Pandemia koronawirusa wymusiła zmiany w działalności firm z różnych branż. Nie ominęło to również placówek medycznych. Wiele z nich musiało całkowicie zawiesić funkcjonowanie, a w najlepszym wypadku – mocno je ograniczyć. Ze względów bezpieczeństwa tam, gdzie jest to możliwe, zalecana jest również praca zdalna. Podpowiadamy, w jaki sposób zorganizować ją dla managera placówki medycznej oraz pracowników rejestracji.

Na początek warto uświadomić sobie, dlaczego praca zdalna jest w obecnej sytuacji doskonałym rozwiązaniem dla menedżera oraz rejestratorek.

1. Bezpieczeństwo pracowników
Wszystkie dostępne statystyki potwierdzają, że wśród grup zawodowych najbardziej narażonych na zakażenie koronawirusem, są pracownicy sektora ochrony zdrowia. Co ważne, są to nie tylko lekarze czy pielęgniarki, ale także inne osoby mające kontakt z pacjentami. Bez wątpienia zaliczają się do nich rejestratorki. Wiele z nich nie tylko odbiera telefony od pacjentów, ale także ma z nimi bezpośredni kontakt w placówce.

2. Problemy z dostępem środków ochrony
Borykają się z nimi nie tylko dedykowane walce z koronawirusem szpitale jednoimienne. Zewsząd płyną sygnały, że w placówkach POZ, przychodniach publicznych i prywatnych, gabinetach i klinikach brakuje podstawowych środków ochrony osobistej dla personelu. Praca zdalna wydaje się więc idealnym sposobem na to, by chronić zespół przez zakażeniem.

3. Oszczędności
Praca zdalna zespołu – zarówno managera, rejestratorek, jak i lekarzy – to sposób na spore oszczędności w wymagających czasach. Sprawny system pracy zdalnej pozwala umówić i odbyć konsultację nawet w ciągu godziny. A to oczywiście zyski dla placówki.

Praca zdalna managera – o czym pamiętać?

Osobą, na której spoczywa obowiązek zorganizowania home office dla pracowników placówki jest oczywiście manager placówki medycznej. Do jego głównych zadań w tym zakresie należy:

• udostępnienie wszystkim pracownikom sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków (komputer stacjonarny, laptop, telefon, Internet),
•  ustalenie oraz przekazanie rejestratorkom grafiku pracy (z powodu ograniczenia działalności godziny pracy placówki mogą zostać skrócone)
• ustalenie formy oraz częstotliwości kontaktu z pracownikami (telefon, mail, Messenger, firmowy czat – najlepiej codziennie o tej samej godzinie),
• zapoznanie się z narzędziami wspierającymi pracę zdalną, udostępnienie ich pracownikom (np. Skype czy Google Hangouts umożliwiające grupowe video-zebrania),
• przygotowanie określonych procedur oraz konkretnych wytycznych dotyczących pracy zdalnej rejestratorek oraz zakresu obsługi pacjentów.

Zdalne zarządzanie obowiązkowe

Choć w pierwszej chwili wydawać się może, że praca zdalna pozwala wszystkim na pewną dozę zawodowego luzu, to jednak wcale tak nie jest. Należy mieć świadomość, że obecna sytuacja związana z pandemią koronawirusa jest dla placówek medycznych kryzysowa.

Tym bardziej manager placówki medycznej musi się więc skupić na zarządzaniu pracą rejestracji oraz jej kontrolowaniu. Profesjonalizm oraz najwyższa jakość obsługi zwiększają szansę na to, że po ustąpieniu pandemii placówka nie odczuje odpływu pacjentów.

Bardzo duże możliwości kontrolne i analityczne daje managerom aplikacja Medidesk. Jest to nie tylko narzędzie usprawniające pracę rejestracji. Bardzo dużo cennych biznesowo danych i informacji dotyczących ruchu telefonicznego do placówki uzyskać z niej mogą także osoby zarządzające. Dodatkowo, do aplikacji można logować się z poziomu przeglądarki – z komputera stacjonarnego, laptopa czy tableta. Jest to więc idealna podstawa dla efektywnej, wygodnej pracy zdalnej – zarówno dla menedżerów, jak i rejestratorek.

Telefonia VoIP – podstawa pracy zdalnej rejestratorek medycznych

Podstawowym zadaniem rejestratorek medycznych jest odbieranie telefonów od pacjentów oraz umawianie wizyt (także telekonsultacji jeśli placówka ma takowe w ofercie). Oczywiste jest więc, że w ramach home office muszą one zostać wyposażone w narzędzia umożliwiające im wykonywanie tych obowiązków.

Jedno z tego typu narzędzi to telefonia VoIP. Są to po prostu połączenia telefoniczne realizowane poprzez internet. W warunkach pracy zdalnej z technologii VoIP można korzystać na dwa sposoby:

• poprzez przeniesienie do domu telefonu stacjonarnego obsługującego telefonię VoIP – potrzebny jest do tego jedynie router z dostępem do sieci,
• poprzez wykorzystanie oprogramowania softphone, czyli platformy, przez którą można łączyć się z telefonem bez posiadania słuchawki, czy aparatu (oczywiście również potrzebny jest do tego internet).

Aplikacja do zarządzania pracą rejestracji, telefonia VoIP oraz platforma telemedyczna są elementami kompleksowego systemu telemedycznego Medidesk, dzięki któremu placówka medyczna może w prosty sposób zorganizować pracę zdalną zarówno dla managerów placówki medycznej, rejestratorek, jak i telekonsultacje lekarzy z pacjentami. Wszystkie osoby zainteresowane funkcjonalnościami systemy zapraszamy do kontaktu.