Nie stój zbyt długo pod „ścianą obaw”

Trzeba mieć świadomość, że wszelkie zmiany w miejscu pracy – takie jak wprowadzenie nowych technologii czy zatrudnianie kolejnych osób – mogą wywoływać u pracowników lęk i niepokój. Może on wynikać z faktu, że nie wiedzą oni, czy poradzą sobie z obsługą nowych narzędzi, czemu tak naprawdę one służą, czy kolejny pracownik nie popsuje atmosfery pracy albo nie stanie się z miejsca ulubieńcem przełożonych.

O ile niepokój ten nie musi jeszcze oznaczać niczego złego, o tyle ważne jest, by wśród personelu nie doszło do bezpodstawnego sabotowania nowości. Wbrew pozorom jest to dość popularne zjawisko i może trwać wiele lat, co w konsekwencji odbija się na jakości obsługi pacjentów i przychodach. Każdy menedżer doskonale wie, że dobre zmiany są niezbędne, by placówka się rozwijała oraz stawiała czoła konkurencji.

Jak przekonać załogę do nowych rozwiązań?

Aby wprowadzane w placówce nowe rozwiązania nie budziły niepokoju i były przez pracowników przyjmowane z ciekawością, a nie z lękiem, należy ich do nich odpowiednio przygotować. Jeśli zostały one wdrożone bez uprzedniego przygotowania załogi, warto to oczywiście jak najszybciej nadrobić. Należy mieć świadomość, że nowe rozwiązania nie przyniosą efektu, jeśli pracownicy nie będą znali intencji wprowadzanych zmian.

• Uprzedzaj o zmianach

Nie licz na to, że nikt z recepcji nie dowie się o planowanej przez kierownictwo placówki zmianie. Na pewno pojawią się plotki, a z nimi – strach (wiadomo, że najbardziej boimy się nieznanego). Dlatego na specjalnym spotkaniu można uprzedzić załogę, że za jakiś czas np.: planujemy powiększyć skład recepcji, zmienić niektóre procedury lub wprowadzić nowe rozwiązania np. aplikacje pomagające w obsłudze pacjentów takie jak Medidesk.

• Zaangażuj pracowników w proces zmian

Nic tak dobrze nie pomaga przekonać pracowników do nowych rozwiązań, jak poczucie, że są ich współautorami. Kierownictwo może zorganizować spotkanie albo przeprowadzić ankietę, w której zapyta pracowników, z jakich rozwiązań usprawniających ich pracę byliby zadowoleni.

• Wskazuj korzyści

I to nawet nie dla firmy, ale dla pracowników. Dla przykładu – rejestratorki medyczne są często świetnymi pracownikami, ale szef o tym nie wie, bo nie widzi żadnych liczb ani dowodów o tym świadczących. Aplikacja Medidesk pozwala szybko zorientować się, jak duże jest zaangażowanie rejestratorek w pracę i np. wynagrodzić tę pracę premią. Taki argument przekona nawet najbardziej niezdecydowanych.

• Pomóż dostosować się do nowych warunków pracy

Zapewnij pracownikom odpowiednie przeszkolenie z użycia nowych technologii i narzędzi.  W przypadku wprowadzania nowego systemu, które może być bardzo intuicyjne w obsłudze, pracownicy rejestracji i tak mogą z początku w to wątpić. Solidne szkolenie i pokazanie działania systemu, szybko pomoże przełamać ich obawy. Warto też zapewnić, że przynajmniej w pierwszej fazie pracy z nowym narzędziem jeśli pojawią się jakieś pytania, mogą liczyć na wsparcie. Doświadczenie zespołu wdrożeniowego Medidesk (zarówno w średnich klinikach jak i dużych szpitalach) pokazuje, że często wyolbrzymione z początku obawy, szybko znikają podczas pierwszej godziny podstawowego szkolenia z obsługi narzędzia. Rejestratorki same zwracają uwagę na funkcje, które znacznie ułatwiają im „życie” w pracy i finalnie cieszą się, że menedżer zdecydował się na ten krok.

Wielu pracowników sądzi, że nowoczesne technologie w miejscu pracy mają być swojego rodzaju monitoringiem, mającym na celu przyłapanie ich na nierzetelności czy błędach. Tymczasem jest odwrotnie – pozwalają one usprawniać pracę, sprawić, że jest mniej stresująca i wygodniejsza. I taki właśnie pozytywny przekaz należy budować podczas wprowadzania w firmie każdej zmiany. Z pewnością przyniesie to dobre rezultaty!