Pierwsze dni w rejestracji medycznej

Nowa osoba w zespole rejestracji zawsze wymaga wprowadzenia. Oprócz szczegółowego zakresu obowiązków pracownik powinien zostać zapoznany z misją i wizją instytucji. Taka wiedza jest niezbędna dla osoby, która w swojej pracy będzie reprezentować podmiot medyczny w kontakcie z pacjentami.

Następną ważną kwestią jest zapoznanie ze strukturą placówki. Jest to kluczowe dla wykonywania obowiązków rejestratorki medycznej. Powinna ona dobrze rozumieć mechanizmy działania i zależności pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Musi ona wiedzieć, kto za co odpowiada i do kogo zwracać się w danej sytuacji. Warto więc poświęcić czas na zapoznanie nowej osoby zarówno z osobami z rejestracji, jak i białym personelem oraz współpracownikami przychodni.

Omówienie procedur wewnętrznych

Pierwsze dni pracy to również czas na poznanie zasad obowiązujących w placówce. Wiele z nich dotyczy stricte pracy na danym stanowisku. Nowego pracownika należy wprowadzić w procedury dotyczące wewnętrznego obiegu dokumentów, zasad rozliczania nadgodzin czy zgłaszania urlopów. Bardzo ważne jest również przedstawienie perspektyw rozwoju zawodowego. Taka informacja motywuje i pozwala lepiej rozeznać się w strukturze placówki.

Nauka obsługi sprzętu i narzędzi do pracy

W pracy na stanowisku rejestratorki medycznej ważne są umiejętności obsługi różnych narzędzi. Będą to zarówno sprzęty biurowe, jak i programy do obsługi i rejestracji pacjentów. Wśród nich warto omówić system dokumentacji medycznej, portale z wynikami badań, a także aplikację do organizacji pracy rejestracji.

Kompleksowe narzędzia takie, jak Medidesk oferują w tym zakresie wiele przydatnych funkcji takich jak dodawanie notatek przy kontaktach, czy możliwość szybkiego oddzwaniania. Warto zwrócić uwagę nowego pracownika na te funkcje, by jego praca mogła być bardziej efektywna.

Procedury kontaktu z pacjentem

W większości nowoczesnych placówek medycznych funkcjonują odgórnie ustalone zasady dotyczące kontaktu z pacjentem. Mówią one o tym, jak zachowywać się w poszczególnych sytuacjach. Często zawierają określone schematy odpowiedzi.

Nowa rejestratorka medyczna powinna zostać kompleksowo przeszkolona w tym zakresie. Od jej reakcji w rozmowie może zależeć pozytywny lub negatywny stosunek pacjenta do placówki. Co więcej, należy też wypracować odpowiednie procedury kontaktu z personelem medycznym. Jest to ważne, ponieważ praca rejestratorki medycznej jest w istocie pośrednictwem między nim a pacjentami.

Zasady współpracy i rozliczeń

Kolejną istotną kwestią jest zapoznanie z istniejącymi zasadami dotyczącymi rozliczeń z pacjentami oraz podmiotami zewnętrznymi. Osoba na stanowisku rejestratorki medycznej w swojej pracy musi mieć wiedzę z zakresu obsługi terminali płatniczych, rozliczeń płatności gotówkowych, a także wystawiania faktur i dokonywania ich korekt.

Praca przy rozliczeniach nie dotyczy jednak tylko pacjentów. Rejestracja często odpowiada również za współpracę z laboratorium, firmami dostarczającymi sprzęt medyczny i okołomedyczny. Zajmuje się również kwestią pacjentów abonamentowych, co wiąże się ze współpracą z firmami ubezpieczeniowymi. W każdym z tych obszarów rejestratorka medyczna powinna przejść odpowiednie szkolenie.

Ile trwa wdrożenie rejestratorki medycznej w nowoczesnej placówce medycznej?

Okres wdrożenia nowego pracownika zależy od wielkości podmiotu medycznego, a także liczby procedur. Istotna jest też skala obowiązków i pracy na danym stanowisku rejestratorki medycznej. Zanim więc nowy pracownik całkowicie się usamodzielni, może upłynąć sporo czasu. Istnieją jednak sposoby, dzięki którym onboarding rejestratorki medycznej może przebiec szybciej.

Jak ułatwić nowemu pracownikowi przyswojenie wiedzy?

Część nowoczesnych placówek medycznych stosuje tzw. pakiet powitalny. Zwykle ma on formę podręcznika lub instrukcji poruszania się w nowym środowisku zawodowym. Dzięki „ściągawce” nowy pracownik może w każdej chwili posiłkować się spisaną wiedzą. Taki pakiet może mieć formę wydrukowaną lub elektroniczną. Druga z nich umożliwia dołączanie również innych materiałów – np. instruktaży video.

Oczywiście zestaw materiałów nie zastąpi kontaktu z drugim człowiekiem. Nowa rejestratorka medyczna powinna przejść przeszkolenie prowadzone przez osoby wykwalifikowane w danym zagadnieniu lub kolegów czy koleżanki starsze stażem pracy.

Opiekun na start

W pierwszych dniach pracy niezwykle wartościowe jest wsparcie doświadczonego współpracownika. Dobrze więc wybrać osobę, która będzie gotowa udzielić wsparcia merytorycznego i odpowie na ewentualne pytania koleżanki. Dzięki temu nowa rejestratorka w zespole poczuje się pewniej i nie będzie mieć wątpliwości, do kogo zwrócić się w razie potrzeby.

Podczas doboru opiekuna warto zwrócić uwagę na kompetencje twarde i miękkie takiego pracownika. Należy pamiętać, że często nowicjusze przejmują po nich sposób pracy. Co więcej, odpowiednia osoba na tym stanowisku wzbudzi pozytywne nastawienie do pracy.

Kiedy rejestratorka staje się samodzielnym pracownikiem?

Odpowiedź na to pytanie również zależy od wielu czynników. Wpływ ma na to zakres wiedzy do przyswojenia, a także predyspozycje poszczególnych osób. Dla każdego okres ten może być inny i zależeć np. od cech charakteru, doświadczenia zawodowego, czy też niezależnych okoliczności losowych.

Ważne jednak, by w trakcie wdrażania nowej osoby stosować metodę małych kroków. Oznacza to nic innego jak stopniowanie powierzania odpowiedzialności. Pierwsze zadania powinny być wykonywane pod okiem bardziej doświadczonych współpracowników. Po opanowaniu jednej umiejętności można przejść do kolejnych, trudniejszych.

Cele i oczekiwania wobec rejestratorki w okresie próbnym

Podczas okresu próbnego nowego pracownika kluczowe jest ustalenie celów i założeń dotyczących pracy. Warto jasno wskazać, jakie są oczekiwania i zasady egzekwowania wykonania zadań. Dzięki temu nowa osoba na stanowisku może się do nich odnieść i lepiej sprostać wyzwaniom, jakie się przed nią stawia.

W okresie próbnym niezwykle ważna jest dobra komunikacja z przełożonym. Jeśli dysponuje on odpowiednimi kompetencjami miękkimi, będzie w stanie wyłapać ewentualne problemy i podjąć próbę ich rozwiązania. Często początkowe trudności w pracy wynikają z braku odpowiedniego przepływu komunikacji. Nowa osoba w zespole powinna więc mieć poczucie, że może zwrócić się o pomoc do osób o dłuższym stażu pracy w przychodni.

Najważniejsze zasady onboardingu nowej rejestratorki medycznej – podsumowanie

W nowoczesnej placówce medycznej onboarding przebiega w sposób ustrukturyzowany. Poza zakresem obowiązków nowy pracownik powinien zostać zapoznany z misją i wizją placówki oraz jej strukturą wewnętrzną. Warto przygotować materiały, które posłużą za wsparcie w początkowym okresie. Dobrze też zapewnić opiekuna, który wprowadzi nową rejestratorkę w szczegóły pracy.

Nie należy lekceważyć wagi trudności komunikacyjnych. Dobrze wykwalifikowany personel powinien mieć wykształcone kompetencje miękkie. Są one przydatne nie tylko w komunikacji z pacjentami, ale również w codziennej pracy w zespole. W razie wystąpienia problemów komunikacyjnych warto postawić na szkolenia dla rejestratorek medycznych. Mogą one posłużyć zarówno nowym, jak i dotychczasowym pracownikom.