Telefoniczna rejestracja pacjentów – co warto o niej wiedzieć?

Rejestracja medyczna

Telefoniczna rejestracja pacjentów – co warto o niej wiedzieć?

Choć czasy się zmieniają i możliwości komunikacyjnych wciąż przybywa, to jednak w przypadku umawiania się na wizytę u lekarza zdecydowana większość pacjentów wciąż wybiera drogę telefoniczną. Jakie obowiązki związane z RODO ma w tym aspekcie rejestracja? Jak konkretnie wyglądają procedury rejestracji pacjenta? Jakie dokumenty są wymagane? Z jakimi problemami najczęściej borykają się rejestratorki medyczne? Odpowiadamy na te i inne pytania!

Praca rejestracji medycznej jest o wiele bardziej odpowiedzialna i skomplikowana niż mogłoby się to w pierwszej chwili wydawać. Pracownicy rejestracji powinni cechować się odpowiednimi umiejętnościami komunikacyjnymi, znać obowiązujące przepisy, a także radzić sobie z wieloma niespodziewanymi sytuacjami. Tak naprawdę to od rejestracji w dużej mierze zależy sprawne funkcjonowanie placówki, jej dobra organizacja, ale i szacunek oraz lojalność pacjentów.

Rejestracja pacjentów online, telefoniczna i osobista

Zacznijmy od przypomnienia najczęściej stosowanych przez pacjentów sposobów rejestracji w placówce.

  • Telefoniczna rejestracja pacjentów – polega na tym, że pacjent kontaktuje się z rejestracją poprzez telefon.
  • Osobista rejestracja pacjentów – pacjent osobiście stawia się w placówce i dokonuje zapisu na wizytę bezpośrednio w rejestracji.
  • Rejestracja pacjentów online – może przybrać formę dedykowanych danej placówce systemów, formularzy kontaktowych na stronie internetowej przychodni, a także kontaktu mailowego.

Co ważne, pacjent w celu rejestracji do lekarza może się zgłosić także za pośrednictwem osób trzecich i rejestracja, jeśli spełnione są wszystkie wymogi formalne takiego zgłoszenia, nie ma prawa mu takiego zapisu odmówić.

Telefoniczna rejestracja pacjenta a RODO

Warto pamiętać, że pracownika rejestracji medycznej podczas zapisywania pacjenta na wizytę – również drogą telefoniczną – obowiązuje przestrzeganie zasad dotyczących ochrony danych osobowych, w tym rozporządzenia RODO.

I tak zakres pytań zadawanych pacjentowi przez pracownika rejestracji powinien dotyczyć jedynie kwestii potrzebnych do dokonania faktycznego zapisu na wizytę czy badanie. Może to imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, ewentualnie numer telefonu pacjenta w celu potwierdzenia wizyty. Uwaga! Pracownik rejestracji nie ma prawa zadawać pacjentowi szczegółowych pytań dotyczących choroby, jej przyczyn lub przebiegu. Są to dane wrażliwe, objęte tajemnicą lekarską.

Jeśli chodzi o telefoniczną rejestrację pacjenta, to tu trzeba uważać szczególnie. Przestrzeń pracy rejestracji powinna być na tyle dyskretna, aby przebieg rozmowy nie był słyszany przez osoby z zewnątrz. Pracownik rejestracji nie ma prawa powtarzać za pacjentem jego imienia i nazwiska czy numeru PESEL – jeśli pacjent mówi niewyraźnie, należy poprosić go o ich powtórzenie. Dane pacjenta muszą być chronione przed postronnymi osobami.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto zorganizować dla pracowników rejestracji szkolenie z zakresu RODO. Specjalizuje się w tym nasza firma Medidesk. Szczegóły znaleźć można na stronie.

Procedury rejestracji pacjenta

Rejestracja pacjentów przez telefon, ale również osobiście czy elektronicznie, zawsze musi przebiegać zgodnie z określonymi procedurami. W pierwszej kolejności pracownik rejestracji ma obowiązek poinformować pacjenta o dacie i godzinie wizyty. Jeśli jest to wizyta na podstawie skierowania – pacjent musi otrzymać informację o konieczności dostarczenia oryginalnego skierowania do placówki w ciągu 14 dni roboczych pod rygorem wykreślenia z listy oczekujących.

Oprócz tego pacjent powinien otrzymać w rejestracji informacje o:

  • zakresach świadczeń udzielanych w placówce,
  • kolejce oczekujących,
  • porach zapisywania się do lekarzy,
  • wymaganych dokumentach koniecznych przy przyjęciu do lekarza,
  • adresach miejsc wykonywania zleconych badań diagnostycznych,
  • zasadach udostępniania dokumentacji medycznej.

W przypadku telefonicznej rejestracji pacjentów nie ma oczywiście możliwości okazywania się jakimkolwiek dokumentem. Jeśli chodzi o wizytę w ramach Podstawowej Opieki Zdrowotnej, weryfikacja prawa pacjenta do otrzymania świadczeń następuje w systemie EWUŚ na podstawie numeru PESEL. Pojawiając się fizycznie w placówce należy jednak mieć przy sobie dokument tożsamości z numerem PESEL, ewentualnie skierowanie oraz wyniki poprzednich badań.

Najczęstsze problemy telefonicznej rejestracji pacjentów

W teorii umówienie wizyty u lekarza nie powinno sprawiać większych problemów. W praktyce jednak pacjenci często skarżą się na długie kolejki do rejestracji oraz wydłużony czas oczekiwania na połączenie telefoniczne z rejestracją.

Jakie inne problemy mogą wystąpić w trakcie rejestracji pacjentów przez telefon?

  • Pacjent nie może dodzwonić się do placówki ze względu na zajętą linię.
  • Pojawia się duża liczba nieodebranych połączeń.
  • Recepcja traci czas na przekierowywanie rozmów.
  • Telefony dzwonią po godzinach pracy placówki.
  • W godzinach z największą liczbą połączeń na dyżurze znajduje się za mało recepcjonistek.

W rozwiązaniu dużej części z nich pomaga aplikacja Medidesk, stworzona do zarządzania ruchem telefonicznym w placówkach ochrony zdrowia.

System wspomagający telefoniczną rejestrację pacjentów

Medidesk to innowacyjne narzędzie o wielu rozmaitych zastosowaniach. Aplikacja ta pozwala analizować ruch przychodzący i wychodzący w przychodni, identyfikować pacjentów, którym nie udało się dodzwonić do placówki, a także umożliwia analizę ilość zapytań pisemnych np. przez formularze web umieszczane na stronie www. Jeżeli ktoś dzwoni do przychodni, jest to widoczne na ekranie aplikacji, jeśli pojawia się nowe zapytanie lub formularz – Medidesk także to sygnalizuje, integrując w jednym narzędziu telefony komórkowe, stacjonarne oraz formy pisemne. Dla recepcji oznacza to m.in. ułatwienie pracy, poprawę jej organizacji oraz polepszenie komunikacji w zespole. Dla menedżerów jest to nieocenione narzędzie kontrolne, analityczne i zarządcze. Przede wszystkim jednak Medidesk pozwala obsługiwać pacjentów szybciej, sprawniej i lepiej.

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej aplikacji Medidesk? Zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!

Autor: Redakcja
|
Dodano: 26 listopada 2019

Powiązane posty

Priorytety w Ochronie Zdrowia 2020 – digitalizacja i start-upy w medycynie

Dziewiąta edycja wydarzenia Priorytety w Ochronie Zdrowia zorganizowana przez wydawnictwo Termedia już za nami. W tym roku tematyką konferencji było inteligentne wykorzystywanie danych w ochronie zdrowia, zdrowie publiczne, polityka lekowa, a także rola prywatnego sektora opieki zdrowotnej w Polsce. 
Autor: Łukasz Grzanek
|
2020-01-17
Rejestracja medyczna

Podnoszenie kwalifikacji rejestracji z Medidesk

Kwalifikacje w zawodzie rejestratorki medycznej obejmują zarówno odpowiednie wykształcenie, zdobyte wcześniej doświadczenie zawodowe, jak i cechy charakteru oraz umiejętności miękkie. Nawet jeśli manager placówki ochrony zdrowia ma pewność, że podczas rekrutacji pracowników rejestracji dokonał najlepszego wyboru, to jednak warto pamiętać, że kwalifikacje oraz umiejętności zespołu należy cały czas rozwijać. Pomogą w tym szkolenia organizowane przez naszych ekspertów Medidesk!
Autor: Urszula Łaskawiec
|
2020-01-13
Contact
Wypróbuj Medidesk
Bezpłatnie przez 14 dni!
Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych i przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną e-mail.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50, moich danych osobowych w postaci imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej w celu przesyłania mi informacji marketingowych i handlowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50 danych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosownie do treści przepisu art. 10 ust. 1 i 2 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana, kierując wiadomość na adres e-mail Administratora tj. biuro@medidesk.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przysługują Ci w związku z tym wszystkie prawa wynikające z RODO, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia lub sprzeciwu co do ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Administratorem danych osobowych jest Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50. Zapoznaj się z pełnym obowiązkiem informacyjnym dostępnym na naszej stronie internetowej pod linkiem https://medidesk.pl/polityka-prywatnosci/

close
Potrzebujesz więcej informacji?
Oddzwonimy do Ciebie.


* pola wymagane

Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych i kontakt w sprawie informacji handlowych drogą telefoniczną.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci podanego przeze mnie numeru telefonu przez Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50 w celu prowadzenia działań marketingowych i handlowych przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana, kierując wiadomość na adres e-mail Administratora tj. biuro@medidesk.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przysługują Ci w związku z tym wszystkie prawa wynikające z RODO, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia lub sprzeciwu co do ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Administratorem danych osobowych jest Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50. Zapoznaj się z pełnym obowiązkiem informacyjnym dostępnym na naszej stronie internetowej pod linkiem https://medidesk.pl/polityka-prywatnosci/

Zostaw numer,
oddzwonimy!
Zapytaj o wycenę







Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych i przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną e-mail.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50, moich danych osobowych w postaci imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej w celu przesyłania mi informacji marketingowych i handlowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50 danych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosownie do treści przepisu art. 10 ust. 1 i 2 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana, kierując wiadomość na adres e-mail Administratora tj. biuro@medidesk.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przysługują Ci w związku z tym wszystkie prawa wynikające z RODO, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia lub sprzeciwu co do ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Administratorem danych osobowych jest Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50. Zapoznaj się z pełnym obowiązkiem informacyjnym dostępnym na naszej stronie internetowej pod linkiem https://medidesk.pl/polityka-prywatnosci/

Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych i kontakt w sprawie informacji handlowych drogą telefoniczną.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci podanego przeze mnie numeru telefonu przez Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50 w celu prowadzenia działań marketingowych i handlowych przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana, kierując wiadomość na adres e-mail Administratora tj. biuro@medidesk.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przysługują Ci w związku z tym wszystkie prawa wynikające z RODO, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia lub sprzeciwu co do ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Administratorem danych osobowych jest Medidesk Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Swarzewska 51, 01-821 Warszawa, tel. 22 250 08 50. Zapoznaj się z pełnym obowiązkiem informacyjnym dostępnym na naszej stronie internetowej pod linkiem https://medidesk.pl/polityka-prywatnosci/

* pola wymagane