O tym, jak trudno jest pozyskać nowych Pacjentów, jak również utrzymać pozytywne relacje ze stałymi Pacjentami można mówić i pisać bez końca. W dobie coraz silniejszej konkurencji na rynku usług medycznych niezmiernie istotne jest, aby personel medyczny odpowiedzialny za codzienny kontakt z Pacjentami został w odpowiedni sposób przeszkolony do tego, aby szybko i sprawnie odpowiadać na każdą wiadomość mailową oraz formularz kontaktowy ze strony WWW. W dzisiejszym wpisie wyjaśniamy, dlaczego nie należy zwlekać z odpowiedziami na zapytania Pacjentów oraz ostrzegamy, jakie mogą być konsekwencje wynikające z zaniedbań tej jakże istotnej kwestii.

„Dzień dobry, czy ktoś mi wreszcie odpisze?”

Sektor usług medycznych jest niezwykle wrażliwą kategorią biznesową. Mamy bowiem tutaj do czynienia z grupą osób cierpiących na różnego rodzaju dolegliwości lub chcących w szybkim czasie wykonać badania profilaktyczne oraz diagnostyczne. W tym przypadku czas ma decydujące znaczenie w podjęciu skutecznego leczenia. Nie powinien zatem dziwić fakt, że Pacjenci są osobami narażonymi na zwiększony poziom stresu (podejrzenie choroby) lub znużonymi przewlekłym leczeniem (np. nowotworu).

Należy więc przeszkolić personel medyczny, który każdego dnia zajmuje się nawiązywaniem kontaktu z Pacjentami, aby zdawał sobie sprawę z tego, że Pacjenci nie chcą długo czekać na odpowiedź ze strony placówki medycznej. Oczekują szybkiej i rzetelnej informacji na zadane przez siebie pytania oraz pomocy w przejściu przez wszelkie procedury medyczne. Nie wolno bagatelizować żadnej otrzymanej wiadomości i odpisywać z dużym, np. tygodniowym opóźnieniem. Taka „beztroska” coraz częściej skutkuje utratą Pacjenta, który zdecydował się na podjęcie leczenia w konkurencyjnej placówce medycznej.

Najważniejsze powody, dla których pracownicy rejestracji medycznej powinni oddzwaniać i odpisywać jak najszybciej na wszystkie wiadomości od Pacjentów:

• Wzrasta liczba umówionych wizyt na konsultacje lekarskie
• Wzrasta liczba wykonywanych zabiegów lekarskich
• Rosną zyski placówki medycznej
• Poprawia się wizerunek placówki medycznej wśród Pacjentów

Zasada „dwóch godzin” – jak wpływa na sytuację finansową placówki medycznej?

Czy wiesz, że każda wiadomość mailowa od Pacjenta lub przesłany formularz kontaktowy ze strony internetowej, które pozostały bez odpowiedzi powyżej dwóch godzin od otrzymania powodują znaczący spadek efektywności umówienia wizyty? W dzisiejszych czasach chyba żadna przychodnia lekarska czy szpital nie mogą sobie pozwolić na taki „luksus nieoddzwaniania”. Utrata chociażby jednego Pacjenta może powodować odczuwalne skutki finansowe i przyczyniać się do pogorszenia sytuacji materialnej placówki medycznej. Nie należy zatem zwlekać i jak najszybciej nawiązać kontakt z Pacjentem.

Podczas wykonywania codziennych obowiązków w rejestracji medycznej warto zastosować się do zasady „dwóch godzin”, która zakłada, że chorzy powinni otrzymać odpowiedź na przesłane zapytanie w czasie nie dłuższym, niż 120 minut. Dzięki temu maksymalizujemy szansę na pozyskanie nowych Pacjentów oraz na potrzymanie pozytywnych relacji ze stałymi Pacjentami. W kwestii wizerunkowej czas odpowiedzi na wiadomości również jest niezmiernie istotny i wpływa na postrzeganie danej placówki medycznej w środowisku lokalnym.

Czy sprawdzałeś dzisiaj swoją skrzynkę mailową?

Kontakt telefoniczny z placówką medyczną uznawany jest przez zdecydowanie największą grupę Pacjentów jako najszybszy i najskuteczniejszy sposób na otrzymanie odpowiedzi na zadane pytanie oraz umówienie wizyty lekarskiej. Jednak w sytuacji, kiedy telefonująca osoba trafia na zajętą linię lub nie może dodzwonić się z przyczyn niezależnych od siebie, z reguły wysyła wiadomość mailową lub uzupełnia formularz kontaktowy znajdujący się na stronie internetowej danej placówki medycznej. Zapytania od Pacjentów przychodzące drogą elektroniczną nie zwalniają pracowników rejestracji z obowiązku szybkiego oddzwonienia lub odpisania.

Niestety często zdarza się jednak, że wiadomości od Pacjentów umykają uwadze personelowi, który zapomina o regularnym logowaniu się do skrzynki mailowej. Z pomocą przychodzi innowacyjny system Medidesk, który pozwala na sprawdzanie w czasie rzeczywistym wszystkich wiadomości mailowych. Od teraz żadna wiadomość nie pozostanie przypadkowo pominięta, a czas odpowiedzi zostanie skrócony do niezbędnego minimum. Z całą pewnością zaowocuje to zwiększeniem liczby stałych Pacjentów i wzrostem satysfakcji z obsługi.

Innowacyjny system Medidesk – skuteczny sposób na szybki kontakt z Pacjentami

Innowacyjny system Medidesk, który powstał w 2017 roku w odpowiedzi na zapotrzebowanie branży medycznej umożliwia przeglądanie w czasie rzeczywistym wszystkich otrzymanych wiadomości mailowych, formularzy kontaktowych oraz połączeń telefonicznych. Pracownik rejestracji w jednym miejscu ma wgląd do wszystkich powyższych form kontaktu na linii Pacjenci – placówka medyczna. Dzięki temu szanse na to, że jakaś wiadomość od chorego umknie jego uwadze są praktycznie niemożliwe. Placówki medyczne, które wykorzystują Medidesk w codziennej pracy zauważają diametralny spadek liczby utraconych Pacjentów.

Najważniejsze zalety innowacyjnego systemu Medidesk:

• Umożliwia analizę zgłoszeń w czasie rzeczywistym
• Zapewnia kontrolę procesu umawiania wizyty
• Odczuwalnie wspiera pracę rejestracji medycznej
• Motywuje pracowników do rzetelnego wykonywania obowiązków służbowych
• Umożliwia weryfikację poszczególnych Rejestratorek
• Kreuje nowe standardy obsługi Pacjentów
• Wspiera kontrolę wydatków na cele marketingowe
• Wpływa na wzrost przychodów placówki medycznej

Proces wdrożenia systemu Medidesk do konkretnej placówki medycznej jest szybki i nieskomplikowany. W ciągu jednego dnia Klient otrzymuje aktywną aplikację z oddzielnymi loginami dla wszystkich pracowników. Dzięki temu właściciele i menadżerowie przychodni lekarskich i szpitali mogą w pełni kontrolować pracę rejestracji w zakresie odbierania telefonów od Pacjentów. Zalet tego rozwiązania jest wiele, w tym przede wszystkim najważniejsza – wzrost liczby Pacjentów przekładający się na realne zyski. Placówki medyczne zainteresowanie wdrożeniem do swojej firmy innowacyjnego systemu Medidesk zapraszamy do współpracy!