Koordynator rejestracji medycznej to relatywnie nowe stanowisko w strukturach placówek ochrony zdrowia. Zapotrzebowanie na tego typu osoby pojawiło się wraz z rozwojem roli, jaką pełni w placówce rejestracja. W nowoczesnych, dobrze zarządzanych i rentownych finansowo placówkach rejestratorki to podstawa funkcjonowania! Współczesne rejestratorki powinny wykazywać aktywność sprzedażową, odpowiadać za szeroko rozumianą obsługę pacjenta, budować pozytywny wizerunek placówki. Niezbędna jest więc osoba, która będzie kierować pracą zespołu rejestracji – czyli właśnie koordynator rejestracji medycznej. Lista jego obowiązków i zadań w miejscu pracy jest naprawdę długa!

• Kierowanie zespołem rejestracji i właściwa organizacja pracy zespołu

Koordynator zespołu rejestracji to lider całego zespołu. Zajmuje się kompleksowym zarządzaniem rejestracją, organizuje czas pracy rejestratorek, ustala grafiki pracy, przeprowadza rekrutację nowych pracowników, opracowuje i wdraża efektywny model funkcjonowania rejestracji. Zdarza się, że rolę koordynatora recepcji pełni jednocześnie manager całej placówki, ale coraz częściej jest to odrębne stanowisko w strukturze organizacyjnej.

• Dbałość o przestrzeganie BHP i higieny pracy zatrudnionych pracowników

Ważnym zadaniem koordynatora zespołu rejestracji jest taka organizacja pracy, by wszystkie rejestratorki funkcjonowały w środowisku zgodnym z zasadami BHP i higieny pracy. Koordynator ustala czas przerw w pracy, kontroluje korzystanie z urlopów wypoczynkowych, zapewnia pracownikom narzędzia niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków. Należy pamiętać, że przepisy BHP w odniesieniu do rejestratorek medycznych mogą obejmować takie kwestie, jak dodatkowe przerwy związane z pracą przed monitorem, obowiązek zakupu przez pracodawcę okularów, wyposażenie recepcji w odpowiednie biurka i krzesła itp.

• Koordynacja obiegu dokumentacji medycznej

Rejestracja jest kluczowym miejscem jeśli chodzi o obieg dokumentacji medycznej w placówce. Koordynator rejestracji medycznej ma za zadanie opracować taki schemat jej obiegu, by zawsze na czas trafiała do gabinetów lekarskich, aby można było szybko i sprawnie przygotować jej kopię dla pacjentów, by była przechowywana i udostępniania zgodnie z przepisami RODO.

• Dbałość o pozytywny wizerunek placówki

O tym, że rejestracja medyczna w największym stopniu odpowiada za pierwsze wrażenie pacjenta dotyczące całej placówki, nikogo nie trzeba przekonywać. Dotyczy to zarówno profesjonalnej obsługi czy miłego, empatycznego odnoszenia się do pacjenta, jak i innych kwestii. Koordynator rejestracji medycznej może zadbać o wystrój recepcji, wprowadzić zasady dress code’u dla rejestratorek, a także dbać o ich rozwój w zakresie umiejętności interpersonalnych, co przekłada się na postrzeganie placówki przez pacjentów.

• Poszukiwania i wprowadzanie nowych rozwiązań w zakresie obsługi i rejestracji pacjentów

Bardzo ważnym zadaniem koordynatora rejestracji medycznej jest wyszukiwanie i wdrażanie rozwiązań oraz narzędzi, które usprawniają pracę rejestratorek – a co za tym idzie, pozytywnie wpływają na liczbę pacjentów i wyniki finansowe placówki. Jednym z takich narzędzi jest system Medidesk, na który składa się wbudowana telefonia VoIP, narzędzie do zarządzania ruchem telefonicznym w placówce oraz platforma do udzielania świadczeń telemedycyny. Zobacz funkcje i możliwości aplikacji Medidesk dla managerów placówek medycznych.

• Sporządzanie raportów

Koordynator rejestracji medycznej musi na bieżąco przygotowywać raporty dotyczące pracy rejestracji, kluczowych wskaźników biznesowych, liczby umówionych wizyt, liczby nieodebranych połączeń itp. Dzięki temu ma stałą kontrolę nad funkcjonowaniem recepcji, może szybko wykrywać obszary wymagające poprawy i wdrażać odpowiednie działania naprawcze. Warto pamiętać, że mnóstwo bezcennych danych i statystyk dotyczących pracy rejestracji zbiera oraz automatycznie analizuje system Medidesk.

[reklama id=”10677″]

• Bieżące współzarządzanie placówką

Koordynator rejestracji medycznej – wraz z innymi osobami ze szczebla menedżerskiego i dyrektorskiego – odpowiada za bieżące funkcjonowanie całej placówki. Pozostawać więc musi w stałym kontakcie z właścicielem, dyrektorem ds. medycznych, szefem marketingu czy działem księgowo-kadrowym.

• Realizacja celów biznesowych

Żaden cel biznesowy placówki nie może zostać osiągnięty bez udziału rejestracji medycznej. Zwiększenie liczby pacjentów, wzrost liczby umawianych wizyt, ograniczenie liczby pacjentów utraconych – w realizacji każdego z tych zadań niezbędna jest sprawnie działająca rejestracja medyczna, za organizację której odpowiada właśnie koordynator. Oczywiście pamiętać należy tu również o aspektach finansowych, czyli zarządzaniu kosztami czy odpowiedzialności za budżet placówki.

• Dbanie o stały rozwój zakresu i jakości świadczonych usług

Wymagania stawianie przez pacjentów placówkom medycznym są obecnie bardzo wysokie. Oczekują oni szerokiego zakresu usług, możliwości szybkiego umówienia się na wizytę oraz doskonałej jakości obsługi na każdym etapie kontaktu z placówką. Koordynator rejestracji medycznej ma w tych kwestiach wiele obowiązków. Na podstawie analizy danych z systemu Medidesk można ustalić, o jakich specjalistów pacjenci pytają najczęściej albo jakie są najczęstsze przyczyny nieumówienia wizyty. System daje też możliwość odsłuchiwania rozmów rejestratorek, co pozwala wykryć, jakie elementy ich pracy wymagają poprawy, np. poprzez dedykowane szkolenia.

Jak widać, koordynator rejestracji medycznej to osoba, która może wnieść wiele jakości do funkcjonowania każdej placówki.