Na początek kwestia wykształcenia. Choć w Polsce nie prowadzi się jeszcze studiów stricte w zakresie pracy w recepcji placówek ochrony zdrowia, to jednak wiedzę i umiejętności związane z tym zawodem posiadają m.in. absolwenci studiów dotyczących zdrowia publicznego czy zarządzania ochroną zdrowia. Do pracy na tym stanowisku przygotowują jednak liczne technika, szkoły zawodowe oraz policealne, wiele placówek edukacyjnych prowadzi w tym zakresie kursy i szkolenia.

Na pewno więc wśród kandydatów znajdą się osoby z odpowiednim, kierunkowym wykształceniem. Warto jednak przyjrzeć się również kandydatom bez wykształcenia związanego z ochroną zdrowia – czasami okazuje się, że mają wszystkie cechy osobowościowe niezbędne do pracy w recepcji, a samej merytoryki mogą się szybko nauczyć.

Czym powinien się charakteryzować pracownik rejestracji?

Wśród cech, kwalifikacji i umiejętności idealnego pracownika rejestracji placówki medycznej znajduje się:

• komunikatywność – umiejętność jasnego, precyzyjnego i poprawnego pod względem językowym oraz stylistycznym wyrażania się w mowie oraz piśmie, a także zdolność słuchania oraz – co bardzo ważne – rozumienia tego, co mówi druga osoba,
• wysoka kultura osobista – składa się na nią to, jak osoba odnosi się do otoczenia oraz czy wykazuje szacunek wobec innych osób (nie tylko przełożonych, ale również znajdujących się na równi lub niżej w hierarchii zawodowej oraz społecznej),
• opanowanie – praca w rejestracji jest nieustannym kontaktem z innymi osobami, które bywają czasem niegrzeczne, zdenerwowane, opryskliwe, nieuprzejme – pracownik musi w każdej z tych sytuacji zachować spokój i opanowanie,
• cierpliwość – czyli umiejętność poświęcenia czasu na wysłuchanie pacjenta oraz spełnienie jego oczekiwań (niecierpliwy pracownik będzie chciał obsłużyć pacjenta zbyt szybko, co nie zawsze oznacza dobrze),
• empatia – czyli umiejętność rozumienia i współodczuwania uczuć oraz zachowań innych osób, co jest postrzegane przez otoczenie jako uprzejmość oraz chęć niesienia pomocy.

Wśród innych cech i umiejętności kandydat/-ka na pracownika rejestracji medycznej można wymienić m.in. znajomość języka angielskiego (w wielu placówkach pacjentami są także obcokrajowcy), umiejętność korzystania z rozwiązań systemowych, takich jak system elektronicznej dokumentacji medycznej czy aplikacje wspomagające umawianie wizyt (np. Medidesk), gotowość do pracy w godzinach popołudniowych i w soboty (wiele placówek w dni robocze działa do godz. 20:00, a w soboty do 14:00-15:00), ale także chęć uczenia się oraz umiejętność pracy w zespole – rejestracja i cała placówka medyczna to przecież zespół.

Co powinno obudzić czujność?

Szukając pracownika do rejestracji medycznej należy zwrócić także uwagę na zapisy w jego CV i liście motywacyjnym, albo wyraźne cechy rzucające się w oczy podczas rozmowy kwalifikacyjnej, które mogą wykluczać jego pracę w takim właśnie charakterze. Może to być:

• brak komunikatywności – bardzo poważne wady wymowy, kłopoty z artykułowaniem głosek, chaotyczne i mało zrozumiałe wypowiedzi, błędy w CV oraz liście motywacyjnym,
• spóźnienie na rozmowę kwalifikacyjną – oczywiście awaria samochodu czy wypadek na mieście może się zdarzyć, ale powinno to obudzić czujność rekrutera – być może punktualność nie jest najmocniejszą stroną kandydata,
• nieodpowiedni strój i wygląd – pracowników recepcji obowiązuje schludny, elegancki, ale zarazem niekrzykliwy, niewyzywający wygląd – to, jak kandydat podchodzi do tych kwestii, widoczne jest już podczas rozmowy kwalifikacyjnej,
• negatywne wypowiedzi o byłych pracodawcach – jeśli podczas rozmowy kandydat narzeka na poprzedniego szefa czy aktualne miejsce pracy, nie świadczy to o nim najlepiej – przy kolejnej rozmowie kwalifikacyjnej będzie pewnie mówił to samo o Waszej placówce,
• kłamstwa w CV – jeżeli w swojej aplikacji osoba wpisała doskonałą znajomość języka angielskiego, a podczas kontaktu nie potrafi odpowiedzieć na proste „Good morning”, jej kandydaturę można od razu skreślić.

Co jeszcze powinno wzbudzić ostrożność rekrutera? Jeśli zadawane przez niego pytania budzą irytację kandydata – niestety może być tak, że taką samą irytację wzbudzą pytania pacjentów zadawane przez telefon. Niepokojąca może być zbytnia nerwowość kandydata (czasami świadczy o tym, że nie umie radzić sobie ze stresem) oraz wyczuwalny od niego chłód i dystans. Oczywiście nie chodzi o to, by spoufalał się z rozmówcą, ale musi być otwarty i empatyczny wobec innych. Jeśli chodzi o kwalifikacje i doświadczenie, zastanawiająca może być bardzo długa przerwa w pracy zawodowej, a także krótki czas pracy w wielu firmach.

Poszukiwanie pracownika do rejestracji medycznej nie jest łatwą sprawą. Z pewnością rekrutacji trzeba poświęcić wiele czasu i uwagi – tak, by nowa osoba szybko zgrała się z resztą zespołu i była jego ważną, efektywną częścią.