Mówi się, że dobre pierwsze wrażenie można na kimś zrobić tylko raz. Brzmi to wprawdzie trywialnie, ale wbrew pozorom powiedzenie to można odnieść do wielu dziedzin życia – także mniej oczywistych. Mamy świadomość tego, że poznając nową osobę, staramy się wypaść jak najlepiej, podobnie podczas rozmowy o pracę. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że dokładnie ten sam mechanizm występuje w sytuacji, gdy pacjent nawiązuje kontakt z placówką medyczną – czy to poprzez swoją fizyczną obecność, czy przez telefon. O to, jak mądrze zatrudniać rejestratorów medycznych i jak skutecznie wdrożyć ich do pracy w nowym artykule na blogu Medidesk.
Skuteczna rejestracja to najlepsza wizytówka placówki medycznej
Nie ulega wątpliwości, że to właśnie pracownicy rejestracji stanowią pierwszy punkt styczności pacjenta z danym podmiotem leczniczym, a tym samym – tworzą swoistą wizytówkę tej placówki. W zależności od tego, jakie kompetencje posiadają, mogą pozostawić po sobie w danym pacjencie (a zarazem kliencie) pozytywny lub negatywny obraz instytucji, w której są zatrudnieni. Oznacza to, że menedżerowie placówek medycznych powinni nie tylko dbać o odpowiednie przeszkolenie obecnych pracowników, ale także w odpowiedni sposób podchodzić do rekrutacji kolejnych osób.
Ten drugi aspekt wiąże się między innymi z odpowiednim skonstruowaniem ogłoszenia o pracę. Wbrew pozorom, nie jest łatwo napisać skuteczny, czytelny i zachęcający do pracy anons. Przede wszystkim – konieczne jest podanie widełek płacowych. Menedżerowie podmiotów leczniczych mają świadomość tego, jaki budżet mogą przeznaczyć na dane stanowisko, natomiast potencjalni pracownicy chcą wiedzieć, z jakimi zarobkami wiąże się praca w danym miejscu. Warto także postawić na pełną otwartość i uczciwość względem kandydatów, mówiąc wprost o tym, że pracowników rejestracji medycznej czeka praca zmianowa, czy też możliwość otrzymania umowy o pracę dopiero po roku. Należy także jasno i czytelnie zaznaczyć wszystkie dodatkowe wymagania, stawiane kandydatom, takie jak znajomość języka angielskiego, konieczna przy sprzedaży usług medycznych obcokrajowcom. Dodatkowo, by sprawdzić kandydujące osoby, warto poprosić je o wykonanie drobnego zadania – na przykład wysłania CV oraz kilku słów o sobie. Zadanie to pozwoli sprawdzić, ilu kandydatów wykona to, o co zostali poproszeni.
Gdzie szukać rejestratorek do placówek medycznych?
Bez wątpienia obecnie większość rekrutacji rozpoczyna się od zapytania zaufanych osób. To właśnie polecenia i znajomości mają istotny wpływ na proces rekrutacyjny, ponieważ oprócz danych kontaktowych kandydata otrzymujemy także opinię na jego temat, pochodzącą z zaufanego dla nas źródła. Może być nim lekarz, pracujący w kilku miejscach jednocześnie, może być zaprzyjaźniona pielęgniarka, która wie akurat o osobie poszukującej pracy – każdorazowo możemy z polecenia trafić na osobę, która zdobyła już czyjeś zaufanie.
Coraz częściej poszukiwania pracowników rozpoczynają się online – nie tylko poprzez zamieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej placówki medycznej, ale także poprzez portale typu pracuj.pl, na których można zostawić bardzo precyzyjnie skonstruowaną ofertę pracy. Także rekrutacja za pomocą Facebooka staje się popularnym – a zarazem skutecznym – rozwiązaniem. W tym przypadku anons może zostać zamieszczony nie tylko na facebookowym fanpage’u podmiotu leczniczego, ale także na grupach dla osób poszukujących pracy w danym mieście lub w branży medycznej.
Jakie kompetencje i umiejętności powinna mieć rejestratorka medyczna?
Warto podczas rozmowy kwalifikacyjnej zwrócić uwagę na to, czy kandydaci i kandydatki posiadają cechy, jakimi powinna charakteryzować się osoba pracująca na stanowisku rejestratora medycznego. Przede wszystkim kandydaci winni wykazywać się odpornością na stres – może on bowiem wynikać z różnych sytuacji: nieustannego kontaktu z pacjentami, niespodziewanych sytuacji (takich, jak nagłe wypadnięcie lekarza z grafiku lub jego spóźnienie), a także zmiany dotyczące przepisów, z którymi należy być obeznanym.
Kolejną cechą, jaka jest kluczowa w tym zawodzie, jest bardzo dobra komunikatywność. Oznacza to, że rejestratorka medyczna powinna być w stanie w prosty, przystępny sposób porozumieć się z pacjentem, przekazując mu jasno i czytelnie wszystkie potrzebne mu informacje. Z drugiej strony – ważna jest także komunikacja w relacji z lekarzem, który może posługiwać się terminami medycznymi. One również nie powinny być obce rejestratorom medycznym – przynajmniej w zakresie zabiegów wykonywanych w danej placówce oraz schorzeń, którymi zajmują się pracujący w niej lekarze.
Co więcej, rejestratorzy medyczni powinni wykazywać się także szeregiem innych cech, takich jak cierpliwość, wyrozumiałość czy też umiejętność słuchania. Ważne jest przy tym wszystkim jednak, by osoba taka wykazywała się równocześnie bardzo dobrą organizacją swojego czasu i swojej pracy. Można nawet śmiało pokusić się o stwierdzenie, że to właśnie ta cecha jest kluczową, pozwala bowiem na równoczesne dbanie o pacjentów kontaktujących się telefonicznie oraz przebywających w poczekalni. Co więcej, osoba zorganizowana będzie w stanie także sprawniej reagować na wszystkie zmiany w harmonogramie pracy, takie jak spóźnienie lekarza, rezygnacja pacjenta z wizyty oraz innych, nieprzewidzianych sytuacji, które mogą zaburzyć sprawne funkcjonowanie placówki medycznej.
Szkolenia i szybkie wdrożenie do pracy rejestratorki medycznej
Kiedy już spośród rekrutowanych osób wybierzemy tę, której profil najbardziej odpowiada naszemu wyobrażeniu rejestratora medycznego, trzeba tę osobę odpowiednio wdrożyć do pracy. Świetnym pomysłem jest przygotowanie dla takiej osoby – najlepiej z jej pomocą – odpowiednich procedur, czy też map procesowych, jak powinien wyglądać przebieg jej rozmowy z pacjentem lub schemat działania w określonym przypadku. Dzięki takim gotowym procedurom osoba pracująca w rejestracji medycznej będzie w stanie poradzić sobie w trudniejszych sytuacjach, o wiele swobodniej przejdzie także przez pierwsze dni adaptacyjne na nowym stanowisku. Dodatkową zaletą map procesowych jest zmniejszenie szansy na popełnienie błędu na którymkolwiek etapie, ponieważ pracownik może po prostu „odhaczać” kolejne punkty z checklisty, jaką ma przygotowaną na daną sytuację.
Warto także rozważyć organizowane przez Medidesk szkolenia dla pracowników rejestracji medycznych. Co ważne – przeznaczone są one nie tylko dla osób indywidualnych, ale także dla całych zespołów, obsługujących rejestracje medyczne, osób pracujących w medycznych call center oraz właścicieli i menedżerów podmiotów leczniczych. W ich trakcie analizowane są dotychczasowe sposoby obsługi pacjenta, by znaleźć elementy, które wymagają poprawy. Nie brak także przykładów, wskazujących na dobre praktyki innych placówek medycznych.
