Zarządzanie biznesem medycznym a zadania managera

Manager placówki medycznej zazwyczaj odpowiada za organizację pracy kadry lekarskiej oraz rejestracji medycznej – efektywność, motywację do pracy, przygotowanie techniczne i przeszkolenie. Dodatkowo w jego gestii jest działalność wizerunkowa podmiotu ochrony zdrowia.

Musi on więc odpowiadać m.in. na następujące pytania:

• jakie oprogramowanie i system medyczny wybrać,
• jak dobierać i zarządzać zespołem rejestracji medycznej,
• skąd pozyskiwać lekarzy i jak ich zatrzymać,
• jak sobie radzić z reklamacjami,
• jak prowadzić działania marketingowe placówki medycznej.

Oprogramowanie i system medyczny

Kwestia ta jest kluczowa dla jakości funkcjonowania placówki. Odpowiedni system medyczny to nie tylko określona organizacja pracy, ale też bezpieczeństwo zachowania poufności i przepływu danych. Dotyczy to większości rozwiązań technologicznych i teleinformatycznych. Dlatego ich wybór nie powinien być przypadkowy.

Jakie rozwiązania technologiczne wybrać?

System wspierający pracę rejestracji medycznej, przestrzeń do przechowywania danych osobowych oraz danych medycznych, a także środki łączności: telefon, aplikacja do połączeń video i chat (używane np. podczas udzielania zdalnych świadczeń) – one wszystkie muszą być odpowiednio zabezpieczone.

Manager powinien szczegółowo przeanalizować potrzeby placówki, a także możliwości dostępnych rozwiązań. Od tego będzie zależał komfort pracy pracowników oraz bezpieczeństwo przetwarzanych przez nich danych. Warto więc stawiać na rozwiązania sprawdzone i kompleksowe. Dobrym wyborem będą te, aktualizujące stosowne zabezpieczenia automatycznie online.

Zespół rejestracji medycznej

Do zadań managera należy również koordynowanie pracy i organizacja zespołu rejestracji medycznej. Czuwa on nad zapewnieniem pracownikom odpowiednich warunków (m.in. technicznych, takich jak oprogramowanie i system medyczny), stanem ich wiedzy oraz efektywnością.

Za jakie obszary pracy rejestracji odpowiada manager?

Zarządzanie biznesem medycznym to jednak nie tylko planowanie i strategia, ale też praca z ludźmi i mierzenie się z problemami kadrowymi. Do wyzwań w tym zakresie należy m.in.:

• rekrutowanie osób o odpowiednich kwalifikacjach i predyspozycjach do tego rodzaju pracy,
• rozdzielanie zadań i reagowanie w przypadku braków kadrowych (np. na skutek zwolnień, czy urlopów rodzicielskich),
• dbałość o poziom motywacji i odpowiednią atmosferę w pracy,
• radzenie sobie z roszczeniową postawą pracowników,
• weryfikacja jakości pracy i umiejętności poszczególnych pracowników (np. poprzez statystyki dostarczane przez system do obsługi połączeń telefonicznych lub testy „tajemniczego pacjenta”,
• dbałość o odpowiednie przeszkolenie i inicjowanie szkoleń zawodowych rejestracji medycznej.

Kadry lekarskie

Wiele placówek medycznych zmaga się z brakami kadrowymi personelu białego. Rekrutacja wykwalifikowanego lekarza to odpowiedzialne zadanie. Nie zawsze wystarcza ogłoszenie na portalu z ofertami pracy – czasem potrzebne są usługi agencji rekrutacyjnych. To jednak nie koniec. Wymagające może okazać się też utrzymanie kadry lekarskiej na wysokim poziomie.

Jak zatrzymać dobry personel medyczny w placówce?

Podobnie jak w przypadku pracowników rejestracji, również lekarze i pielęgniarki muszą mieć zapewnione odpowiednie warunki – rozwiązania technologiczne, sprzęt specjalistyczny, środki ochrony osobistej, a także komfort pracy. Manager placówki medycznej powinien kontrolować każdą z tych sfer. Ważna jest również dbałość o motywację np. poprzez zapewnienie o możliwościach rozwoju zawodowego czy tworzenie przyjaznej atmosfery pracy.

Obsługa pacjentów

Jak zostało powiedziane wyżej, manager czuwa również nad zewnętrznymi kwestiami zarządzania biznesem medycznym. Dotyczą one wizerunku i odbioru placówki przez pacjentów. Jego zadaniem jest więc nie tylko wpływanie na wysoką jakość ich obsługi, ale też szybka reakcja w sytuacjach nietypowych i konfliktowych.

Trudne relacje z pacjentami

Manager placówki medycznej musi radzić sobie m.in. ze zgłaszanymi reklamacjami. Jak to w życiu bywa – nie zawsze są one podstawne. Jego odpowiedzi powinny jednak być wyważone i stanowcze, oparte na rzeczowych argumentach. Trzeba pamiętać, że w takich sytuacjach manager reprezentuje placówkę nie tylko czynami, ale też swoją postawą.

Marketing placówki medycznej

Kolejnym wyzwaniem managera podmiotu ochrony zdrowia jest marketing. Promowanie placówki jest ściśle związane z dbałością o wysoką jakość usług i obsługi. Obejmuje jednak dużo szerszy zakres, m.in. pozyskiwanie nowych pacjentów, kształtowanie świadomości marki, organizacja akcji promocyjnych czy dbałość o wizerunek w kręgach branżowych.

Zadania managera a współpraca marketingowa

Nawet jeśli placówka korzysta z usług profesjonalnej agencji marketingowej, manager nadal ma ważny udział w tych działaniach. Jego zadaniem jest dobór odpowiednich podwykonawców, negocjowanie stawek, nadzór nad realizacją działań, a także planowanie strategiczne. Co więcej, jest on zwykle odpowiedzialny za sprawną komunikację ze zleceniobiorcami i dostarczenie im niezbędnych materiałów.

Jak wybrać managera placówki medycznej?

Wiemy już, z czym mierzy się osoba zatrudniona na tym stanowisku. Ale jakie predyspozycje powinna mieć, by poradzić sobie z wyzwaniami zarządzania biznesem medycznym?

Manager placówki medycznej to zawód dla osób odpornych na stres oraz zdyscyplinowanych. Zarządzając kadrą, powinien on świecić przykładem dla swoich podwładnych. Ważne są również kompetencje interpersonalne. Osoba na tym stanowisku dba o relacje między pracownikami. Powinna również potrafić zjednać sobie sympatię pacjentów oraz partnerów biznesowych.

Co jeszcze powinien wiedzieć manager placówki medycznej? Jak rozwijać jego umiejętności? Na te i inne pytania odpowiadamy w webinarach oraz podczas szkoleń dla managerów i właścicieli podmiotów ochrony zdrowia.