Internet to nie tylko strony, serwisy i portale, ale także szereg różnych narzędzi i usług, które pozwalają szybko, wygodnie i tanio – czasem nawet za darmo – kontaktować się z innymi ludźmi. Jeszcze niedawno służyły do tego głównie komunikatory internetowe, wystarczające dla indywidualnych użytkowników sieci, ale niezbyt funkcjonalne w przypadku różnego rodzaju firm. Rozwiązaniem tego problemu stała się telefonia VoIP.

VoIP – co to jest?

VoIP to skrót od angielskiego sformułowania Voice over Internet Protocol, czyli dosłownie głos przez protokół internetowy. Określenie to jest jednak dość skomplikowane – można więc przyjąć, że VoIP to telefonia cyfrowa, opierająca się na przesyłaniu głosu poprzez sieć internetową. Jak nietrudno się domyśleć, VoIP nie wymaga podłączenia do żadnej tradycyjnej czy komórkowej sieci telefonicznej – potrzebny jest tylko dostęp do internetu, najlepiej szerokopasmowego. Szybkie i niezawodne łącza, zwłaszcza w przypadku firm używających technologii VoIP, są gwarancją wysokiej jakości połączeń.

[reklama id=”10676″]

VoIP – jak działa?

Wszystkie przedsiębiorstwa, także placówki medyczne, chcące korzystać z telefonii internetowej VoIP muszą posiadać odpowiedni sprzęt. Podstawą jest oczywiście komputer z dostępem do sieci, ale tego typu urządzenia znajdują się już właściwie we wszystkich placówkach. Dodatkowe inwestycje w sprzęt wcale nie muszą być bardzo duże, choć oczywiście zależy od tego m.in. wygoda korzystania z VoIP, jej funkcjonalność oraz jakość.

Jeżeli telefonia VoIP będzie wykorzystywana od czasu do czasu, np. podczas rozmów międzynarodowych, nie trzeba żadnych inwestycji w specjalistyczny sprzęt. Do prowadzenia rozmów wystarczy komputer oraz aplikacja pobierana ze strony operatora VoIP, a także zestaw niedrogich słuchawek z mikrofonem. Poprzez VoIP można prowadzić telekonferencje – w przypadku komputerów stacjonarnych potrzebna będzie kamera internetowa, w którą większość laptopów jest wyposażona fabrycznie.

Do rozmów za pośrednictwem telefonii VoIP można wykorzystać także zwykły aparat stacjonarny, jak i komórkę. Telefony stacjonarne wymagają dokupienia specjalnego adaptera, tzw. bramki VoIP, która zmienia sygnał analogowy na dane VoIP, pozwalając na korzystanie z telefonii internetowej bez użycia komputera. Rozmowy przez internet można prowadzić także poprzez większość nowoczesnych telefonów komórkowych, które należy skonfigurować jako terminale do połączeń internetowych.

Telefonia VoIP w placówce medycznej – jakie ma zalety?

Telefonia VoIP znajduje coraz szersze zastosowanie wśród firm z różnych branż, także ochrony zdrowia. Jednym z jej największych atutów są niskie koszty – wielu operatorów VoIP oferuje w ramach swojej sieci zupełnie darmowe połączenia, a rozmowy na numery tradycyjne są sporo tańsze niż u innych operatorów. W odniesieniu do placówek ochrony zdrowia technologia VoIP ma również szereg innych zalet.

• Nagrywanie rozmów

Telefonia VoIP umożliwia nagrywanie, archiwizowanie, a następnie odtwarzanie odbytych rozmów telefonicznych. W przypadku placówek medycznych jest to cenne np. w kontekście analizowania pracy rejestratorek, rozpatrywania reklamacji, wychwytywania błędów w komunikacji z pacjentem oraz wdrażania działań naprawczych.

• Zapowiedzi głosowe

Technologia VoIP to możliwość ustawiania zapowiedzi głosowych dla osób próbujących dodzwonić się do placówki – jest to bardzo profesjonalny sposób na pierwszą, krótką prezentację i zbudowanie wśród pacjentów pozytywnego wizerunku.

• Brak sygnału zajętości

Nie ma co ukrywać – sygnał zajętości słyszany w słuchawce przez pacjenta próbującego dodzwonić się do przychodni jest wyjątkowo irytujący i nie kojarzy się dobrze. Dzięki telefonii VoIP można wyeliminować ten problem.

• Pełne statystyki połączeń

Telefonia VoIP daje olbrzymie możliwości analityczne, zwłaszcza menedżerom oraz osobom zarządzającym placówkami. Ile połączeń miało miejsce, ile trwały, w jakich godzinach dzwoniono najczęściej – są to bezcenne dane, które pozwalają analizować pracę całej przychodni, optymalnie ustalać grafik, prawidłowo organizować codzienne działania.

• Komunikaty RODO

W ramach telefonii VoIP można nagrać komunikaty informujące dzwoniącego pacjenta o gromadzeniu, przetwarzaniu oraz ochronie jego danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, głównie rozporządzeniem RODO.

• Usługa IVR (ang. interactive voice response)

Jest to interaktywna obsługa dzwoniącego pacjenta w rodzaju automatycznego call center. Po wysłuchaniu komunikatów poprzez wybieranie tonowe ze swojego telefonu pacjent wskazuje np. język, w jakim chce rozmawiać z recepcją, usługę, którą jest zainteresowany czy temat rozmowy.

• Kolejkowanie połączeń

To funkcja pozwalająca na ustawianie w kolejce do rozmowy pacjentów dzwoniących do placówki. Osoba czekająca na połączenie może słuchać muzyki i co pewien czas być informowana o tym, na którym miejscu w kolejce aktualnie się znajduje.

• Możliwość przypisania wielu numerów do jednego telefonu

Jeżeli np. poradnia POZ i poradnie specjalistyczne w placówce mają oddzielne numery telefonów, ale obsługuje je jedna rejestracja, telefonia VoIP pozwala przypisać do jednego urządzenia wszystkie numery dedykowane do kontaktu z placówką. Powstaje dzięki temu pewnego rodzaju wirtualna centrala telefoniczna.

Wbudowaną telefonię VoIP posiada nasza aplikacja Medidesk, przeznaczona do kompleksowej obsługi ruchu telefonicznego i innych źródeł kontaktu w placówce. Wyposażona jest w wiele funkcjonalnych narzędzi do codziennej pracy dla rejestratorek, pełni też nieocenioną rolę analityczną dla menedżerów. Osoby zainteresowane aplikacją Medidesk, zachęcamy do kontaktu!