Właściciele i managerowie placówek medycznych nie mają czasu na teorię. Jeśli wyjeżdżają na event, oczekują konkretnych odpowiedzi na realne pytania z codziennej pracy, nie ogólnych prezentacji o trendach w opiece zdrowotnej. Problem w tym, że większość wydarzeń branżowych wygląda identycznie: panel ekspertów, prelekcje z gotowymi slajdami, networking przy kawie i lista kontaktów, która zostaje w teczce. 

Ten artykuł odpowiada na pytanie: czym różni się event dla branży medycznej, który faktycznie zmienia sposób pracy placówki, od standardowego spotkania konferencyjnego? I dlaczego forma, w jakiej odbywa się wydarzenie, ma większe znaczenie niż lista prelegentów. 

Dlaczego branża medyczna potrzebuje innego formatu spotkań 

Właściciel kliniki wielospecjalistycznej lub gabinetu stomatologicznego zmaga się z problemami, które nie wynikają z braku wiedzy o medycynie. Wynikają z braku wiedzy o zarządzaniu placówką jako biznesem. 

Najczęstsze bolączki to: 

• brak kontroli nad tym, co dzieje się w rejestracji, gdy właściciel jest na sali zabiegowej, 

• trudność w ocenie, czy kampania marketingowa faktycznie przekłada się na wizyty, 

• puste sloty w grafiku, które bezpośrednio oznaczają utracony przychód, 

• rotacja pracowników rejestracji i brak systemu, który uniezależnia proces od konkretnej osoby, 

• brak narzędzi do sprawdzenia jakości obsługi pacjenta poza własną obecnością w placówce. 

To są problemy operacyjne, nie medyczne. Odpowiedzi na nie rzadko pojawiają się na konferencjach poświęconych nowoczesnym metodom leczenia. Potrzebny jest inny format. 

Czym jest event warsztatowy dla placówek medycznych 

Event warsztatowy to spotkanie, w którym uczestnicy nie tylko słuchają, ale pracują, na własnych przykładach, w czasie rzeczywistym, z innymi managerami i właścicielami, którzy mają podobne wyzwania. 

Kluczowa różnica między warsztatem a konferencją: 

Konferencja	Warsztat
Słuchasz prezentacji	Pracujesz na własnym przypadku
Wiedza ogólna i teoretyczna	Konkretne działania do wdrożenia
Networking w kuluarach	Praca przy stolikach z innymi właścicielami
Wychodzisz z notatkami	Wychodzisz z listą kroków na poniedziałek
Ekspert czyta slajdy	Ty analizujesz swoje dane na żywo

Format ma ogromne znaczenie, szczególnie dla właścicieli-lekarzy, którzy spędzają 6–8 godzin dziennie na sali zabiegowej. Czas, który poświęcają na wydarzenie poza placówką, musi zwrócić się w postaci realnych zmian, nie tylko inspiracji. 

Jak wygląda event, który zmienia pracę placówki, na przykładzie Amoz Connect 

Amoz Connect to wydarzenie skierowane do właścicieli i managerów prywatnych placówek medycznych, organizowane przez Medidesk. Format jest celowo warsztatowy, do 80 osób, stoliki po 8–9 uczestników, zmiana grup w trakcie dnia. 

Czemu uczestnicy Amoz Connect lubią przychodzić na taką formę warsztatową? Po pierwsze mamy dość bliski kontakt i relacyjność na wydarzeniu. Ryszard zaczynając spotkanie prosi wszystkich o wstanie od stołu i przywitanie się. Każdy się wita, są to placówki, często bywają nawet konkurencyjne, ale po przejściu na ty i po wejściu w podobne problemy, które mają, stają się na koniec partnerami – mówi Daniel Nowocin, CEO Medidesk.  

To, co odróżnia to wydarzenie od większości branżowych spotkań, to praca na żywych danych uczestników, nie na podręcznikowych przykładach. 

Analiza własnej rejestracji na żywo, dlaczego to działa 

Jednym z elementów warsztatów jest test tajemniczego pacjenta przeprowadzany bezpośrednio podczas wydarzenia. Uczestnicy, którzy zgłoszą się jako ochotnicy, mają możliwość sprawdzenia w czasie rzeczywistym, jak ich rejestracja radzi sobie z obsługą telefonu. 

Dobrym przykładem jest warsztat, który prowadzi Ryszard, na którym autentycznie na miejscu dzwonimy do placówki wybranej, która jest ochotnikiem i dzwonimy i wchodzimy w rolę pacjenta. Pacjenta, który może mieć jakieś konkretne oczekiwania, może być to pacjent, który jest gadułą albo pacjent, który jest trochę trudniejszym pacjentem. Wtedy Ryszard często wchodzi w rolę tego pacjenta i autentycznie na żywo rozmawiamy z rejestracją, sprawdzamy co poszło nie tak, rozkładamy tą rozmowę na czynniki pierwsze – mówi Daniel Nowocin, CEO Medidesk. 

Efekt jest taki, że ta sama rozmowa wywołuje dwie zupełnie różne reakcje na sali: 

Bardzo mi się podobał moment, w którym po zakończonej rozmowie część z sali powiedziała wow, brawo, tej dziewczynie należą się podziękowania i dodatkowy jeszcze bonus, a druga część z sali mówiła no jak, no przecież to wcale nie było takie super, to można było poprawić, to można było zrobić lepiej – mówi Ryszard Kral, Trener rozwoju Medidesk. 

Rozbieżność ocen tej samej rozmowy pokazuje coś ważnego: różne standardy obsługi pacjenta, różne oczekiwania managerów, różne punkty widzenia. To właśnie wartość, której nie daje konferencja z gotowymi slajdami. 

Zmiana perspektywy jako efekt dobrego networkingu medycznego 

Networking w branży medycznej ma inną wagę niż w wielu innych sektorach. Właściciel prywatnej placówki pracuje często w izolacji, jest lekarzem i przedsiębiorcą jednocześnie, zarządza rejestracją między wizytami, nie ma stałego otoczenia managerskiego. 

Wyjście poza swój gabinet i wejście na salę warsztatową, gdzie są inni menadżerowie placówek oraz inni właściciele placówek medycznych, ale z naszego regionu pomaga zmienić perspektywę i spojrzeć na nasze problemy właśnie z lotu ptaka. Dzięki temu łatwiej jesteśmy w stanie znaleźć rozwiązania na nurtujące nas problemym- dodaje Ryszard Kral, Trener rozwoju Medidesk.

Networking działa wtedy, gdy opiera się na wspólnym problemie, nie na wymianie wizytówek. Format małych stolików z rotacją grup sprawia, że uczestnicy wchodzą w kontakt z kilkoma różnymi placówkami w ciągu jednego dnia, porównują podejścia, dzielą się rozwiązaniami. 

Są to placówki, często bywają nawet konkurencyjne, ale po przejściu na ty i po wejściu w podobne problemy, które mają, stają się na koniec partnerami – zauważa, Ryszard Kral, Trener rozwoju Medidesk.

Co sprawdza dobry event dla placówek medycznych, lista obszarów 

Na wartościowym wydarzeniu branżowym dla placówek medycznych uczestnicy powinni mieć możliwość sprawdzenia co najmniej kilku z tych obszarów: 

Pozyskiwanie pacjentów: 

• czy strona internetowa jest przygotowana na aktualne wymagania pacjentów, 

• czy kanały kontaktu są dostępne i widoczne, 

• jak wygląda pozycjonowanie i opinie na Google Maps. 

Obsługa pierwszego kontaktu: 

• jak rejestracja radzi sobie z trudnym pacjentem, 

• ile połączeń nie jest odbieranych i co dzieje się dalej, 

• czy rejestratorki oddzwaniają i jak szybko. 

Narzędzia i automatyzacja: 

• jakie możliwości dają boty głosowe i czatboty, 

• jak wyglądają systemy do zarządzania połączeniami, 

• jak mierzyć ROI działań marketingowych. 

Finanse i operacje: 

• skąd pozyskiwać środki na rozwój placówki, 

• jak ograniczyć puste sloty w grafiku, 

• jak zarządzać siecią kilku lokalizacji. 

Jak wygląda powrót z eventu, który naprawdę działa 

Wskaźnikiem skuteczności wydarzenia nie jest ocena prelegentów ani liczba materiałów do pobrania. Wskaźnikiem jest to, czy uczestnik wraca na kolejną edycję z wdrożonymi zmianami i wychodzi z nową listą działań. 

Na Amoz Connect najbardziej mi się podobało to, jak na drugiej edycji przyjechała właścicielka, która była na pierwszej edycji. Miesiąc po miesiącu wdrożyła zmiany i konkretne działania w swojej placówce i przyjechała na kolejną edycję po to, żeby znów spojrzeć na ten sam problem, ale już z innym doświadczeniem – mówi Ryszard Kral, Trener rozwoju Medidesk. 

To jest model, który ma sens dla właściciela placówki: nie jednorazowe wydarzenie inspiracyjne, ale cykl, sprawdzasz stan placówki, wdrażasz konkretne kroki, wracasz z efektami, bierzesz nowe działania. 

W skrócie 

• Event dla branży medycznej przynosi wartość, gdy opiera się na pracy na żywych danych uczestników, a nie na gotowych prezentacjach. 

• Networking medyczny działa, gdy oparty jest na wspólnym problemie, a nie wymianie wizytówek. 

• Analiza własnej rejestracji na żywo, np. przez test tajemniczego pacjenta  pokazuje problemy, których manager sam nie widzi z wewnątrz. 

• Mała grupa (do 80 osób) i format stolikowy pozwalają na realną wymianę doświadczeń między właścicielami konkurencyjnych placówek. 

• Dobry event kończy się listą konkretnych kroków do wdrożenia od poniedziałku. 

Następny krok 

Jeśli zarządzasz placówką medyczną i chcesz sprawdzić, gdzie tracisz pacjentów jeszcze przed pierwszą wizytą, audyt tajemniczego pacjenta Medidesk pozwala zobaczyć to na podstawie danych z Twojej rejestracji, nie ogólnych benchmarków. 

Zobacz, jak wygląda audyt tajemniczego pacjenta → 

Sprawdź najbliższe wydarzenie Amoz Connect → 

FAQ 

Czym różni się event warsztatowy od konferencji medycznej? 

Konferencja dostarcza wiedzy ogólnej. Warsztat pozwala sprawdzić własną placówkę na żywo, zweryfikować jakość obsługi, strony internetowej czy rejestracji telefonicznej przy pomocy ekspertów i innych uczestników. Wychodzi się z gotowym planem działania, nie z notatkami. 

Dla kogo jest event Amoz Connect? 

Dla właścicieli prywatnych placówek medycznych i managerów, zarówno klinik wielospecjalistycznych, jak i gabinetów stomatologicznych. Szczególnie przydatny dla osób, które zarządzają kilkoma lokalizacjami lub planują skalowanie. 

Jak wygląda test tajemniczego pacjenta podczas eventu? 

Prowadzący dzwoni do placówki uczestnika na żywo, wcielając się w rolę pacjenta z konkretnym scenariuszem. Po rozmowie cała sala analizuje, co poszło dobrze, a co można poprawić. Wynik jest natychmiastowy i dotyczy rejestracji uczestnika, nie podręcznikowego przykładu. 

Ile osób bierze udział w warsztatach Amoz Connect? 

Do 80 osób, podzielonych na stoliki po 8–9 uczestników. Format jest celowo kameralny, żeby zachować warsztatowość i możliwość realnej rozmowy. 

Co właściciel placówki wynosi z takiego eventu? 

Konkretną listę działań do wdrożenia. Najczęściej dotyczą one obsługi pacjenta, jakości pracy rejestracji, widoczności w internecie i narzędzi do zarządzania połączeniami telefonicznymi.