Przygotowując się, zgodnie z prawem, do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, wielu menedżerów podmiotów leczniczych skupia się przede wszystkim na odpowiednim przeszkoleniu personelu. To oczywiście bardzo istotna kwestia i nie należy jej lekceważyć, istotne jest jednak, by równolegle z dokształcaniem pracowników naszej placówki medycznej, zadbać o wdrożenie odpowiedniego, bezpiecznego systemu, który zabezpieczy dane przechowywane przez nas w EDM. Warto zatem, wybierając oprogramowanie, sprawdzić jego możliwości i porównać z konkurencyjnymi systemami.
Na co zwracać uwagę przy wyborze systemu do ochrony danych?
Od 1 stycznia 2021 roku dokumentacja medyczna powinna być wytwarzana elektronicznie – bez względu na to, czy prowadzimy prywatną praktykę lekarską, czy działamy w oparciu o umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia. Co więcej – w platformie P1 przetwarzane są od tej daty e-recepty i e-skierowania, a także karty informacyjne leczenia szpitalnego. Od kwietnia platforma ta obsługuje również opisy badań diagnostycznych oraz wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem.
Biorąc pod uwagę fakt, że od 1 lipca 2021 roku wszystkie zdarzenia medyczne będą wymagały raportowania do Systemu P1, konieczne jest, by wybrany przez daną placówkę medyczną system do elektronicznej dokumentacji medycznej był kompatybilny z platformą P1 – brak takiego dostosowania spowoduje, że lekarz nie będzie mógł wysyłać i pobierać informacji o zdarzeniach medycznych danego pacjenta.
Uwzględniając ochronę przechowywanych w EDM danych, warto przede wszystkim zwrócić uwagę na sposób przechowywania dokumentacji. Istnieją bowiem rozwiązania tradycyjne, oznaczające przechowywanie zarówno oprogramowania, jak i bazy danych na konkretnym komputerze lub serwerze, oraz oprogramowanie działające w chmurze. W tradycyjnym wariancie to dana placówka medyczna zobowiązana jest do zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz tworzenia ich bezpiecznej kopii zapasowej, na wypadek np. awarii komputera. Wybór rozwiązania w chmurze odciąża menedżera danego podmiotu leczniczego od stosowania dodatkowych zabezpieczeń, wiążę się jednak z udostępnieniem wrażliwych danych pacjentów firmie zewnętrznej – dlatego warto dokonać mądrego wyboru.
Jakie funkcje musi posiadać system do prowadzenia EDM?
Podstawowym zadaniem systemu EDM jest wytwarzanie elektronicznej dokumentacji medycznej. Za jego pośrednictwem osoba świadcząca usługę medyczną – na przykład lekarz – może zarejestrować zdarzenie medyczne, a także podpisać je cyfrowym podpisem, by zabezpieczyć je przed nieuprawnioną zmianą treści wprowadzonych przez siebie informacji. System zatem, zależnie od potrzeb danego podmiotu, powinien umożliwiać tworzenie e-recept, e-skierowań, wpisów informacyjnych o rozpoznawaniu choroby czy wynikach przeprowadzonych badań, a także dokumentów realizacji recepty w aptece lub kart informacyjnych z leczenia szpitalnego.
Istotne jest jednak również, by system do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej pozwalał także na wykorzystywanie zgromadzonych informacji. W ten sposób przykładowo lekarz będzie w stanie natychmiast zdobyć wiedzę na temat historii i procesu leczenia pacjenta. Warto pamiętać również o cyfryzacji archiwum kartotek, przechowywanych wcześniej w wersji papierowej. Wprowadzając wszystkie dane do systemu możemy równocześnie zadbać o integrację dokumentów, jakie zostały stworzone przez różne systemy służby zdrowia.
Bezpieczeństwo oprogramowania do EDM
Aby oprogramowanie do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej można było uznać za bezpieczne, powinno ono spełniać określone wymagania – także na poziomie wykorzystywania w danym podmiocie leczniczym. Dostęp do systemu, a zarazem do dokumentacji, powinien być zapewniony wyłącznie osobom uprawnionym. Co więcej, EDM powinna być chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem – warto zatem zadbać o to, by regularnie tworzyć bezpiecznie przechowywaną kopię zapasową bazy danych.
Wreszcie – konieczne jest zastosowanie takich metod i środków ochrony dokumentacji, które powszechnie uznawane są za skuteczne. Z tego powodu użytkownicy, mający dostęp do prowadzonej przez placówkę elektronicznej dokumentacji medycznej nie tylko powinni korzystać z podpisu elektronicznego, ale równocześnie znakować datą i czasem każdy dokument, do którego wprowadzili zmiany. Pozwoli to na odtworzenie przebiegu wydarzeń, jeśli ktokolwiek wprowadzi nieprawidłowe dane – choćby omyłkowo. Ponadto każdy użytkownik systemu EDM powinien posiadać własny login oraz hasło, składające się z przynajmniej ośmiu znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr i znaków specjalnych. Trudne do złamania hasło jest dodatkowym zabezpieczeniem przed niepowołanym dostępem do bazy danych. Warto także zadbać o regularne zmienianie hasła – nie rzadziej niż co 30 dni.
Dostawcy oprogramowania EDM
Wbrew pozorom, wybór oprogramowania do elektronicznej dokumentacji medycznej nie ogranicza się do 2 lub 3 opcji. Obecnie menedżerowie podmiotów leczniczych mają do wyboru aż 22 rozwiązania, które zebraliśmy w przygotowanym przez nas bezpłatnym zestawieniu oprogramowań do EDM. Można je podzielić na trzy podstawowe grupy – rozwiązania bezpłatne, takie jak przykładowo Gabinet.gov.pl, oraz rozwiązania płatne – dostępne albo w chmurze obliczeniowej, albo w formie tradycyjnego oprogramowania.
Warto zaznajomić się z poszczególnymi systemami oraz możliwościami, jakie oferują – dzięki wnikliwej analizie ostateczny wybór oprogramowania pozwoli na dobranie takich narzędzi, które będą najbardziej odpowiadać prowadzonej przez placówkę działalności medycznej. Warto zapytać o zdanie również personel medyczny – to właśnie te osoby będą na co dzień korzystać z EDM, a zatem system powinien być dla nich jak najbardziej intuicyjny i prosty w obsłudze.
