych i nieefektywności operacyjnej.

Wyzwania współczesnych placówek medycznych

Współczesne placówki medyczne stoją przed wieloma wyzwaniami, które bezpośrednio wpływają na ich konkurencyjność i rentowność. Do najważniejszych z nich należą:

1. Nieoptymalne procesy komunikacji – zarówno wewnętrzne, jak i z pacjentami, generujące znaczne ukryte koszty
2. Brak kontroli nad efektywnością personelu – w tym trudności w ocenie rentowności poszczególnych lekarzy i usług
3. Niedostateczne wykorzystanie infrastruktury – w tym tzw. „pustogodziny” w gabinetach
4. Nieumiejętność mierzenia skuteczności działań marketingowych – trudności w określeniu ROI z poszczególnych kanałów pozyskiwania pacjentów
5. Wysoki odsetek nieodebranych połączeń – skutkujący utratą potencjalnych pacjentów
6. Brak kompleksowych raportów i analiz biznesowych – utrudniający podejmowanie strategicznych decyzji w oparciu o dane

Bez odpowiedniej strategii i narzędzi do jej realizacji, placówka medyczna nie ma szans na osiągnięcie maksymalnej rentowności. „Jeżeli Wasza placówka nie ma strategii, nie ma takiej możliwości, żebyście zarabiali tyle, ile powinniście. Zawsze zarabiacie mniej niż powinniście, dlatego że żadna placówka, która nie ma strategii, nie ma takiej fizycznej możliwości, żeby zarabiała na maksimum swojego obrotu” – wskazuje Kamil Kuczewski – ekspert w zarządzaniu placówkami medycznymi.

Artykuł opracowany na podstawie webinaru „Wyzwania w rozwoju firmy na przykładzie placówek medycznych” oraz doświadczeń we wdrażaniu systemu Medidesk w placówkach medycznych w całej Polsce.

Webinar, który odbył się 19.03.2025 roku. Wydarzenie było organizowane przez Medidesk a prelegentem był Kamil Kuczewski z firmy dentalway.pl. Zapis webinaru można obejrzeć poniżej:

Czym jest efektywna strategia zarządzania placówką medyczną?

Strategia to nie tylko ogólny plan działania. To przede wszystkim kombinacja konkretnych, mierzalnych celów, do których firma zmierza, oraz działań i środków, za pomocą których zamierza je osiągnąć. Dobrze zaprojektowana strategia powinna obejmować cztery kluczowe perspektywy:

1. Perspektywa finansowa

Obejmuje wszystkie wskaźniki związane z przepływami finansowymi w placówce, w tym:

• Przychody generowane przez poszczególnych lekarzy
• Obrót na godzinę pracy specjalisty
• Koszty bezpośrednie i pośrednie
• Break-even point dla każdego stanowiska
• Rentowność poszczególnych usług i specjalizacji

Warto podkreślić, że prawidłowo zarządzana placówka medyczna powinna osiągać rentowność na poziomie około 20%, co oznacza, że z każdych 100 000 zł przychodu, 20 000 zł powinno stanowić zysk właściciela po odliczeniu wszystkich kosztów.

2. Perspektywa pacjenta i marketingu

Ta perspektywa koncentruje się na:

• Badaniu satysfakcji i lojalności pacjentów
• Analizie efektywności poszczególnych kanałów marketingowych
• Określeniu kosztu pozyskania nowego pacjenta
• Kontroli retencji pacjentów i wskaźnika poleceń

Działania marketingowe, choć często postrzegane jako koszt, w rzeczywistości stanowią inwestycję, która przy właściwym zarządzaniu przynosi wymierny zwrot. Jednak bez odpowiednich narzędzi do monitorowania i analizy trudno jest określić, które kanały marketingowe są najbardziej efektywne. Przy analizie budżetu marketingowego idealnie sprawdza się system Medidesk.

Już teraz możesz skorzystać z bezpłatnej możliwości przetestowania systemu przez 30 dni – kliknij tutaj i popraw wyniki Twoich kampani!

3. Perspektywa procesów wewnętrznych

Dotyczy wszystkich procedur i procesów zachodzących w placówce, w tym:

• Organizacji pracy recepcji
• Procesu obsługi pacjenta od pierwszego kontaktu do zakończenia leczenia
• Procedur komunikacji wewnętrznej
• Zarządzania czasem pracy personelu

Efektywnie zaprojektowane procesy minimalizują straty czasu i zasobów, przekładając się bezpośrednio na wyższe przychody i zadowolenie pacjentów.

4. Perspektywa wiedzy i rozwoju personelu

Obejmuje:

• Kompetencje pracowników i ich rozwój
• Systemy motywacyjne
• Kulturę organizacyjną
• Transfer wiedzy w organizacji

Inwestycja w rozwój kompetencji personelu, szczególnie w zakresie obsługi pacjenta i umiejętności sprzedażowych, jest jednym z kluczowych czynników sukcesu placówki medycznej.

Rola nowoczesnych narzędzi w realizacji strategii

Aby skutecznie wdrożyć strategię i monitorować jej realizację, placówki medyczne potrzebują nowoczesnych narzędzi technologicznych. Jednym z takich rozwiązań jest system Medidesk, który kompleksowo wspiera zarządzanie relacjami z pacjentami i optymalizację procesów wewnętrznych.

Medidesk – kompleksowe rozwiązanie dla placówek medycznych

Medidesk to aplikacja webowa działająca w modelu SaaS (Software as a Service), która została zaprojektowana specjalnie dla branży medycznej. System ten integruje wszystkie kanały komunikacji z pacjentami (telefon, email, formularze kontaktowe) w jednym interfejsie, umożliwiając monitorowanie, raportowanie i automatyzację procesów.

Kluczowe funkcjonalności Medidesk:

1. Monitoring ruchu telefonicznego w czasie rzeczywistym
   • Identyfikacja wszystkich połączeń przychodzących i wychodzących
   • Analiza nieodebranych połączeń
   • Funkcja Call Back – możliwość błyskawicznego oddzwonienia do pacjenta
2. System statusów i analityki
   • Śledzenie statusu każdego kontaktu z pacjentem
   • Analiza powodów, dla których wizyta nie została umówiona
   • Monitorowanie efektywności pracy recepcji
3. Integracja z systemami marketingowymi
   • Identyfikacja źródeł pozyskania pacjenta (reklama Google, Facebook, ulotki, polecenia)
   • Analiza skuteczności poszczególnych kanałów marketingowych
   • Optymalizacja wydatków na marketing
4. Zaawansowana analityka biznesowa
   • Raporty obłożenia placówki
   • Statystyki konwersji kontaktów na wizyty
   • Analiza efektywności pracy personelu
5. Integracja z telefonią VoIP
   • Możliwość wykonywania i odbierania połączeń z poziomu aplikacji
   • Nagrywanie rozmów do celów szkoleniowych
   • Zapowiedzi i kolejkowanie połączeń

Korzyści z wdrożenia Medidesk:

1. Zwiększenie liczby umówionych wizyt Medidesk pozwala na znaczące zwiększenie liczby skutecznie umówionych wizyt poprzez:
   • Redukcję liczby nieodebranych połączeń
   • Umożliwienie szybkiego oddzwonienia do pacjentów, którzy nie dodzwonili się do placówki
   • Zaawansowany system zarządzania kontaktami

   Przykład: W jednej z placówek po wdrożeniu Medidesk liczba odebranych połączeń wzrosła z 29% do 71% w ciągu zaledwie 4 miesięcy.

2. Optymalizacja pracy recepcji System umożliwia:
   • Monitorowanie efektywności pracy poszczególnych recepcjonistek
   • Identyfikację obszarów wymagających szkoleń
   • Wprowadzenie standardów obsługi pacjenta

   Przykład: Analiza efektywności umawiania wizyt przez poszczególne recepcjonistki wykazała różnice sięgające 26 punktów procentowych (od 41% do 67% skuteczności).

3. Efektywne zarządzanie marketingiem Medidesk pozwala na:
   • Dokładną analizę skuteczności kampanii marketingowych
   • Śledzenie całej ścieżki pacjenta – od pierwszego kontaktu do realizacji usługi
   • Optymalizację wydatków na marketing

   Przykład: W jednej z placówek dokładna analiza wykazała, że z 1116 zgłoszeń pochodzących z Google Ads tylko 25,4% zakończyło się umówieniem wizyty, co pozwoliło na optymalizację kampanii i zwiększenie jej efektywności.

4. Redukcja kosztów operacyjnych Wdrożenie systemu przyczynia się do:
   • Eliminacji mikrostrat wynikających z nieefektywnych procesów
   • Optymalizacji czasu pracy personelu
   • Redukcji kosztów komunikacji wewnętrznej
5. Kontrola biznesowa dla właściciela/managera System zapewnia:
   • Dostęp do kluczowych wskaźników biznesowych w czasie rzeczywistym
   • Możliwość zarządzania placówką z dowolnego miejsca
   • Transparentność wszystkich procesów

Chcesz sprawdzić działanie Medidesk w praktyce w Twojej placówce? Umów się na bezpłatną konsultację – kliknij tutaj.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie placówką medyczną w dzisiejszych czasach wymaga strategicznego podejścia wspieranego przez nowoczesne narzędzia technologiczne. Jak pokazują doświadczenia ekspertów branżowych i liczne studia przypadków, wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania, takiego jak Medidesk, może przynieść znaczące korzyści:

• Zwiększenie przychodów poprzez optymalizację procesów i redukcję strat
• Poprawa rentowności dzięki kontroli kosztów i efektywnemu zarządzaniu zasobami
• Podniesienie jakości obsługi pacjenta, co przekłada się na wzrost lojalności i poleceń
• Optymalizacja wydatków marketingowych i zwiększenie ich efektywności
• Rozwój kompetencji personelu i budowanie kultury organizacyjnej zorientowanej na wyniki

Jak trafnie podsumowuje ekspert: „Każdy gabinet dąży do stabilizacji, ale aby tę stabilizację osiągnąć, najpierw trzeba stworzyć fundamenty w postaci dobrze zaprojektowanej strategii i narzędzi do jej realizacji”.

Medidesk, jako kompleksowe rozwiązanie zaprojektowane specjalnie dla branży medycznej, stanowi jeden z najważniejszych elementów tej układanki, pozwalając właścicielom i managerom placówek na precyzyjne zarządzanie, kontrolę i optymalizację wszystkich procesów biznesowych.