Przygotowując się, zgodnie z prawem, do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, wielu menedżerów podmiotów leczniczych skupia się przede wszystkim na odpowiednim przeszkoleniu personelu. To oczywiście bardzo istotna kwestia i nie należy jej lekceważyć, istotne jest jednak, by równolegle z dokształcaniem pracowników naszej placówki medycznej, zadbać o wdrożenie odpowiedniego, bezpiecznego systemu, który zabezpieczy dane przechowywane przez nas w EDM. Warto zatem, wybierając oprogramowanie, sprawdzić jego możliwości i porównać z konkurencyjnymi systemami.

Na co zwracać uwagę przy wyborze systemu do ochrony danych?

Od 1 stycznia 2021 roku dokumentacja medyczna powinna być wytwarzana elektronicznie – bez względu na to, czy prowadzimy prywatną praktykę lekarską, czy działamy w oparciu o umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia. Co więcej – w platformie P1 przetwarzane są od tej daty e-recepty i e-skierowania, a także karty informacyjne leczenia szpitalnego. Od kwietnia platforma ta obsługuje również opisy badań diagnostycznych oraz wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem.

Biorąc pod uwagę fakt, że od 1 lipca 2021 roku wszystkie zdarzenia medyczne będą wymagały raportowania do Systemu P1, konieczne jest, by wybrany przez daną placówkę medyczną system do elektronicznej dokumentacji medycznej był kompatybilny z platformą P1 – brak takiego dostosowania spowoduje, że lekarz nie będzie mógł wysyłać i pobierać informacji o zdarzeniach medycznych danego pacjenta.

Uwzględniając ochronę przechowywanych w EDM danych, warto przede wszystkim zwrócić uwagę na sposób przechowywania dokumentacji. Istnieją bowiem rozwiązania tradycyjne, oznaczające przechowywanie zarówno oprogramowania, jak i bazy danych na konkretnym komputerze lub serwerze, oraz oprogramowanie działające w chmurze. W tradycyjnym wariancie to dana placówka medyczna zobowiązana jest do zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz tworzenia ich bezpiecznej kopii zapasowej, na wypadek np. awarii komputera. Wybór rozwiązania w chmurze odciąża menedżera danego podmiotu leczniczego od stosowania dodatkowych zabezpieczeń, wiążę się jednak z udostępnieniem wrażliwych danych pacjentów firmie zewnętrznej – dlatego warto dokonać mądrego wyboru.

Jakie funkcje musi posiadać system do prowadzenia EDM?

Podstawowym zadaniem systemu EDM jest wytwarzanie elektronicznej dokumentacji medycznej. Za jego pośrednictwem osoba świadcząca usługę medyczną – na przykład lekarz – może zarejestrować zdarzenie medyczne, a także podpisać je cyfrowym podpisem, by zabezpieczyć je przed nieuprawnioną zmianą treści wprowadzonych przez siebie informacji. System zatem, zależnie od potrzeb danego podmiotu, powinien umożliwiać tworzenie e-recept, e-skierowań, wpisów informacyjnych o rozpoznawaniu choroby czy wynikach przeprowadzonych badań, a także dokumentów realizacji recepty w aptece lub kart informacyjnych z leczenia szpitalnego.

Istotne jest jednak również, by system do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej pozwalał także na wykorzystywanie zgromadzonych informacji. W ten sposób przykładowo lekarz będzie w stanie natychmiast zdobyć wiedzę na temat historii i procesu leczenia pacjenta. Warto pamiętać również o cyfryzacji archiwum kartotek, przechowywanych wcześniej w wersji papierowej. Wprowadzając wszystkie dane do systemu możemy równocześnie zadbać o integrację dokumentów, jakie zostały stworzone przez różne systemy służby zdrowia.

[reklama id=”10053″]

Bezpieczeństwo oprogramowania do EDM

Aby oprogramowanie do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej można było uznać za bezpieczne, powinno ono spełniać określone wymagania – także na poziomie wykorzystywania w danym podmiocie leczniczym. Dostęp do systemu, a zarazem do dokumentacji, powinien być zapewniony wyłącznie osobom uprawnionym. Co więcej, EDM powinna być chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem – warto zatem zadbać o to, by regularnie tworzyć bezpiecznie przechowywaną kopię zapasową bazy danych.

Wreszcie – konieczne jest zastosowanie takich metod i środków ochrony dokumentacji, które powszechnie uznawane są za skuteczne. Z tego powodu użytkownicy, mający dostęp do prowadzonej przez placówkę elektronicznej dokumentacji medycznej nie tylko powinni korzystać z podpisu elektronicznego, ale równocześnie znakować datą i czasem każdy dokument, do którego wprowadzili zmiany. Pozwoli to na odtworzenie przebiegu wydarzeń, jeśli ktokolwiek wprowadzi nieprawidłowe dane – choćby omyłkowo. Ponadto każdy użytkownik systemu EDM powinien posiadać własny login oraz hasło, składające się z przynajmniej ośmiu znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr i znaków specjalnych. Trudne do złamania hasło jest dodatkowym zabezpieczeniem przed niepowołanym dostępem do bazy danych. Warto także zadbać o regularne zmienianie hasła – nie rzadziej niż co 30 dni.

Dostawcy oprogramowania EDM

Wbrew pozorom, wybór oprogramowania do elektronicznej dokumentacji medycznej nie ogranicza się do 2 lub 3 opcji. Obecnie menedżerowie podmiotów leczniczych mają do wyboru aż 22 rozwiązania, które zebraliśmy w przygotowanym przez nas bezpłatnym zestawieniu oprogramowań do EDM. Można je podzielić na trzy podstawowe grupy – rozwiązania bezpłatne, takie jak przykładowo Gabinet.gov.pl, oraz rozwiązania płatne – dostępne albo w chmurze obliczeniowej, albo w formie tradycyjnego oprogramowania.
Warto zaznajomić się z poszczególnymi systemami oraz możliwościami, jakie oferują – dzięki wnikliwej analizie ostateczny wybór oprogramowania pozwoli na dobranie takich narzędzi, które będą najbardziej odpowiadać prowadzonej przez placówkę działalności medycznej. Warto zapytać o zdanie również personel medyczny – to właśnie te osoby będą na co dzień korzystać z EDM, a zatem system powinien być dla nich jak najbardziej intuicyjny i prosty w obsłudze.