Przygotowania akcji promocyjnej obejmują różne zadania. Trzeba m.in. ustalić dokładne zasady akcji specjalnej, przygotować materiały informacyjne (np. ulotki), przygotować grafiki i artykuły na stronę internetową czy profile w mediach społecznościowych, opracować strategię docierania z promocją do osób, które mogłaby ona zainteresować.

W toku tych wszystkich przygotowań nie może umknąć niezwykle istotna kwestia, a mianowicie zaznajomienie ze szczegółami promocji pracowników placówki, zwłaszcza rejestratorek medycznych. Bez ich udziału żadna akcja promocyjna nie ma szans na powodzenie.

Rejestratorka – główne źródło wiedzy

Aby zrozumieć, dlaczego rejestratorka jest bardzo ważnym ogniwem w każdej akcji promocyjnej, wystarczy prześledzić drogę, jaką przebywa pacjent od momentu kiedy dowiaduje się o promocji do chwili, w której pojawia się w placówce. Pacjent o akcji specjalnej dowiedzieć się może na różne sposoby – czytając ulotkę, wchodząc na stronę internetową przychodni czy na jej profil na Facebooku – we wszystkich tych miejscach prezentuje się zarys akcji specjalnej oraz podaje dane do kontaktu, by zainteresowany pacjent mógł zapoznać się ze szczegółami lub od razu z niej skorzystać.

I tu dochodzimy do meritum – w takich przypadkach źródłem wiedzy o promocji dla pacjenta jest rejestratorka medyczna, gdyż kontakt to w większości przypadków po prostu numer telefonu lub mail do recepcji. Rejestratorka musi więc koniecznie znać wszystkie detale dotyczące promocji – jej dokładny zakres, czas trwania, ograniczenia (np. tylko ściśle określona liczba miejsc) – aby móc udzielić zainteresowanemu pacjentowi dokładnych informacji, które sprawią, że weźmie on w niej udział. A to już wprost przekłada się na przychody placówki.

Jak zatem przygotować rejestratorki do planowanych promocji? Dobrym pomysłem jest zorganizowanie spotkania roboczego, podczas którego osoby odpowiedzialne za marketing poinformują rejestratorki o szczegółach akcji. Wskazane jest także przygotowanie materiałów drukowanych, w których znajdą one opisaną całą promocję – broszurę tego typu mogą przeczytać spokojnie kilka razy, dzięki czemu zapamiętają wszystkie wiadomości, a w razie potrzeby mieć ją pod ręką w trakcie rozmów z pacjentami. W naszej aplikacji Medidesk istnieje możliwość wyróżnienia źródła kontaktu, dzięki czemu od razu widać, że pacjent dzwoni np. w sprawie konkretnej promocji – rejestratorka widzi to od razu, więc wie, czego będzie dotyczyła rozmowa i jakich informacji musi udzielić.

Plan awaryjny

Rejestratorki warto także – choćby pokrótce – przeszkolić z potencjalnych problemów, z jakimi mogą się spotkać w trakcie rozmów dotyczących promocji. Jeśli np. USG w niższej cenie dotyczy tylko 20 pierwszych zarejestrowanych osób, to kolejni pacjenci, którzy nie będą mogli skorzystać z rabatu, mogą czuć się pokrzywdzeni. Umiejętnie poprowadzona rozmowa pozwoli zminimalizować ich negatywne odczucia i sprawi, że mimo wszystko nie zrezygnują oni z usług świadczonych przez placówkę. Dlatego ważne jest, by przygotowujący promocję menedżerowie przygotowali zawczasu listę potencjalnych problemów, opracowali sposoby ich rozwiązania i przeszkolili z tego zakresu rejestratorki. Będzie to korzyść dla wszystkich, zwłaszcza dla rejestratorek, które mając gotowe schematy działania będą gotowe na spokojne rozmowy nawet z najtrudniejszymi, najbardziej roszczeniowymi pacjentami.

Jeśli chcesz poznać ofertę szkoleń dla rejestracji, odwiedź naszą stronę!