Kategoria wpisu: Dla Rejestracji
Zacznijmy od wyjaśnienia, dlaczego organizacja pracy na stanowisku rejestratorki medycznej jest tak istotną kwestią.
Uporządkowanie pracy rejestratorki medycznej należy zacząć od przygotowania listy zadań i obowiązków, które wykonuje osoba na tym stanowisku. I tak do tych spotykanych najczęściej zalicza się:
Oprócz tego, do zadań rejestratorek medycznych należy również współpraca z innymi działami placówki (np. kadrami i księgowością), z jej ewentualnymi filiami, odbieranie poczty, składanie zamówień na artykuły biurowe i medyczne itp.
Jak widać, obowiązków rejestratorki medycznej może być mnóstwo, więc koordynacja pracy wydaje się tym bardziej istotna!
Organizacja pracy rejestratorki medycznej w dużej mierze opiera się na planowaniu oraz zarządzaniu czasem. Zdarza się, że rejestratorka znajduje się w sytuacji, gdy jednocześnie próbuje rozmawiać przez telefon, obsługiwać pacjenta znajdującego się w przychodni i przygotowywać dokumentację medyczną. Dlatego zarządzanie czasem jest tu wyjątkowo ważne.
Jak zatem zarządzać czasem pracy? Pomocne może być odpowiedzenie sobie na kilka pytań.
Określ, co konkretnie masz danego dnia do zrobienia – oddzwonienie do pacjentów, zamówienie w drukarni ulotek, poinformowanie pacjentów o nieobecności lekarza.
Spróbuj wybrać sposób realizacji poszczególnych zadań. Z pacjentami najlepiej jest kontaktować się telefonicznie, ale już np. artykuły medyczne często można zamówić mailowo.
Wyznacz sobie priorytety. Poinformowanie pacjenta o nieobecności lekarza jest zdecydowanie ważniejsze niż zamówienie papieru do drukarki.
Zastanów się, kto w następnej kolejności przejmie Twoje obowiązki (np. popołudniowa zmiana) i jakich informacji związanych z Twoją pracą będzie potrzebować.
Oczywiście warto mieć świadomość, że w pracy rejestratorki mogą się przydarzyć niespodziewane wydarzenia, które skutecznie zdezorganizują nawet najlepiej rozpisany plan. Na nie również trzeba być przygotowanym.
Osoby na stanowisku rejestratorki medycznej muszą uwzględniać różne trudne sytuacje mogące przydarzyć się w placówce. Przykłady? Opóźnienie wizyt wynikające z nieobecności lekarza to często spotykana sytuacja, która może wywołać u pacjentów irytację i złość. Dobrze zorganizowana rejestratorka od razu informuje o opóźnieniach pacjentów, przeprasza ich, próbuje w łagodny sposób rozładować sytuację, a jeśli ma taką wiedzę, przekazuje informacje, dlaczego lekarz się spóźnia (np. stoi w korkach).
Inny przykład to przyjmowanie reklamacji pacjentów. Rejestratorka z odpowiednim stanowiskiem pracy bez zbędnej zwłoki przekazuje pacjentowi odpowiedni formularz do wypełnienia, podaje mu numer telefonu, pod który może zadzwonić albo informuje o dniach, w których dostępny jest przyjmujący reklamację menedżer placówki.
Codziennością placówek medycznych są także tzw. trudni pacjenci – roszczeniowi czy konfliktowi. Oprócz odpowiednich cech osobowościowych, takich jak asertywność czy opanowanie, rejestratorce w takich sytuacjach pomogą bez wątpienia odpowiednie szkolenia – takie jak oferowane przez naszą firmę Medidesk.
Należy bowiem mieć świadomość, że o ile w niektórych aspektach odpowiednie uporządkowanie pracy rejestratorki medycznej zależy od niej samej, o tyle w wielu kwestiach potrzebne jest wsparcie osób zarządzających. To od nich zależy m.in. wygodne i ergonomiczne miejsce pracy, dostęp do niezbędnych do pracy narzędzi, a także rozwój umiejętności personelu podczas szkoleń.
Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak usprawnić pracę rejestracji? Skontaktuj się z nami! Oprócz autorskich szkoleń, oferujemy m.in. bezpłatne audyty pracy rejestracji oraz narzędzia wspomagające obsługę ruchu telefonicznego w placówce. Zapraszamy!