Jeszcze niedawno jedynym zadaniem pracowników rejestracji w placówce medycznej było odbieranie telefonów i umawianie pacjentów na wizytę zgodnie z harmonogramem pracy lekarzy. W dobie rosnącej konkurencji, rejestracja musi jednak pełnić również inne funkcje – w tym również sprzedażowe.

Odpowiedz więc sobie na pytanie – czy rejestracja w Twojej placówce na pewno umie pozyskać nowego pacjenta?

Rejestracja placówki zdrowia pełni przede wszystkim funkcję informacyjno-wizerunkową. Jeśli chodzi o funkcję informacyjną, to właśnie tam pacjent uzyskuje wszystkie niezbędne wiadomości dotyczące konsultacji, badań i lekarzy, to tam umawia się na wizyty, często odbiera wyniki badań itp. Funkcja wizerunkowa dotyczy głównie faktu, że w zdecydowanej większości przypadków to rejestracja jest punktem, w którym rozpoczyna się kontakt pacjenta z placówką. Doskonale wiadomo natomiast, że pierwsze wrażenie, jakie odniesie pacjent podczas takiego kontaktu wielokrotnie przesądza o tym, czy zostanie pacjentem stałym, czy też umówi się tylko na jedną wizytę lub nie umówi się na nią wcale.

Branża medyczna – zwłaszcza sektor prywatny – podlega już takim samym zasadom rynkowym jak inne przedsiębiorstwa. Placówki medyczne muszą być ukierunkowane na pacjenta – jego potrzeby i komfort. Obowiązuje tu zasada, że to placówka istnieje dla pacjenta, a nie on dla niej, musi być więc obsłużony szybko, sprawnie oraz profesjonalnie.

Przy coraz wyższej konkurencyjności kluczowe staje się więc pozyskiwanie nowych pacjentów. Rejestracja może tu odegrać naprawdę bardzo dużą rolę – o ile jej pracownicy będą wiedzieli, w jaki sposób przekonać niezdecydowanego pacjenta na umówienie wizyty, a także mieli przydatne do tego narzędzia.

Jak przygotować rejestrację do pozyskiwania pacjentów?

Na początek warto uświadomić sobie, że pozyskiwanie pacjentów przez rejestrację absolutnie nie może oznaczać nachalnych prób umówienia pacjenta na wizytę, kiedy jest on tym wyraźnie niezainteresowany – tego typu „sprzedaż” jest po pierwsze źle odbierana, a po drugie – długofalowo nie przyniesie nam żadnych korzyści czy nowych pacjentów. Z pewnością jednak pracownicy rejestracji mogą poprzez swoje sympatyczne i profesjonalne zachowanie budować zaufanie potencjalnego pacjenta i w ten sposób zachęcać go do umówienia wizyty. Jaka jest tu rola osób zarządzających placówką?

• Zainwestuj w przygotowanie rejestracji do pracy. Zadbaj o to, by pracownicy posiadali niezbędną merytoryczną wiedzę i byli na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w placówce. Rejestracja jest informacją, więc o placówce musi wiedzieć wszystko!
• Rozważ przeprowadzenie wśród pracowników rejestracji kursów i szkoleń: z kompetencji miękkich, umiejętności komunikowania się, umiejętności rekomendowania usług medycznych, języka obcego. Uzyskają dzięki temu wiedzę i umiejętności niezbędne do efektywnej pracy.
• Spróbuj opracować schematy działania w określonych sytuacjach i przekaż je rejestracji. Musi wiedzieć, co mówić pacjentowi, gdy ten chce się umówić na wizytę, ale nie ma terminu, nie ma miejsc u danego lekarza, wizyta okazuje się zbyt droga. Istnieje duża szansa, że używając odpowiednich argumentów rejestracja mimo wszystko przekona pacjenta do skorzystania z usług placówki.
• Daj rejestracji i sobie odpowiednie narzędzia, które usprawnią i ułatwią pracę. Jako przykład można tu podać naszą aplikację Medidesk, która w naturalny sposób systematyzuje i naturalnie upraszcza funkcjonowanie rejestracji, a dla menedżerów jest źródłem bezcennych danych i statystyk.
• Pamiętaj, że rejestracja nie jest działem sprzedaży! Jej głównym zadaniem nie może być pozyskiwanie nowych pacjentów, ale jeśli będzie dobrze przygotowana do pracy, przyrost pacjentów będzie naturalny i systematyczny.

Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób możesz sprawić, by praca rejestracji w Twojej placówce była jeszcze bardziej efektywna i jak może Ci w tym pomóc Medidesk, skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i przedstawimy to, co możemy dla Ciebie zrobić!