Wróć do bloga

Kategoria wpisu: Dla Managera

Dla Managera Urszula Łaskawiec | 2018-12-10

Jak przygotować rejestratorki na akcje specjalne?

Czas czytania: < 1 minuta
Jak przygotować rejestratorki na akcje specjalne?
Grudzień to czas, kiedy w wielu placówkach medycznych organizuje się liczne promocje i akcje specjalne, związane np. z zabiegami medycyny estetycznej, szczepieniami przeciw grypie czy konkretnymi badaniami. Nie należy zapominać o tym, aby o szczegółach tego typu promocji poinformować pracowników przychodni czy kliniki, a przede wszystkim – rejestratorki.

Wypróbuj Medidesk bezpłatnie!

Przygotowania akcji promocyjnej obejmują różne zadania. Trzeba m.in. ustalić dokładne zasady akcji specjalnej, przygotować materiały informacyjne (np. ulotki), przygotować grafiki i artykuły na stronę internetową czy profile w mediach społecznościowych, opracować strategię docierania z promocją do osób, które mogłaby ona zainteresować. W toku tych wszystkich przygotowań nie może umknąć niezwykle istotna kwestia, a mianowicie zaznajomienie ze szczegółami promocji pracowników placówki, zwłaszcza rejestratorek medycznych. Bez ich udziału żadna akcja promocyjna nie ma szans na powodzenie.

Rejestratorka – główne źródło wiedzy

Aby zrozumieć, dlaczego rejestratorka jest bardzo ważnym ogniwem w każdej akcji promocyjnej, wystarczy prześledzić drogę, jaką przebywa pacjent od momentu kiedy dowiaduje się o promocji do chwili, w której pojawia się w placówce. Pacjent o akcji specjalnej dowiedzieć się może na różne sposoby – czytając ulotkę, wchodząc na stronę internetową przychodni czy na jej profil na Facebooku – we wszystkich tych miejscach prezentuje się zarys akcji specjalnej oraz podaje dane do kontaktu, by zainteresowany pacjent mógł zapoznać się ze szczegółami lub od razu z niej skorzystać.

I tu dochodzimy do meritum – w takich przypadkach źródłem wiedzy o promocji dla pacjenta jest rejestratorka medyczna, gdyż kontakt to w większości przypadków po prostu numer telefonu lub mail do recepcji. Rejestratorka musi więc koniecznie znać wszystkie detale dotyczące promocji – jej dokładny zakres, czas trwania, ograniczenia (np. tylko ściśle określona liczba miejsc) – aby móc udzielić zainteresowanemu pacjentowi dokładnych informacji, które sprawią, że weźmie on w niej udział. A to już wprost przekłada się na przychody placówki.

Jak zatem przygotować rejestratorki do planowanych promocji? Dobrym pomysłem jest zorganizowanie spotkania roboczego, podczas którego osoby odpowiedzialne za marketing poinformują rejestratorki o szczegółach akcji. Wskazane jest także przygotowanie materiałów drukowanych, w których znajdą one opisaną całą promocję – broszurę tego typu mogą przeczytać spokojnie kilka razy, dzięki czemu zapamiętają wszystkie wiadomości, a w razie potrzeby mieć ją pod ręką w trakcie rozmów z pacjentami. W naszej aplikacji Medidesk istnieje możliwość wyróżnienia źródła kontaktu, dzięki czemu od razu widać, że pacjent dzwoni np. w sprawie konkretnej promocji – rejestratorka widzi to od razu, więc wie, czego będzie dotyczyła rozmowa i jakich informacji musi udzielić.

Plan awaryjny

Rejestratorki warto także – choćby pokrótce – przeszkolić z potencjalnych problemów, z jakimi mogą się spotkać w trakcie rozmów dotyczących promocji. Jeśli np. USG w niższej cenie dotyczy tylko 20 pierwszych zarejestrowanych osób, to kolejni pacjenci, którzy nie będą mogli skorzystać z rabatu, mogą czuć się pokrzywdzeni. Umiejętnie poprowadzona rozmowa pozwoli zminimalizować ich negatywne odczucia i sprawi, że mimo wszystko nie zrezygnują oni z usług świadczonych przez placówkę. Dlatego ważne jest, by przygotowujący promocję menedżerowie przygotowali zawczasu listę potencjalnych problemów, opracowali sposoby ich rozwiązania i przeszkolili z tego zakresu rejestratorki. Będzie to korzyść dla wszystkich, zwłaszcza dla rejestratorek, które mając gotowe schematy działania będą gotowe na spokojne rozmowy nawet z najtrudniejszymi, najbardziej roszczeniowymi pacjentami.

Jeśli chcesz poznać ofertę szkoleń dla rejestracji, odwiedź naszą stronę!

Przetestuj Medidesk bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań

Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

Zostaw swoje dane, aby poznać ofertę Medidesk