Przekazanie zmiany to trudny moment w każdym miejscu pracy, także w rejestracji placówki medycznej. Nie oszukujmy się – osobie, która kończy pracę zależy na tym, by jak najszybciej udać się do domu, zaś osoba zaczynająca zmianę chce przystąpić do pracy ze wszystkimi ważnymi informacjami, by od początku działać spokojnie, efektywnie, bez zbędnych nerwów. Najlepsze jest wypracowanie przez cały zespół wspólnych procedur, które wyeliminują wszelkie możliwe szkody związane z przekazywaniem zmiany – zarówno placówki, jak i pacjentów czy samych rejestratorek.

Dobra organizacja pracy kluczem do sprawnego przekazania zmiany

Warto uświadomić sobie, że aby szybko i sprawnie przekazać obowiązki rozpoczynającej pracę koleżance trzeba przez cały czas wykazywać się dobrą organizacją – uwierzcie nam jednak, że warto. Nie ma nic gorszego od sytuacji, gdy w drodze do domu albo już w domu przypomni się nam ważna rzecz, o której trzeba było powiedzieć przed wyjściem z pracy. Komunikacja powinna odbywać się w formie werbalnej, ale wiadomo, że w sytuacji, gdy w recepcji czekają pacjenci nie można sobie pozwolić na zbyt długie rozmowy. Dlatego wszelkie informacje, o których musi wiedzieć koleżanka najlepiej jest od razu zapisywać i umieszczać w takim miejscu, by pojawiając się w recepcji od razu zwróciła na nie uwagę. W aplikacji Medidesk jest to specjalne miejsce na notatki dotyczące każdego zgłoszenia. Można również prowadzić kalendarz, w którym pod datą jest miejsce na zapisanie uwag. A dlaczego trzeba to robić od razu? Bo później najzwyczajniej w świecie można o nich zapomnieć!

Uwaga! Informowanie koleżanki o bieżących sprawach nie może być równoznaczne ze spychaniem na nią obowiązków, które można wykonać w trakcie własnej zmiany. Może to zostać źle odebrane i prowadzić do niepotrzebnych konfliktów w zespole. Jeśli np. w trakcie zmiany pacjent zażąda wydania kopii swojej dokumentacji medycznej, to obowiązek jej wykonania ma osoba, która polecenie to przyjęła, nawet jeśli pacjent zapowiada, że zjawi się po nią w późniejszych godzinach.

Złote zasady przekazywania zmiany w recepcji

W wielu placówkach medycznych, zwłaszcza tych większych, system przekazywania zmian jest z góry opracowany przez managera – tak, by zapewnić nieprzerwaną ciągłość obsługi pacjentów, sprawność tego procesu oraz efektywność pracy recepcji. Jeśli go nie ma, warto wprowadzić w życie kilka zasad, które znacznie ułatwią codzienną pracę zespołowi rejestratorek, nawet jeśli składa się z dwóch czy trzech osób.

• Osoba kończąca pracę ma obowiązek zostawić w recepcji ład – należy uporządkować dokumenty i przybory do pisania, skontrolować czystość blatu, zabrać kubek i inne rzeczy osobiste.

• W trakcie pracy należy na bieżąco kontrolować stan naładowania baterii w aparacie telefonicznym – tak, by recepcjonistka z drugiej zmiany na początku pracy nie musiała szukać ładowarki, a pacjenci mieli nieprzerwaną możliwość kontaktu z placówką. Sprawdzajmy, czy w drukarce jest papier, czy w zasięgu ręki znajduje się działający długopis. Jednym słowem – zostawiajmy miejsce pracy w takim stanie, w jakim chciałybyśmy je zastać.

• Osoba rozpoczynająca pracę ma obowiązek zachować punktualność. Skoro zaczyna pracę np. o 14:00 to dokładnie o tej godzinie ma być gotowa do przejęcia obowiązków. Należy wziąć pod uwagę, że wcześniej trzeba się przebrać, skontrolować schludność wyglądu (pamiętajmy, że recepcjonistka/rejestratorka jest pierwszą wizytówką palcówki), przygotować sobie coś do picia.

• Przekazywanie zmiany nie może odbywać się kosztem pacjenta. Jeśli pozwala na to czas i bieżąca sytuacja w placówce, przekazanie wszystkich ważnych informacji powinno odbyć się w formie werbalnej. Jeśli nie – wówczas nieocenione mogą okazać się notatki wykonywane ręcznie w kalendarzu lub w odpowiednim miejscu w aplikacji Medidesk.

Przekazywanie zmiany w recepcji naprawdę nie musi być stresujące i może odbywać się sprawnie oraz szybko. Oczywiście dochodzi się do tego stopniowo, ale najważniejsze jest, by w ogóle podjąć próby usprawnienia tego procesu, do czego gorąco zachęcamy!