W ostatnich latach rola rejestratorki w placówkach medycznych mocno wzrosła. Nie jest to już tylko „pani od odbierania telefonów” – rejestratorka kontaktuje się z pacjentami różnymi kanałami, ma ważne zadania sprzedażowe i wizerunkowe.

To w końcu od kontaktu z rejestracją zaczyna się przygoda pacjenta z daną placówką. Jeśli rejestratorka potrafi zachować się profesjonalnie i obsłużyć pacjenta na najwyższym poziomie, znacznie zwiększają się szanse na umówienie wizyty, a nawet dłuższe związanie się pacjenta z przychodnią.

Wszystko to sprawia, że rekrutacja rejestratorek medycznych staje się coraz większym wyzwaniem dla osób zarządzających placówkami ochrony zdrowia. Dlatego należy zwracać uwagę nie tylko na wykształcenie i doświadczenie zawodowe kandydatek, ale również na ich cechy osobowości. Mogą się one okazać kluczowe do tego, by rejestratorka faktycznie wzmocniła zespół i odnalazła się w swojej roli. Jakie więc jest TOP 5 cech rejestratorki medycznej?

Cechy rejestratorki medycznej – odporność na stres

Nie ma co ukrywać – rejestratorki w placówkach medycznych są bardzo często narażone na stres. Nieustanny kontakt z pacjentami, czasami konfliktowymi lub roszczeniowymi, konieczność reagowania w niespodziewanych sytuacjach (np. spóźnienie lekarza i związane z tym pretensje pacjentów), ciągłe zmiany w przepisach dotyczących np. dokumentacji medycznej – wszystko to może powodować u rejestratorki stres. Dlatego u kandydatek na to stanowisko tak ważne jest opanowanie.

Oczywiście odporność na stres nie oznacza, że dana osoba w ogóle go nie odczuwa. Negatywne emocje, zdenerwowanie czy złość nie wpływają jednak na wykonywane obowiązki przez rejestratorkę medyczną. Jeśli osoba jest odporna na stres, to w każdej sytuacji będzie w stanie trzeźwo myśleć i działać racjonalnie. Dzięki temu większa będzie szansa, że nawet z kryzysowych sytuacji placówka wyjdzie bez rys na wizerunku, a pacjent będzie zadowolony z poziomu obsługi.

Ważną kwestią jest również to, by osoby zarządzające placówką miały świadomość, że warto inwestować w rozwój umiejętności pracowników rejestracji np. poprzez udział w szkoleniach. Ofertę naszych autorskich szkoleń dla rejestratorek, obejmujących m.in. tematykę trudnego pacjenta w placówce, znaleźć można na naszej stronie.

Rejestratorka medyczna musi być pełna empatii

Jedną z najważniejszych cech rejestratorki medycznej jest empatia. To umiejętność współodczuwania emocji innych ludzi i wcielania się w ich sytuację. Dzięki temu rejestratorka jest w stanie lepiej zrozumieć pacjentów oraz – co ważne w miejscu pracy – spełnić ich oczekiwania. Chodzi oczywiście nie tylko o klientów firmy (w tym przypadku – pacjentów), ale również współpracowników czy przełożonych. Empatia jest niezbędnym elementem zarówno kontaktu pracownika rejestracji z pacjentem, jak i pracy grupowej. Bez niej nie ma możliwości zgrania się z zespołem i wspólnego osiągania określonych wyników.

W codziennej pracy rejestratorki w placówkach medycznych muszą okazywać empatię w stosunku do pacjenta. Wyobraźmy sobie sytuację, że zdenerwowany pacjent czeka już pół godziny na spóźnionego lekarza i swoje emocje kieruje w stronę rejestratorki. Ta powinna nie tylko zachować spokój i nie dać się sprowokować do żadnych nerwowych reakcji, ale spróbować wczuć się w rolę pacjenta. Wystarczy dać mu do zrozumienia, że nie dziwi nas jego złość, przeprosić go i zaproponować coś, co zapewni go, że w danej placówce dba się o pacjenta (może to być np. proste „czekadełko” – zaproponowanie czegoś do picia czy lektury czasopism). Empatia pomoże rozwiązać naprawdę wiele problemów!

Komunikatywność to podstawa!

Praca rejestratorki medycznej to nieustanna komunikacja, przede wszystkim z pacjentami. Z tego względu konieczne na tym stanowisku pracy są wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne. Przejawiać się one mogą na różne sposoby.

Rejestratorki w placówkach medycznych powinny potrafić jasno i zwięźle formułować swoje myśli, tak aby każdy pacjent od razu rozumiał kluczowe informacje. Bardzo ważna jest poprawność stylistyczna i językowa, rejestratorka medyczna powinna mieć też dobrą dykcję, dzięki czemu będzie dobrze rozumiana w trakcie rozmowy telefonicznej.

Warto zwrócić uwagę na komunikację pisemną – czy w CV lub liście motywacyjnym nie ma literówek, błędów ortograficznych itp. Tego typu wpadki w korespondencji mailowej z pacjentami mogą w bardzo negatywny sposób odbić się na wizerunku placówki.

Dobra organizacja pracy na wagę złota

Do osoby na tym stanowisku należy wiele obowiązków, dlatego w TOP 5 cech rejestratorki medycznej znajduje się bez wątpienia właściwa organizacja pracy. Oczywiście w niektórych aspektach zależy ona również od pracodawcy – to on odpowiada m.in. za miejsce pracy rejestratorki, wyposażenie go w potrzebny sprzęt narzędzia (o tym, jak w 14 dni poprawić efektywność pracy rejestracji dzięki naszej aplikacji Medidesk dowiesz się tutaj). Rejestratorka medyczna powinna jednak:

• dobrze zarządzać swoim czasem,
• potrafić określać priorytety,
• umieć skupić się na wykonywaniu jednego zadania,
• w miejscu pracy odcinać się od spraw prywatnych,
• dbać o porządek i estetykę miejsca pracy,
• pamiętać o czasie na odpoczynek.

(Anielska) cierpliwość

Cierpliwość jest w dużej mierze cechą wrodzoną – jedni mają jej więcej, drudzy mniej, ale chodzi o to, by osoba na tym stanowisku nie kierowała się emocjami, ale wytrwale zachowywała spokój, należy to do najważniejszych obowiązków rejestratorki medycznej. Jest to szczególnie istotne zwłaszcza w pracy z ludźmi. W placówce medycznej na porządku dziennym jest kontakt np. z osobami starszymi, niepełnosprawnymi, z różnego rodzaju barierami komunikacyjnymi. Rejestratorka musi mieć świadomość, że obsługa takiego pacjenta może być dłuższa, trudniejsza, wymagająca więcej zaangażowania. Cierpliwość bywa w takich przypadkach niezbędna, ale zarazem bardzo doceniana przez pacjentów!

Na efektywną pracę rejestracji placówki ochrony zdrowia składa się kilka czynników. Osobowościowe cechy dobrej rejestratorki medycznej to jedno. Druga niezwykle ważna kwestia to narzędzia, które zapewnia pracodawca, by poprawić funkcjonowanie rejestracji. Może to być np. nasza autorska aplikacja Medidesk służąca do zarządzania ruchem telefonicznym w placówce. Jeśli chcesz dowiedzieć się o niej więcej, zapraszamy do kontaktu.