Biorąc pod uwagę Covid-19, pacjenci – czemu trudno się dziwić – mogą mieć opory przed odwiedzeniem gabinetu stomatologicznego. Warto zatem w odpowiedni sposób zadbać o to, by prowadzona przez nas placówka była stuprocentowo bezpieczna dla pacjentów, a tym samym – mogła przynosić zyski mimo trudnej sytuacji na rynku. Jak tego dokonać? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Wyzwania, stojące przed placówkami medycznymi

Nie tylko nowoczesny gabinet stomatologiczny, ale także każda inna placówka medyczna boryka się obecnie z wieloma wyzwaniami, jakim musi stawić czoła. Przede wszystkim znacznie wzrosła liczba połączeń telefonicznych. Co więcej, ich długość także uległa wydłużeniu, bo pacjenci dodatkowo próbują poznać zastosowane w placówce środki bezpieczeństwa, przez co zadają więcej pytań, niż zazwyczaj. Równocześnie ze wzrostem liczby połączeń wyraźnie odczuwa się spadek liczby pierwszorazowych wizyt pacjentów stomatologicznych – część osób decyduje się poczekać, aż sytuacja epidemiologiczna ulegnie poprawie, uznając swój problem za niepalący.

W związku z obostrzeniami istotnie ograniczona została także przepustowość działania placówek medycznych, w tym stomatologicznych – konieczność zachowania odstępu w poczekalni między pacjentami oraz luki między poszczególnymi osobami, związane z dezynfekcją lub wietrzeniem pomieszczeń wpływają na możliwości przyjmowania pacjentów. Negatywny wpływ ma także nieobecność pracowników, spowodowana przebywaniem na kwarantannie lub izolacji, a także realizacja procedur bezpieczeństwa, które spowalniają działanie nie tylko rejestratorów, ale również stomatologa. Co więcej, zarówno pacjentom, jak i pracownikom gabinetu stomatologicznego udzielać się może stres i obawy związane z możliwością zakażenia.

Jakie działania wprowadzić, by zoptymalizować pracę kliniki stomatologicznej?

Podstawowym zadaniem, jakie stoi przed menadżerami placówek stomatologicznych, jest odpowiednie zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną w placówce stomatologicznej. Zarówno pacjentów, jak i pracowników należy przygotować na nowe okoliczności, by mogli się z nimi oswoić i je zrozumieć – zwłaszcza, że wprowadzane są dla ich dobra. Bez względu na to, czy chodzi o zmianę godzin funkcjonowania gabinetu stomatologicznego, czy nową procedurę przyjmowania pacjenta podczas pierwszej (lub każdej kolejnej) wizyty – wyjaśnienie zainteresowanym stronom zmian, ich przyczyn oraz pozytywnych skutków z nich płynących zadziała na korzyść każdej ze stron.

Co zrobić, aby gabinet stomatologiczny funkcjonował bez przeszkód i przestojów?

Prowadząc nowoczesny gabinet stomatologiczny z pewnością zadbaliśmy o jego odpowiednie, profesjonalne wyposażenie. Każdemu menadżerowi placówki medycznej zależy na tym, by była ona nie tylko rentowna, ale także by zmaksymalizować zyski – zwłaszcza obecnie, gdy liczba pacjentów drastycznie spadła. By zapewnić sprawne funkcjonowanie gabinetu dentystycznego, należy przygotować zawczasu odpowiednie procedury. Jakie?

Koronawirus nie będzie czekał na naszą gotowość – przyjdzie znienacka. Dlatego należy przewidzieć jak najwięcej możliwych scenariuszy – takich, jak zachorowanie jednego z rejestratorów lub poddanie go obowiązkowej kwarantannie. Warto mieć przygotowany plan działania na różne sytuacje – konieczność wysłania osób, które mogły mieć kontakt z zakażonym na samoizolację. Rozważyć należy także zastąpienie takich pracowników innymi osobami – choćby osobiście siadając w recepcji. Przygotowując procedury i procesy dla tego typu niespodziewanych sytuacji, nie będziemy nimi zaskoczeni i będziemy mogli natychmiast zareagować – dzięki temu placówka będzie mogła dalej funkcjonować bez zmian lub z zaledwie niewielkimi stratami.

Jak zorganizować pracę rejestracji stomatologicznej bez względu na warunki?

Idealnym rozwiązaniem, uwzględniając obecną sytuację epidemiologiczną, jest stworzenie podstaw do organizacji pracy zdalnej dla pracowników rejestracji. To nie tylko sprawi, że nasza placówka zostanie w oczach innych uznana za nowoczesny gabinet stomatologiczny, ale także znacznie usprawni proces rejestracji telefonicznej pacjentów. Może być ona bowiem wykonywana z dowolnego miejsca, także spoza placówki, bez względu na aktualne warunki.

Istotne jest także odpowiednie przeszkolenie personelu rejestracyjnego – dobrze przeprowadzona rozmowa telefoniczna z pacjentem pozwala usprawnić działanie gabinetu stomatologicznego. W efekcie w samej placówce dentystycznej potrzebna może być tylko jedna osoba w recepcji oraz przyjmujący lekarze. Co ważne, dzięki takiemu rozwiązaniu łatwiej w sytuacji kryzysowej zastąpić takiego rejestratora innym, który pracował zdalnie i nie miał z nim bezpośredniego kontaktu.

Jak zapewnić możliwość zdalnej obsługi pacjentów przez rejestrację?

Nowoczesny gabinet stomatologiczny powinien nie tylko posiadać odpowiedniej jakości sprzęt, ale także dokonywać rejestracji pacjentów, wykorzystując techniczne możliwości XXI wieku. Właśnie dlatego rejestracja powinna być prowadzona w jak największym stopniu w sposób zdalny. By zapewnić możliwość zdalnej obsługi pacjentów przez rejestrację, dobrym i skutecznym rozwiązaniem jest wdrożenie w gabinecie stomatologicznym aplikacji Medidesk. Dzięki temu narzędziu nie tylko umożliwimy pracownikom rejestracji pracę zdalną i odbieranie telefonów z dowolnego miejsca, za pośrednictwem oprogramowania softphone – Medidesk oferuje o wiele więcej. Zyskamy o wiele łatwiejszą i skuteczniejszą możliwość nawiązywania kontaktu z pacjentami, którzy się do nas nie dodzwonili, a także narzędzia pozwalające analizować ruch przychodzący i wchodzący do naszej placówki dentystycznej. W efekcie w prosty sposób możemy nie tylko poprawić jakość świadczonych w danej klinice czy gabinecie stomatologicznym usług, ale także zwiększyć bezpieczeństwo pracowników i pacjentów, ograniczając do minimum bezpośredni kontakt personelu i przychodzących do dentysty osób.