Zacznijmy od wyjaśnienia, dlaczego organizacja pracy na stanowisku rejestratorki medycznej jest tak istotną kwestią.

• Po pierwsze – ma ona znaczenie dla funkcjonowania całej placówki. To w rejestracji następuje proces zapisu pacjenta na wizytę, to rejestratorki pilnują grafików pracy lekarzy. Jeśli rejestratorka w swojej pracy jest dobrze zorganizowana, to w bardzo wielu aspektach przekłada się to na całą przychodnię.
• Po drugie – Uporządkowanie pracy to mniejszy stres związany z codziennym wykonywaniem obowiązków. Jeśli rejestratorka ma konkretny plan swojego działania, posiada do tego odpowiednie narzędzia i umie je wykorzystywać, niewiele jest sytuacji, które mogą ją zaskoczyć. A komfort psychiczny jest w miejscu pracy bezcenny!
• Po trzecie – Odpowiednia koordynacja pracy wprost przekłada się na osiągane wyniki, które następnie mogą być pozytywnie ocenione przez przełożonych i nagrodzone np. premią. Przyczynia się to więc do realizowania osobistych zamierzeń zawodowych oraz umacniania swojej pozycji jako pracownika rzetelnego i zaangażowanego.

Organizacja pracy na stanowisku rejestratorki medycznej – zadania i obowiązki

Uporządkowanie pracy rejestratorki medycznej należy zacząć od przygotowania listy zadań i obowiązków, które wykonuje osoba na tym stanowisku. I tak do tych spotykanych najczęściej zalicza się:

• umawianie, przesuwanie i odwoływanie wizyt pacjentów – drogą telefoniczną, elektroniczną oraz osobiście,
• udzielanie kompleksowych informacji o placówce i jej usługach (godziny otwarcia, dostępni specjaliści, wykonywane badania),
• kontrolowanie kolejności przyjmowania pacjentów oraz obiegu dokumentacji medycznej w placówce,
• dbałość o ochronę danych osobowych pacjentów zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym rozporządzeniem RODO),
• kontrolowanie uprawnień pacjentów do korzystania ze świadczeń finansowanych z środków publicznych (system eWUŚ),
• prowadzenie oraz archiwizacja dokumentacji medycznej pacjentów, jej udostępnianie zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• prowadzenie harmonogramów wizyt i grafików pracy lekarzy, informowanie pacjentów o zmianach w tym zakresie,
• przyjmowanie płatności za usługi komercyjne wykonane w placówce, obsługa kasy fiskalnej, wystawianie faktur.

Oprócz tego, do zadań rejestratorek medycznych należy również współpraca z innymi działami placówki (np. kadrami i księgowością), z jej ewentualnymi filiami, odbieranie poczty, składanie zamówień na artykuły biurowe i medyczne itp.

Jak widać, obowiązków rejestratorki medycznej może być mnóstwo, więc koordynacja pracy wydaje się tym bardziej istotna!

Stanowisko pracy rejestratorki medycznej – jak zarządzać czasem?

Organizacja pracy rejestratorki medycznej w dużej mierze opiera się na planowaniu oraz zarządzaniu czasem. Zdarza się, że rejestratorka znajduje się w sytuacji, gdy jednocześnie próbuje rozmawiać przez telefon, obsługiwać pacjenta znajdującego się w przychodni i przygotowywać dokumentację medyczną. Dlatego zarządzanie czasem jest tu wyjątkowo ważne.

Jak zatem zarządzać czasem pracy? Pomocne może być odpowiedzenie sobie na kilka pytań.

• Co?

Określ, co konkretnie masz danego dnia do zrobienia – oddzwonienie do pacjentów, zamówienie w drukarni ulotek, poinformowanie pacjentów o nieobecności lekarza.

• Jak?

Spróbuj wybrać sposób realizacji poszczególnych zadań. Z pacjentami najlepiej jest kontaktować się telefonicznie, ale już np. artykuły medyczne często można zamówić mailowo.

• Kiedy?

Wyznacz sobie priorytety. Poinformowanie pacjenta o nieobecności lekarza jest zdecydowanie ważniejsze niż zamówienie papieru do drukarki.

• Kto?

Zastanów się, kto w następnej kolejności przejmie Twoje obowiązki (np. popołudniowa zmiana) i jakich informacji związanych z Twoją pracą będzie potrzebować.

Oczywiście warto mieć świadomość, że w pracy rejestratorki mogą się przydarzyć niespodziewane wydarzenia, które skutecznie zdezorganizują nawet najlepiej rozpisany plan. Na nie również trzeba być przygotowanym.

Praca rejestratorki medycznej – trudne sytuacje

Osoby na stanowisku rejestratorki medycznej muszą uwzględniać różne trudne sytuacje mogące przydarzyć się w placówce. Przykłady? Opóźnienie wizyt wynikające z nieobecności lekarza to często spotykana sytuacja, która może wywołać u pacjentów irytację i złość. Dobrze zorganizowana rejestratorka od razu informuje o opóźnieniach pacjentów, przeprasza ich, próbuje w łagodny sposób rozładować sytuację, a jeśli ma taką wiedzę, przekazuje informacje, dlaczego lekarz się spóźnia (np. stoi w korkach).

Inny przykład to przyjmowanie reklamacji pacjentów. Rejestratorka z odpowiednim stanowiskiem pracy bez zbędnej zwłoki przekazuje pacjentowi odpowiedni formularz do wypełnienia, podaje mu numer telefonu, pod który może zadzwonić albo informuje o dniach, w których dostępny jest przyjmujący reklamację menedżer placówki.

Codziennością placówek medycznych są także tzw. trudni pacjenci – roszczeniowi czy konfliktowi. Oprócz odpowiednich cech osobowościowych, takich jak asertywność czy opanowanie, rejestratorce w takich sytuacjach pomogą bez wątpienia odpowiednie szkolenia – takie jak oferowane przez naszą firmę Medidesk.

Należy bowiem mieć świadomość, że o ile w niektórych aspektach odpowiednie uporządkowanie pracy rejestratorki medycznej zależy od niej samej, o tyle w wielu kwestiach potrzebne jest wsparcie osób zarządzających. To od nich zależy m.in. wygodne i ergonomiczne miejsce pracy, dostęp do niezbędnych do pracy narzędzi, a także rozwój umiejętności personelu podczas szkoleń.

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak usprawnić pracę rejestracji? Skontaktuj się z nami! Oprócz autorskich szkoleń, oferujemy m.in. bezpłatne audyty pracy rejestracji oraz narzędzia wspomagające obsługę ruchu telefonicznego w placówce. Zapraszamy!