Wróć do bloga

Kategoria wpisu: Dla Managera

Dla Managera Urszula Łaskawiec | 2018-02-02

Dlaczego nie należy zwlekać z wysyłaniem odpowiedzi do pacjentów?

Czas czytania: 3 minuty
Dlaczego nie należy zwlekać z wysyłaniem odpowiedzi do pacjentów?
O tym, jak trudno jest pozyskać nowych pacjentów, jak również utrzymać pozytywne relacje ze stałymi pacjentami można mówić i pisać bez końca. W dobie coraz silniejszej konkurencji, na rynku usług medycznych niezmiernie istotne jest, aby personel medyczny odpowiedzialny za codzienny kontakt z pacjentami został w odpowiedni sposób przeszkolony do tego, aby szybko i sprawnie odpowiadać na każdą wiadomość mailową oraz formularz kontaktowy ze strony internetowej. W dzisiejszym wpisie wyjaśniamy, dlaczego nie należy zwlekać z odpowiedziami na zapytania pacjentów oraz ostrzegamy, jakie mogą być konsekwencje wynikające z zaniedbań tej jakże istotnej kwestii.

Wypróbuj Medidesk bezpłatnie!

„Dzień dobry, czy ktoś mi wreszcie odpisze?”

Sektor usług medycznych jest niezwykle wrażliwą kategorią biznesową. Mamy bowiem tutaj do czynienia z grupą osób cierpiących na różnego rodzaju dolegliwości lub chcących w szybkim czasie wykonać badania profilaktyczne oraz diagnostyczne. W tym przypadku czas ma decydujące znaczenie w podjęciu skutecznego leczenia. Nie powinien zatem dziwić fakt, że pacjenci są osobami narażonymi na zwiększony poziom stresu (domniemanie lub podejrzenie choroby) lub znużonymi przewlekłym leczeniem (np. nowotworu).

Należy więc przeszkolić personel medyczny, który każdego dnia zajmuje się nawiązywaniem kontaktu z pacjentami, aby zdawał sobie sprawę z tego, że pacjenci nie chcą długo czekać na odpowiedź ze strony placówki medycznej. Oczekują szybkiej i rzetelnej informacji na zadane przez siebie pytania oraz pomocy w przejściu przez wszelkie procedury medyczne. Nie wolno bagatelizować żadnej otrzymanej wiadomości i odpisywać z dużym, np. tygodniowym, opóźnieniem. Taka „beztroska” coraz częściej skutkuje utratą pacjenta, który zdecyduje się na podjęcie leczenia w konkurencyjnej placówce medycznej. Aby usprawnić proces odpisywania na e-maile można zaproponować zespołowi odpowiednie szkolenia podnoszące ich kwalifikacje w tym obszarze.

Najważniejsze powody, dla których pracownicy rejestracji medycznej powinni oddzwaniać i odpisywać jak najszybciej na wszystkie wiadomości od pacjentów:

Zasada „dwóch godzin” – jak wpływa na sytuację finansową placówki medycznej?

Czy wiesz, że każda wiadomość mailowa od pacjenta, czy każdy przesłany formularz kontaktowy ze strony internetowej, które pozostały bez odpowiedzi dłużej niż dwie godziny powodują znaczący spadek efektywności umówienia wizyty?

W dzisiejszych czasach chyba żadna placówka medyczna nie może sobie pozwolić na taki „luksus nieoddzwaniania”. Utrata chociażby jednego pacjenta może powodować odczuwalne skutki finansowe i przyczynić się do pogorszenia sytuacji materialnej placówki medycznej. Nie należy zatem zwlekać i jak najszybciej nawiązać kontakt z pacjentem.

Podczas wykonywania codziennych obowiązków, pracownicy rejestracji medycznej powinni zastosować się do zasady „dwóch godzin”. Zasada ta zakłada, że chorzy powinni otrzymać odpowiedź na przesłane zapytanie w czasie nie dłuższym, niż 120 minut. Dzięki temu maksymalizujemy szansę na pozyskanie nowych pacjentów oraz na podtrzymanie pozytywnych relacji ze stałymi pacjentami. W kwestii wizerunkowej, czas odpowiedzi na wiadomości również jest niezmiernie istotny i wpływa na postrzeganie danej placówki medycznej w środowisku lokalnym (co może mieć istotne znaczenie chociażby z punktu widzenia budowania marki pracodawcy placówki).

Odpisywanie na wiadomości pacjentów

Czy sprawdzałeś dzisiaj swoją skrzynkę mailową?

Kontakt telefoniczny z placówką medyczną uznawany jest przez zdecydowanie największą grupę pacjentów za najszybszy i najskuteczniejszy sposób na otrzymanie odpowiedzi na zadane pytanie. Również najszybszy sposób na umówienie wizyty lekarskiej. Co jednak jeżeli pacjent dzwoni i trafia na zajętą linię w placówce? Z pomocą przychodzi innowacyjny system Medidesk, który teraz możesz przetestować przez 14 dni za darmo. Rozwiązanie pozwala na sprawdzanie w czasie rzeczywistym wszystkich połączeń przychodzących. Od teraz żaden telefon nie pozostanie przypadkowo pominięty, a czas odpowiedzi zostanie skrócony do niezbędnego minimum. Z całą pewnością zaowocuje to zwiększeniem liczby stałych pacjentów i wzrostem satysfakcji z obsługi.

Czasami, kiedy telefonująca osoba trafia na zajętą linię lub nie może dodzwonić się z przyczyn niezależnych od siebie, wysyła wiadomość mailową, wiadomość na Facebooku lub uzupełnia formularz kontaktowy znajdujący się na stronie internetowej danej placówki medycznej. Niestety często zdarza się jednak tak, że wiadomości od pacjentów umykają uwadze personelu, który zapomina o regularnym logowaniu się do skrzynki mailowej. Dlatego warto przy tym pamiętać, że zapytania od pacjentów przychodzące drogą elektroniczną nie zwalniają pracowników rejestracji z obowiązku szybkiego oddzwonienia lub odpisania.

Innowacyjny system Medidesk – skuteczny sposób na szybki kontakt z pacjentami

Innowacyjny system Medidesk, który powstał w 2017 roku w odpowiedzi na zapotrzebowanie branży medycznej umożliwia przeglądanie w czasie rzeczywistym wszystkich otrzymanych formularzy kontaktowych oraz połączeń telefonicznych. Pracownik rejestracji w jednym miejscu ma wgląd do wszystkich powyższych form kontaktu na linii pacjent – placówka medyczna. Dzięki temu szanse na to, że jakaś wiadomość od chorego umknie jego uwadze są praktycznie niemożliwe. Placówki medyczne, które wykorzystują Medidesk w codziennej pracy zauważają diametralny spadek liczby utraconych pacjentów.

Najważniejsze zalety innowacyjnego systemu Medidesk:

Proces wdrożenia systemu Medidesk do konkretnej placówki medycznej jest szybki i nieskomplikowany. W ciągu jednego dnia klient otrzymuje aktywną aplikację z oddzielnymi loginami dla swoich pracowników. Dzięki temu właściciele i menadżerowie placówek medycznych, przychodni lekarskich i szpitali mogą w pełni kontrolować pracę rejestracji w zakresie odbierania telefonów od pacjentów. Zalet Medidesk jest wiele. W tym przede wszystkim najważniejsza zaleta – wzrost liczby pacjentów przekładający się na realne zyski. Placówki medyczne zainteresowanie wdrożeniem do swojej firmy innowacyjnego systemu Medidesk zapraszamy do współpracy i kontaktu!

Przetestuj Medidesk bezpłatnie przez 14 dni, bez zobowiązań

Umów się na bezpłatną prezentację Medidesk

Zostaw swoje dane, aby poznać ofertę Medidesk