Wróć do bloga

Kategoria wpisu: Dla Rejestracji

Organizacja pracy rejestratorki medycznej

Czas czytania: < 1 minuta
Organizacja pracy rejestratorki medycznej
Praca rejestratorki medycznej wymaga doskonałej organizacji. Z jednej strony, opiera się ona na nieustannym kontakcie z ludźmi. Z drugiej, wymaga znajomości określonych procedur i przepisów, związanych np. z ochroną danych pacjentów. Nie można też zapominać, że rejestracja medyczna jest zespołem, w którym od sumienności każdego pracownika zależą wyniki całej rejestracji. Dlatego organizacja pracy rejestratorki medycznej jest kluczową sprawą.

Zacznijmy od wyjaśnienia, dlaczego organizacja pracy na stanowisku rejestratorki medycznej jest tak istotną kwestią.

  • Po pierwsze – ma ona znaczenie dla funkcjonowania całej placówki. To w rejestracji następuje proces zapisu pacjenta na wizytę, to rejestratorki pilnują grafików pracy lekarzy. Jeśli rejestratorka w swojej pracy jest dobrze zorganizowana, to w bardzo wielu aspektach przekłada się to na całą przychodnię.
  • Po drugie – Uporządkowanie pracy to mniejszy stres związany z codziennym wykonywaniem obowiązków. Jeśli rejestratorka ma konkretny plan swojego działania, posiada do tego odpowiednie narzędzia i umie je wykorzystywać, niewiele jest sytuacji, które mogą ją zaskoczyć. A komfort psychiczny jest w miejscu pracy bezcenny!
  • Po trzecie – Odpowiednia koordynacja pracy wprost przekłada się na osiągane wyniki, które następnie mogą być pozytywnie ocenione przez przełożonych i nagrodzone np. premią. Przyczynia się to więc do realizowania osobistych zamierzeń zawodowych oraz umacniania swojej pozycji jako pracownika rzetelnego i zaangażowanego.

Organizacja pracy na stanowisku rejestratorki medycznej – zadania i obowiązki

Uporządkowanie pracy rejestratorki medycznej należy zacząć od przygotowania listy zadań i obowiązków, które wykonuje osoba na tym stanowisku. I tak do tych spotykanych najczęściej zalicza się:

  • umawianie, przesuwanie i odwoływanie wizyt pacjentów – drogą telefoniczną, elektroniczną oraz osobiście,
  • udzielanie kompleksowych informacji o placówce i jej usługach (godziny otwarcia, dostępni specjaliści, wykonywane badania),
  • kontrolowanie kolejności przyjmowania pacjentów oraz obiegu dokumentacji medycznej w placówce,
  • dbałość o ochronę danych osobowych pacjentów zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym rozporządzeniem RODO),
  • kontrolowanie uprawnień pacjentów do korzystania ze świadczeń finansowanych z środków publicznych (system eWUŚ),
  • prowadzenie oraz archiwizacja dokumentacji medycznej pacjentów, jej udostępnianie zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • prowadzenie harmonogramów wizyt i grafików pracy lekarzy, informowanie pacjentów o zmianach w tym zakresie,
  • przyjmowanie płatności za usługi komercyjne wykonane w placówce, obsługa kasy fiskalnej, wystawianie faktur.

Oprócz tego, do zadań rejestratorek medycznych należy również współpraca z innymi działami placówki (np. kadrami i księgowością), z jej ewentualnymi filiami, odbieranie poczty, składanie zamówień na artykuły biurowe i medyczne itp.

Jak widać, obowiązków rejestratorki medycznej może być mnóstwo, więc koordynacja pracy wydaje się tym bardziej istotna!

Stanowisko pracy rejestratorki medycznej – jak zarządzać czasem?

Organizacja pracy rejestratorki medycznej w dużej mierze opiera się na planowaniu oraz zarządzaniu czasem. Zdarza się, że rejestratorka znajduje się w sytuacji, gdy jednocześnie próbuje rozmawiać przez telefon, obsługiwać pacjenta znajdującego się w przychodni i przygotowywać dokumentację medyczną. Dlatego zarządzanie czasem jest tu wyjątkowo ważne.

Jak zatem zarządzać czasem pracy? Pomocne może być odpowiedzenie sobie na kilka pytań.

  • Co?

Określ, co konkretnie masz danego dnia do zrobienia – oddzwonienie do pacjentów, zamówienie w drukarni ulotek, poinformowanie pacjentów o nieobecności lekarza.

  • Jak?

Spróbuj wybrać sposób realizacji poszczególnych zadań. Z pacjentami najlepiej jest kontaktować się telefonicznie, ale już np. artykuły medyczne często można zamówić mailowo.

  • Kiedy?

Wyznacz sobie priorytety. Poinformowanie pacjenta o nieobecności lekarza jest zdecydowanie ważniejsze niż zamówienie papieru do drukarki.

  • Kto?

Zastanów się, kto w następnej kolejności przejmie Twoje obowiązki (np. popołudniowa zmiana) i jakich informacji związanych z Twoją pracą będzie potrzebować.

Oczywiście warto mieć świadomość, że w pracy rejestratorki mogą się przydarzyć niespodziewane wydarzenia, które skutecznie zdezorganizują nawet najlepiej rozpisany plan. Na nie również trzeba być przygotowanym.

Praca rejestratorki medycznej – trudne sytuacje


Osoby na stanowisku rejestratorki medycznej muszą uwzględniać różne trudne sytuacje mogące przydarzyć się w placówce. Przykłady? Opóźnienie wizyt wynikające z nieobecności lekarza to często spotykana sytuacja, która może wywołać u pacjentów irytację i złość. Dobrze zorganizowana rejestratorka od razu informuje o opóźnieniach pacjentów, przeprasza ich, próbuje w łagodny sposób rozładować sytuację, a jeśli ma taką wiedzę, przekazuje informacje, dlaczego lekarz się spóźnia (np. stoi w korkach).

Inny przykład to przyjmowanie reklamacji pacjentów. Rejestratorka z odpowiednim stanowiskiem pracy bez zbędnej zwłoki przekazuje pacjentowi odpowiedni formularz do wypełnienia, podaje mu numer telefonu, pod który może zadzwonić albo informuje o dniach, w których dostępny jest przyjmujący reklamację menedżer placówki.

Codziennością placówek medycznych są także tzw. trudni pacjenci – roszczeniowi czy konfliktowi. Oprócz odpowiednich cech osobowościowych, takich jak asertywność czy opanowanie, rejestratorce w takich sytuacjach pomogą bez wątpienia odpowiednie szkolenia – takie jak oferowane przez naszą firmę Medidesk.

Należy bowiem mieć świadomość, że o ile w niektórych aspektach odpowiednie uporządkowanie pracy rejestratorki medycznej zależy od niej samej, o tyle w wielu kwestiach potrzebne jest wsparcie osób zarządzających. To od nich zależy m.in. wygodne i ergonomiczne miejsce pracy, dostęp do niezbędnych do pracy narzędzi, a także rozwój umiejętności personelu podczas szkoleń.

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak usprawnić pracę rejestracji? Skontaktuj się z nami! Oprócz autorskich szkoleń, oferujemy m.in. bezpłatne audyty pracy rejestracji oraz narzędzia wspomagające obsługę ruchu telefonicznego w placówce. Zapraszamy!

Przetestuj Medidesk bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań

    Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

      Zostaw swoje dane, aby poznać ofertę Medidesk