Epidemia COVID-19 postawiła wiele wyzwań przed placówkami POZ. W trosce o bezpieczeństwo pracowników i pacjentów należało wprowadzić wiele zmian. Dotknęły one różnych obszarów codziennego funkcjonowania podmiotów medycznych. Jak zmieniło się zarządzenie przychodnią w wyniku epidemii? Jak ze zmianami i ograniczeniami radzą sobie nowoczesne placówki medyczne? O tym w artykule.

Organizacja bezpiecznej placówki medycznej w dobie epidemii – na czym polega?

W okresie epidemii zapewnienie bezpieczeństwa w placówce medycznej stało się wyzwaniem większym niż kiedykolwiek. Obok codziennego dążenia do zapewnienia wysokiej jakości usług medycznych, placówki muszą spełnić też szereg wymogów sanitarnych. Pod uwagę należy wziąć zagrożenie związane z niebezpieczeństwem epidemicznym – spowodowane wirusem i skutkami choroby. Jest ono dwojakie: zewnętrzne, czyli zabezpieczenie placówki i pracowników przed zakażeniem np. ze strony osób, które odwiedzają przychodnię i mogą być zakażone, ale też wewnętrzne – zagrożenie zakażenia się pomiędzy pracownikami. To sprawia, że musimy na nowo zdefiniować organizację pracy w placówce – przeorganizować przestrzeń, grafik oraz sposób, w jaki kontaktują się pracownicy.

Obok wyzwania związanego z bezpieczeństwem bezpośrednim, zdrowotnym, jest też kwestia bezpieczeństwa biznesowego. Nie każdy ma świadomość tego, jak ważna jest ciągłość działania dla podmiotu medycznego. Współczesna rzeczywistość wymusiła elastyczne podejście do tematu. W ciągu ostatniego roku wiele z nas przekonało się, że odbywanie zdalnych wizyt w wielu przypadkach może zaspokoić potrzeby pacjentów. Jest to wygodna forma odbywania konsultacji – szczególnie gdy jest dobrze przygotowana. Mimo to oczywiste jest, że e-wizyty należy traktować jako wsparcie, a nie następstwo tradycyjnych usług lekarskich. Nie wszystkie konsultacje i badania można przeprowadzić zdalnie. Są sytuacje, w których obecność pacjenta i lekarza są niezbędne. Stąd też zarządzanie przychodnią w dobie epidemii wymaga nowych rozwiązań komunikacyjnych tu i teraz.

Jak zarządzać komunikacją z pacjentem?

W obliczu sytuacji kryzysowej rośnie znaczenie odpowiedniej komunikacji. Dla zapewnienia ciągłości działania podmiotu medycznego bardzo ważna jest ta na linii placówka-pacjent. Jej płaszczyzn jest wiele. Będzie to zarówno komunikacja bezpośrednia (ta, która odbywa się fizycznie, na miejscu), jak i ta zdalna – za pośrednictwem e-maili, czatu, videorozmowy, strony internetowej, czy mediów społecznościowych. Nie możemy jednak zapominać, że podstawą kontaktu z pacjentem w placówce medycznej jest rozmowa telefoniczna. Rozwijanie i wspieranie tej drogi komunikacyjnej to klucz do dobrego zarządzania przychodnią w sytuacji epidemicznej. Odpowiednia organizacja centrali telefonicznej pozwala wyeliminować wiele słabych punktów. Jednocześnie jest to szansa na realne podniesienie konkurencyjności naszej placówki w oczach pacjentów.

Telefon do rejestracji medycznej – na czym warto się skupić?

Nie ma co ukrywać, że poprawa wydolności telefonicznej to duże wyzwanie w placówce medycznej. Nie zawsze jesteśmy w stanie sprawić, że pacjent dodzwoni się do placówki o każdej godzinie i to tuż po pierwszym sygnale. Kluczem do sukcesu jest jednak przygotowanie się na sytuacje, kiedy nie jest to możliwe (godziny, w których placówka jest nieczynna, godziny szczytu, ewentualne braki kadrowe). Bywa, że nie jesteśmy w stanie od razu podnieść słuchawki. Zawsze możemy jednak odpowiedzieć na próbę kontaktu ze strony pacjenta – np. poprzez automatyczną informację o godzinach otwarcia, czy liczbie osób oczekujących na połączenie. Dzięki temu łatwo zadbać, by dzwoniący nie poczuł się pominięty, czy wręcz zlekceważony brakiem odzewu.

Co jeszcze możemy zrobić?

Nieodebrane połączenia zdarzają się niemal w każdej placówce. Kluczem do świetnej obsługi pacjenta jest oddzwanianie. W ten sposób żadna próba kontaktu nie pozostaje bez echa. Ważne jest też odpowiednie zarządzanie przychodnią pod względem kadrowym. Obserwując natężenie ruchu telefonicznego, możemy lepiej planować pracę rejestracji medycznej (np. kierując do pracy więcej osób w godzinach szczytu). Oczywiście musimy wówczas zadbać też o poszerzenie liczby stanowisk. W sytuacji epidemicznej część osób może pracować zdalnie. Warto zadbać o to, by również pracownicy nieprzebywający fizycznie w placówce, mogli mieć dostęp do telefonu. Pomogą nam w tym sprytne rozwiązania dopasowane do potrzeb placówek medycznych.

Narzędzia usprawniające działanie placówki POZ

Efektywne zarządzanie przychodnią POZ to dbałość o narzędzia i komfort pracy rejestracji medycznej. To ona pełni bardzo ważną funkcję organizacyjną i wizerunkową w pracy placówki. Kluczem do jej niezawodności jest sprawnie działająca centrala telefoniczna. Tę możemy stworzyć z użyciem nowoczesnych, sprytnych rozwiązań dedykowanych placówkom medycznym. Przy wyborze odpowiedniej technologii i oprogramowania, warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak:

• podłączenie dowolnej liczby stanowisk,
• rozdzielanie połączeń pomiędzy poszczególnych rejestratorów,
• możliwość sprawdzenia, kto dzwonił, opisywanie kontaktów,
• możliwość szybkiego oddzwaniania na nieodebrane połączenia,
• wgląd w statystyki dotyczące natężenia połączeń w poszczególnych godzinach oraz dane dotyczące efektywności rejestratorów medycznych.

[reklama id=”10676″]

Jak aplikacja Medidesk może wspomóc zarządzanie przychodnią podczas pandemii?

Medidesk to kompleksowe wsparcie dla pracy rejestracji medycznej i nie tylko. Łączy w sobie rozwiązania technologiczne, umożliwiające utworzenie funkcjonalnej centrali medycznej zarówno w mniejszej, jak i większej placówce medycznej. Aplikacja umożliwia sprawny monitoring połączeń telefonicznych. W jej ramach znajdziemy wygodny panel usprawniający i systematyzujący pracę rejestratorów medycznych. Dodatkowo jest również sekcja dedykowana managerowi. Z jej pomocą może on zarządzać pracą rejestracji przychodni POZ i w łatwy sposób wyciągać wnioski na temat pracy zespołu. Co więcej, aplikacja Medidesk to również szereg narzędzi do przeprowadzania bezpiecznych i wygodnych wizyt lekarskich online. Platforma telemedycyna umożliwia przeprowadzenie wizyty telefonicznej, videokonsultacji i czatu.