Każde nieodebrane połączenie stanowi dla przychodni lekarskiej lub szpitala realną stratę. Zrozumienie tego istotnego faktu oraz dołożenie wszelkich możliwych starań, aby temu przeciwdziałać pozwoli na ustabilizowanie wskaźnika przychodów oraz w perspektywie czasu przełoży się również na realny zysk. W jaki sposób można skutecznie wpłynąć na ilość nieodebranych połączeń w placówce medycznej? Jednym z rozwiązań jest wprowadzenie oddzielnych loginów dla każdego pracownika rejestracji. Pozwoli to na pełną kontrolę pracy zatrudnionych osób, a dla nich samych będzie stanowić olbrzymią motywację do rzetelnego wykonywania swoich obowiązków służbowych.

Dlaczego należy dążyć do jak najwyższego wskaźnika ilości odebranych połączeń przez pracowników rejestracji placówki medycznej?

• Każde nieodebrane połączenie stanowi ryzyko utraty potencjalnego pacjenta
• Utrata pacjentów wiąże się ściśle ze zmniejszeniem przychodów, co w konsekwencji skutkuje odczuwalnie niższym zyskiem, co z punktu widzenia placówki medycznej jest „strzałem w kolano”
• Nieodebrane połączenie wpływa na negatywne postrzeganie danej placówki medycznej przez stałych pacjentów, jak również osób potencjalnie zainteresowanych wizytami i zabiegami

Aby zminimalizować liczbę nieodebranych połączeń w przychodni lekarskiej lub szpitalu niezbędne jest odpowiednie, profesjonalne przeszkolenie pracowników rejestracji, odpowiedzialny za pierwszy kontakt z pacjentami. Osoby te, stojąc na „pierwszej linii frontu” decydują o „być albo nie być” placówki medycznej. Ta duża odpowiedzialność, która na nich spoczywa powinna być traktowana poważnie przez właścicieli placówek medycznych i menadżerów. Warto, aby wyrobili oni w sobie nawyk analizowania pracy rejestracji w zakresie odbierania telefonów. Dzięki temu będą oni mieli pełną kontrolę nad tym, ile połączeń przychodzących jest odbieranych od razu, na ile pracownicy oddzwaniają, a ile z nich pozostaje bez jakiegokolwiek odzewu ze strony rejestracji medycznej.

Oddzielne loginy dla pracowników rejestracji medycznej

Jeden wspólny dostęp do centrali telefonicznej dla wszystkich pracowników rejestracji medycznej to powszechnie stosowane rozwiązanie, jednak obarczone dużym ryzykiem. W sytuacji, kiedy każda osoba może „anonimowo” odbierać połączenia przychodzące, nie mamy możliwości sprawdzenia, kto konkretnie nie odebrał danego połączenia, dlaczego na nie nie oddzwonił lub co było przyczyną, że konkretny pracownik rejestracji medycznej rozmawiał z jedną osobą aż przez kilkadziesiąt minut (lub w odwrotną stronę – dlaczego połączenie przychodzące trwało np. niespełna minutę?).

Najważniejsze zalety wdrożenia oddzielnych loginów dla pracowników rejestracji medycznej:

• Oddzielne loginy pozwolą na skrupulatną analizę pracy rejestracji w zakresie odbieranie telefonów przez kierowników i menadżerów placówki medycznej
• W momencie posiadania oddzielnych loginów przez wszystkich pracowników nie ma mowy o byciu „anonimowym”. Każdy jest rozliczany za swoją pracę, w związku z tym pracownicy zaczynają się jeszcze bardziej starać. Wzrasta ich wydajność i motywacja do sumiennego wykonywania powierzonych obowiązków
• Oddzielne loginy pozwalają na docenienie najlepszych pracowników – może to być doskonałe narzędzie do ustalania premii miesięcznych lub rocznych

Medidesk – innowacyjny system, który wesprze analizę pracy rejestracji medycznej

W celu monitorowania pracy rejestracji medycznej, warto wdrożyć w placówce medycznej innowacyjny system Medidesk. Umożliwia on ustalenie oddzielnych loginów dla wszystkich pracowników zajmujących się odbieraniem telefonów od pacjentów. Medidesk posiada funkcję rejestrowania nieodebranych połączeń, umożliwia ich analizę w czasie rzeczywistym oraz znacznie ułatwia pracownikom rejestracji oddzwanianie. Placówki medyczne, które już wykorzystują system Medidesk u siebie odnotowują znaczy spadek liczby utraconych pacjentów, spowodowany brakiem reakcji na nieodebrane połączenie. Dodatkowo poprawia się wizerunek placówki medycznej wśród pacjentów – zaczyna być ona postrzegana jako godna zaufania.

Najważniejsze zalety innowacyjnego systemu Medidesk:

• Umożliwia analizę zgłoszeń w czasie rzeczywistym
• Zapewnia kontrolę procesu umawiania wizyty
• Odczuwalnie wspiera pracę rejestracji medycznej
• Motywuje pracowników do rzetelnego wykonywania obowiązków służbowych
• Umożliwia weryfikację poszczególnych rejestratorek
• Kreuje nowe standardy obsługi pacjentów
• Wspiera kontrolę wydatków na cele marketingowe
• Wpływa na wzrost przychodów placówki medycznej

Medidesk to aplikacja, która jest innowacją na polskim rynku medycznym. Dzięki niej jest możliwe prostsze oraz wygodniejsze zarządzanie pracą rejestracji medycznej, a także aktywnością marketingową przychodni lekarskich i szpitali. Głównym zadaniem aplikacji Medidesk jest wsparcie i zautomatyzowanie wszystkich działań związanych z obsługą pacjentów w przychodniach lekarskich i szpitalach. Narzędzie to pozwala również na usprawnienie prowadzonych działań marketingowych, procesu sprzedaży usług komercyjnych oraz wdrożenie rozwiązań, które poprawią wewnętrzne procedury funkcjonowania placówki medycznej.

Proces wdrożenia systemu Medidesk do konkretnej placówki medycznej jest szybki i nieskomplikowany. W ciągu jednego dnia klient otrzymuje aktywną aplikację z oddzielnymi loginami dla wszystkich pracowników. Dzięki temu właściciele i menadżerowie przychodni lekarskich i szpitali mogą w pełni kontrolować pracę rejestracji w zakresie odbierania telefonów od pacjentów. Zalet tego rozwiązania jest wiele, w tym przede wszystkim najważniejsza – wzrost liczby pacjentów przekładający się na realne zyski. Placówki medyczne zainteresowanie wdrożeniem do swojej firmy innowacyjnego systemu Medidesk zapraszamy do współpracy!